Контроль исполнения документов. Контроль исполнения включает в себя постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя

Контроль исполнения включает в себя постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля и информирование руководителя.
Сроки исполнения документов могут определяться:

	законодательством, например, сроки исполнения обращений граждан
	вышестоящей организацией или коллегиальным органом (срок обычно указывается в документах)
	резолюцией руководителя
	внутренней инструкцией организации (при решении периодически повторяющихся вопросов)

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

	При отсутствии срока в документе и резолюции руководителя, срок устанавливается равным 1 месяцу
	Если в документе указан срок предоставления информации, при контроле учитывается этот срок
	По сроку, указанному в резолюции руководителя

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В этом случае поручение разбивается на этапы и контролируется выполнение каждого из них.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Контроль" или на левом поле буква К.

При карточной системе регистрации на каждый документ, находящийся под контролем, заводится контрольная карточка, эти нумеруют по срокам исполнения и располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. В компьютерной системе регистрации для осуществления контроля достаточно заполнить нужное поле регистрационной карточки.

Различают текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Если в ходе исполнения документа выясняется невозможность его исполнения в срок, об этом докладывают тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указаниями вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. Вопрос о переносе срока должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа, т.е. после выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документального подтверждения факта исполнения. Результат исполнения (например, направлен комплект документов, подписан договор, отправлено письмо) записывается в регистрационную карточку. Пример

Дата добавления: 2014-01-07