Требования к формированию дел

ГОСТ определяет формирование дела как групирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел предриятия. При формировании дел должны соблюдаться следующие требования:

в дело помещаются только правильно оформленные документы, работа по которым проведена

в дело подшиваются только подлинники документов или их заверенные копии

в одно дело подшиваются документы с одинаковым сроком хранения

документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело

в дело включается один экземпляр документа

в дело включаются как правило документы одного года, при ведении дела на протяжении нескольких лет, внутри него устанавливаются годовые разделители

документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности (по датам), в порядке нумерации или в алфавитном порядке

Порядок формирования дел:

	Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу
	Протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам.
	Переписку формируют за календарный год в хронологической последовательности, помещая документ-ответ после документа-запроса.
	Плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или поступления.
	Документы в отчетах помещают в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения. Финансовые денежные документы группируют по номерам.
	Документы в личном деле размещают в такой последовательности: внутренняя опись, заявление о приеме на работу, анкета, листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, дополнение к личному листку по учету поощрений, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
	Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.п. в личное дело не подшиваются, т.к. эти сведения записываются в дополнение личному листку по учету кадров.

Индексация дел, т.е. присвоение им условных индексов, имеет большое практическое значение.
В небольших организациях индекс дела является его порядковым номером в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
Если номенклатура дел строится для предприятия в целом, дела делятся на тематические разделы, например, организация управления, финансирование, учет и отчетность, работа с кадрами и пр., каждому из которых присваивается номер. При этом индексы дел включают номер раздела и номер дела, например, 3-02. Такой подход используется в приведенном нами примере.

Индекс	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения, ст. по перечню	Примечание
1. Организация управления
1-01	Устав; нотариально заверенные копии уставных документов		Постоянно, ст. 13.а
1-02	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно, ст. 6 а
1-3	Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной д-ти		5 лет ст. 6 в
1-04	Должностные инструкции работников предприятия		Постоянно, ст.35 а
1-05	Докладные записки сотрудников, представляемые руководству		5 лет ЭПК ст. 43
1-06	Документы ревизий		Постоянно, ст.49
1-07	Решения местных органов власти и управления		ДМН, ст.16
2. Документационное обеспечение управления
2-01	Журнал регистрации исходящих документов		3 года, ст. 72 б
2-02	Журнал регистрации входящих документов		3 года, ст. 72 б
2-03	Номенклатура дел		Постоянно, ст. 67 а
2-04	Инструкция по ведению делопроизводства		Постоянно ст. 10
2-05	Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами)		ДМН
2-06	Переписка		5 лет ЭПК, ст. 41
2-07	Документы по различным вопросам деятельности		ДМН
3. Организация производственной деятельности
3-01	Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности		5 лет ЭПК ст. 224
3-02	Счета-фактуры на реализацию		5 лет ст, 150
3-03	Договоры на реализацию		5 лет ЭПК ст. 391
4. Работа с кадрами
4-01	Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании		75 лет ЭПК, ст. 336
4-02	Приказы о предоставлении от пусков, взысканиях, команди-ровках		5 лет ст. 343, 352
4-03	Книга учета трудовых книжек		50 лет, ст. 358 е
	Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений		5 лет, ст. 358 з
5. Учет и отчетность
5-01	Годовые отчеты по основным видам деятельности		Постоянно ст. 135 б
5-02	Лицевые счета по заработной плате		75 ЭПК ст.153
5-03	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы		Постоянно ст.199
5-04	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		5 лет ст. 136 б
5-05	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции		5 лет ст. 150	При условии завершения проверки (ревизии)
5-06	Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции		5 лет ст. 150	При условии завершения проверки (ревизии)
5-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		5 лет ст. 152
5-08	Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей		5 лет ст. 150
5-09	Авансовые отчеты		5 лет ст. 150
5-10	Главная книга		5 лет ст.148	При условии завершения проверки (ревизии)
5-11	Кассовая книга		5 лет ст. 148	При условии завершения проверки (ревизии)
5-12	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности		Постоянно ст. 49
5-13	Акты приема-сдачи выполненных работ		5 лет ст. 188	(при отсутствии лицевых счетов - 75 лет)
5-14	Хозяйственные договоры		5 лет ЭПК ст. 186
5-15	Договоры о материальной ответственности		5 лет ст. 189	После увольнения материально- ответственного лица

Если номенклатура дел предприятия объединяет дела отдельных подразделений, индекс 04-02 может означать, что в номенклатуре дел подразделения, имеющего обозначение 04, дело располагается нод номером 02.