Этапы процесса контроля

Являясь составной частью процесса управления, контроль обладает всеми процессными характеристиками и может быть представлен в виде составляющих его этапов (у одних авторов — три, у других — четыре четко различимых этапа процедуры контроля).

1. На первом этапе устанавливаются параметры организации, по сравнению с которыми будет оцениваться ее деятельность и направления дальнейшего развития. В специальной управленческой литературе они рассматриваются как стандарты, нормы, планы, критерии или, обобщенно, как конкретные цели, динамика которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для

контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Стандартом устанавливается результат, который должен быть получен в течение определенного периодавремени.

Большое значение имеет решение вопроса о том, кто должен устанавливать стандарты. Исследования показывают, что оптимальным является вариант, при котором в этом процессе принимают решение работники организации, непосредственно влияющие на соответствующие параметры.

Чтобы реально воздействовать на поведение людей, стандарты должны быть напряженными, но достижимыми. Как правило, такие стандарты мотивируют людей, нереальные же (слишком завышенные или, наоборот, заниженные и легко достижимые) — расхолаживают, вызывают неприязнь и отрицательно сказываются на результатах.

2. На втором этапе процесса контроля осуществляется измерение достигнутых показателей работы организации. Основное условие качественного выполнения этого элемента процесса — выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей. Это означает, что:

• измерение должно быть выборочным;

• измерение должно соответствовать составу стандартов, норм и плановых заданий.

Для измерений необходимо выбрать единицу, соответствующую виду контролируемой деятельности, причем такую, которую можно преобразовать в единицы стандарта. Так, если установленный стандарт — это прибыль, то измерение следует вести в рублях или процентах, в зависимости от формы выражения стандарта. Общее правило — стандарт в специфической форме предопределяет те величины, которые впоследствии должны быть измерены.

Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, стоит ли вообще осуществлять контроль.

3. Третий этап — осуществление сравнения фактически достигнутых данных с запланированными, что дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону, выявить факторы и условия и перейти к следующему, последнему, этапу контроля.

Деятельность, осуществляемая на третьем этапе контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба допустимых (или относительно безопасных) отклонений и основывается на принципе исключения. Метод управления по принципу исключения состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов и что те действия, которые изначально имеют совершенно тривиальный характер, не следует даже и измерять. Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистические допуски параметров цели. Например, если целью было получить в наступающем году прибыль в размере 10 млн руб. в месяц, а предприятие получило прибыль в размере 9,8 млн руб., то отклонение составит 2%. Это отклонение от установленного стандартного уровня незначительно, однако руководство должно заблаговременно установить величины допустимых отклонений, в пределах которых отклонение результатов от намеченных целей не должно вызывать тревоги. Определение допустимых отклонений — вопрос очень важный, поскольку сокращение допустимых отклонений может требовать больших затрат.

4. На четвертом этапе производится окончательная оценка полученных результатов и предпринимаются действия по корректировке. По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов:

• положительные, когда фактические параметры лучше запланированных. В этом случае корректировочные действия направляются на усиление мер, приведших к такому результату, например, увеличиваются размеры поощрений, инвестиции, расширяются производственные мощности и т.д.;

• отрицательные, когда фактические данные оказались хуже запланированных. Выявленные в процессе анализа факторы позволяют определить направление мер по исправлению положения, например, по усилению руководства, повышению уровня квалификации работников, а иногда и пересмотру самих стандартов;

• нейтральные, когда организация функционирует в соответствии с планом и никаких корректировочных действий не требуется. Последнее, однако, не означает прекращение процедуры оценки, так как баланс между стандартами и фактическими показателями может быть нарушен в любой момент времени.

1 0.4. ХАРАКТЕРИСТИКИ ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ

Функция контроля действует на принципах: всесторонности, непрерывности, убедительности, гласности, массовости, эффективности. Эффективная система контроля характеризуется:

1) стратегической направленностью. Стратегическая направленность контроля является одним из главных условий его эффективности. Контролироваться должны результаты деятельности организации по стратегическим направлениям на основе количественных оценок. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять нечасто, о полученных результатах сообщать работникам, если отклонения станут необычно большими;

2) ориентацией на результаты. Конечная цель контроля — не сбор информации, не стандарты и выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом и обязаны осуществить на ее основании соответствующие изменения. Чтобы быть эффективным, контроль должен интегрироваться с другими функциями управления;

3) соответствием контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию. Например, общепринято оценивать эффективность торговли путем планирования и контроля объема продаж в рублях. Но это может маскировать убытки, так как высокий уровень сбыта может достигаться за счет слишком низких цен;

4) своевременностью. Значение наиболее подходящего временного интервала между проведением измерений или оценок определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля — устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры;

5) гибкостью. Гибкость контроля, как и гибкость планов, необходима для приспособления к происходящим изменениям. Например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный принятием закона, то до тех пор, пока он не будет включен в систему контроля, она не сможет отслеживать издержки;

6) экономичностью и простотой. Как правило, наиболее эффективный контроль — это простейший контроль: простейшие методы контроля более понятны людям, требуют меньше усилий и более экономичны. Совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправданно до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, то организации необходимо изменить систему контроля или вести менее тщательный контроль. Для реальной оценки соотношения затрат и прибыли, связанных с системой контроля, необходимо рассматривать как текущие, так и долгосрочные результаты ее применения.

Эффективность контроля зависит от многих факторов, но прежде всего — от временного аспекта, на стадии которого осуществляется предварительный, текущий и заключительный контроль, и диапазона контроля, предполагающего организацию контроля по всем фазам управленческой системы контроля (планирование, разработка оргструктур, мотивация и т.д.). Выделим наиболее важные факторы, предопределяющие эффективность проведения контроля:

• организационные — объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);

• масштабы контроля — количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;

• контрольная информация — объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;

• затраты на контроль — средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.

Чтобы результаты контроля можно было оценить наиболее эффективно, конечные цели, ключевые результаты должны быть хорошо определены. С точки зрения оценки результатов коммерческой деятельности контроль направлен на оценку стратегических альтернативных вариантов, долгосрочных ключевых результатов, степени их достижения, прежде всего в разрезе года. Это оценивают на уровне фирмы, подразделения, работника. Контроль должен быть направлен на результаты как коммерческой, так и вспомогательной деятельности.

10.5. РЕГУЛИРОВАНИЕ: ПОНЯТИЕ, ВИДЫ,

Дата добавления: 2014-01-07