Введение. Организация документооборота

Организация документооборота.

Хранение дел

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов, содержащая перечень входящих в дело документов с указанием основных характеристик документов:

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также для дел, сложных по содержанию.
Внутренняя опись помещается в начале дела, в нее вписываются сведения о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись, указывающая цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количества листов самой описи.
Внутреннюю опись подписывает ее составитель.

Третья глава посвящена подготовке дел к архивному хранению.

Документы предприятия имеют различную практическую ценность. Некоторые из них длительное время используются для информационно-справочной работы, другие быстро утрачивают свою значимость. Некоторые документы по личному составу требуют весьма длительного хранения, поскольку на их основании через несколько десятков лет будет рассчитываться пенсия работников.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, подчиняющийся непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Задачи архива предприятия:

	прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством
	информационно-справочная работа по по архивным документам предприятия
	организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства

Оптимальным сроком использования документов в делопроизводстве считается 3 года, в некоторых организациях этот срок сокращен до двух лет или даже одного года.
По истечении этого срока необходимо решить вопрос о том, оставить их для дальнейшего использования на предприятии, передать в архив или уничтожить.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.

Однако этот перечень не может охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому используются еще и ведомственные перечни, более полно отражающие специфику работы предприятий данного ведомства. В некоторых случаях используются перечни документов, подлежащих приему в государственные архивы и др.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и "Постоянно". Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав, и учредительный договор, протоколы заседаний совета директоров, общих собраний и пр.

Из бухгалтерских документов на долгосрочное хранение передаются лицевые счета по заработной плате, годовые отчеты и балансы.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки, книги учета сотрудников) имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения устанавливается по документу с наибольшим сроком хранения. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, если дело закончено производством в 2001 г., срок его хранения исчисляется с 1 января 2002 г.

Если в деле содержатся документы с различными сроками хранения, срок хранения дела устанавливается по документу с наибольшим сроком хранения Определение сроков хранения некоторых документов, например, документов предприятий, прекративших существование, переписки организаций с исполнительными органами государственной власти и пр., ведут экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) при архивных органах.

Дата добавления: 2014-01-07