Виды контроля в организации

Контроль можно классифицировать по следующим признакам:

• стадия жизненного цикла объекта — контроль на стадии маркетинга, производства,подготовки объекта к функционированию, эксплуатации и т.д.;

• объект контроля — цели (стандарты), результаты, процесс, объект в целом, отдельные параметры и т.д.;

• стадия производственного процесса — входной, операционный контроль, контроль

готовой продукции, транспортирования и хранения;

• исполнитель — самоконтроль, менеджер, отдел технического контроля, государственный

контроль, международный контроль;

• принимаемое решение — активный (предупреждающий) и пассивный (по отклонениям) контроль;

• способ получения и обработки информации — расчетно-аналитический, статистический, регистрационный;

• обязательность выполнения — по уставу, по закону, по договоренности;

• форма осуществления — внутренний и внешний контроль;

• степень охвата объекта контролем — сплошной и выборочный контроль;

• периодичность выполнения контрольных операций — непрерывный и периодический контроль. В свою очередь, по периодам проведения контроль делится на стратегический, тактический и оперативный;

• место в процессе управления — предварительный, текущий, заключительный контроль.

Рассмотрим характеристики некоторых видов контроля:

Внутренний контроль. Система контроля организуется предприятием самостоятельно.

Внешний контроль — контроль со стороны контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.

Сплошной (или полный) контроль. Строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре.

Выборочный контроль. Организуется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдение нормативных требований, научно-технического уровня продукции и т.п.

Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой; тесно связан со стратегическим планированием и управлением. Этот вид контроля наиболее сложен, так как непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения.

Тактический (или административный) контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации; осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Главная задача — своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректирующих мероприятий. Наряду с этим в организациях широко используется метод самоконтроля, когда контрольные функции выполняют сами работники или группы.

Оперативный контроль осуществляется ежедневно и по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции (услуг) и выполнения всех видов процессов организации. Оперативный контроль процессов в организациях принято подразделять на три вида: предварительный, текущий (или производственный) и заключительный (последующий).

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по трем видам ключевых ресурсов: человеческим, материальным и финансовым. По существу, это контроль на входе процесса, который направлен на достижение максимального соответствия стандартам и нормам ресурсов, вводимым в процесс:

• в области человеческих ресурсов — контроль осуществляется за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. В ходе отбора устанавливается минимально допустимый уровень образования, квалификации, стаж работы в данной области, проверяются документы и рекомендации, проводятся психологические тесты и собеседования с работником. Предварительное обучение повышает вероятность эффективной работы новых сотрудников;

• в области управления материально-сырьевыми ресурсами контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита;

• в области финансовых ресурсов осуществляется путем анализа финансового состояния через бюджет (финансовый план), который предусматривает предельные ассигнования по статьям затрат.

Текущий контроль осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий); позволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их возникновения, разрабатывать и внедрять предложения и таким образом минимизировать или полностью ликвидировать наметившееся отклонение от стандарта. Базой для текущего контроля является система обратной связи.

Заключительный (или последующий) контроль осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения. Производится путем сравнения полученных результатов с заданными. Заключительный контроль обеспечивает руководство необходимой информацией для планирования аналогичных процессов в будущем и разработки систем мотивации, направленных на повышение заинтересованности в улучшении результатов.

В литературе существует целый ряд подходов к выделению форм контроля. Практически все они основываются на классификации работ по контролю по различным функциональным областям (производство, маркетинг, финансы и учет, персонал) в зависимости от структуры организации. В качестве объектов контроля используются ключевые показатели по каждой из этих сфер:

• производственный контроль включает следующие функции: маршрутизация (разработка последовательности операций), загрузка (распределение работ), производственные графики, предварительная оценка стоимости выполнения работ и т.п. Объекты контроля — качество, затраты времени на единицу продукции, удельные издержки, мощность оборудования и уровень его использования и т.д.;

• маркетинговый контроль базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом, отношения клиентов. Объекты контроля — объем продаж, торговые издержки, продажи в кредит, затраты на рекламу, удовлетворенность потребителей;

• в области персонала контролируются: количество прогулов, потери времени из-за трудовых споров, болезней, уровень и состав заработной платы, вопросы безопасности труда, социальные выплаты и т.д.;

• финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности — прибыль и ее распределение, расходы на покупку оборудования, капитальные вложения, ликвидность, запасы, издержки, денежная наличность и т.п. Финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления; включает: бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей деятельности, отдачу инвестиций.

Контроль качества является на сегодняшний момент одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке. Объектами контроля качества являются: технический уровень, новизна, отсутствие дефектов при исполнении, надежность в эксплуатации и т.п.

В процессе контроля используются различные методы, способы, приемы, позволяющие эффективно проводить работу на всех этапах контрольного процесса. Статистический учет базируется на методах сбора, обработки и интеграции данных за определенный период времени, бухгалтерский учет — на методах, обеспечивающих ежедневные данные о движении финансовых средств, материалов, продукции, труда и т.д., оперативно-производственный учет — на информации о состоянии производственной деятельности участков, цехов и других подразделений. Для осуществления контрольной функции также применяются такие комплексные методы, как «бенчмаркинг» (или метод сравнительного анализа эффективности), методы тотального контроля качества (total quality control) и тотального менеджмента качества (total management quality). Методы контроля за деятельностью организации характеризуются большим разнообразием в связи с тем, что сама функция контроля охватывает почти все операции и процедуры, выполняемые в организации для достижения ее целей.

Дата добавления: 2014-01-07