Просмотр и печать отчета

Созданный отчет можно либо сразу напечатать, либо просмотреть перед печатью. В режиме предварительного просмотра Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати. Этот режим позволяет удобно работать с отчетом.

Например, с помощью кнопок панели инструментов можно отображать текущую страницу в разных масштабах или просматривать одновременно несколько страниц. Если на страницу помещаются не все данные отчета, можно изменить поля страницы.

Чтобы увеличить какую-либо часть отчета, щелкните на ней, нажмите кнопку Масштаб (Zoom) панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) и выберите нужный масштаб.

Выберите команду Файл >• Параметры страницы (File t Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), аналогичное диалоговым окнам Печать (Print) других приложений Windows.

Раскройте вкладку Поля (Margins) и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемое на одной странице. Флажок Печатать только данные (Print Data Only) позволяет распечатать только данные отчета, при этом верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.

На вкладке Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) можно определить тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет.

Чтобы напечатать отчет, нажмите на панели инструментов кнопку Печать (Print). Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы хотите поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого-либо другого параметра, выберите команду Файл > Печать (File > Print). Появится стандартное диалоговое окно Печать (Print) для принтера, заданного в Windows как принтер по умолчанию.

Этот отчет легко преобразовать в документ Word (формата.rtf), нажав на панели инструментов кнопку Связи с Office (OfficeLinks)

Публикация отчетов

Как уже говорилось в предыдущем разделе, отчет Access можно легко преобразовать в документ Word или таблицу Excel. Эта возможность существовала с первых версий Access, и в первых версиях это было единственным способом создать электронную копию этого документа, которую могли бы просматривать те, у кого нет Access. В Access 2000 появилось новое средство публикации отчетов — снимки отчета. Снимок отчета представляет собой файл с расширением.snp, который содержит копии всех страниц отчета, включая графические и другие вложенные объекты. Этот файл может просматриваться специальной программой Просмотр отчетов (Snapshot Viewer).

Самый простой способ экспорта отчета — создание веб-страницы (файла.html), которую можно просматривать обычным веб-браузером (Internet Explorer). Как и снимок отчета, это статическая страничка текущих данных, но во многих случаях для отчета этого и достаточно.

1. Выделите в списке отчет.

2. Выполните команду Файл ≫ Экспорт (File * Export).

3. В диалоговом окне сохранения файла выберите папку, в которой будут находиться результирующие файлы.

4. В списке Тип файла (Save As Type) выберите формат файла Документы HTML (HTML Documents).

5. В поле Имя файла (File Name) введите имя результирующего файла.

6. В данном окне есть еще два флажка: Сохранить формат (Save Formatted) и Автозагрузка (Autostart). По умолчанию флажок Сохранить формат установлен, значит, при экспорте будет по возможности сохранено внешнее оформление отчета. Установите флажок Автозагрузка, чтобы сразу увидеть результат экспорта, и нажмите кнопку Экспорт (Export). Появляется диалоговое окно Параметры вывода в формате HTML (HTML Output Options), которое позволяет выбрать шаблон HTML результирующего отчета и вид кодировки, так как при публикации страничек на веб-сервере необходимо соблюдать заданный сервером тип кодировки.

7. Если у вас есть интересные шаблоны HTML, можно указать путь к нужному файлу. Воспользуйтесь кнопкой Обзор (Browse) и найдите файл шаблона. В поле ввода должен появиться путь к этому файлу и будет установлен флажок Выберите шаблон HTML Нажмите кнопку ОК. После выполнения операции экспорта в интернет-браузере сразу откроется первая страница отчета.

Для каждой страницы отчета создается собственный файл HTML. Имена этих файлов состоят из имени отчета и суффиксов — Раgе2 (первая страница не имеет суффикса), РаgеЗ и т. д. В нашем отчете создалось две странички:

Алфавитный каталог.html и Алфавитный каталогРаgе2. html.

8. Перейдите (с помощью полосы прокрутки) в конец первой странички. Вы увидите гиперссылки для навигации по страничкам отчета, если их несколько.

9. Щелкните на ссылке Next, чтобы увидеть следующую страничку.

Эти файлы могут быть размещены на веб-сайте, и тогда на них должны быть созданы ссылки, либо просто отправлены нужным лицам по электронной почте. В HTML-страницу экспортируются почти все элементы управления отчета, в том числе и подчиненные отчеты, не экспортируются только линии, прямоугольники и OLE объекты (то есть рисунки). Чтобы рисунки оказались на странице, нужно создать шаблон HTML с этими рисунками и использовать его при экспорте.

Вернемся к снимкам отчетов и рассмотрим, как они создаются.

1. Снимки — это один из форматов экспорта, поэтому выделите в списке отчетов отчет и затем выберите команду Файл > Экспорт (File > Export).

2. В диалоговом окне Экспорт объекта (Export Report) выберите формат файла Снимок (Snapshot Format), в поле Папка (Save in) выберите, как обычно, папку, в которой будет сохранен файл, a в поле Имя файла (File Name) введите имя файла. Нажмите кнопку Экспорт (Export).

3. Файл сохраняется на диске и сразу открывается в окне Просмотр снимков (Snapshot Viewer).

Если программа Просмотр снимков на вашем компьютере не установлена (при стандартной установке Access), то при попытке открыть файл снимка она будет загружаться с дистрибутивного диска. Поэтому, возможно, вы получите предложение о необходимости вставить в дисковод дистрибутивный диск.

Страницы доступа к информационным системам

Основные определения

Web - страницы предназначены для работы в сетях, где применяется технология «клиент – сервер». «Клиент» - это ПК пользователя, который использует ресурсы сети. «Сервер» - это ПК, который предоставляет ресурсы в сеть. В среде приложения Access на базе ПК - клиента можно создавать Web - страницы, а затем размещать их на ПК - сервере. Следует заметить, что при использовании технологии «клиент-сервер» информация запрашивается и посылается в виде стандартных протоколов:

- HTTP (Hyper Text Transfer Protocol) - применяется для пересылки по сети гипертекстовых документов, в которых выделены (цветом) слова. В любое время пользователь может разворачивать эти слова, при указании курсору мыши на слово и нажатии левой кнопки мыши. Таким образом, можно получить дополнительную информацию относительно этих слов, в виде текста, рисунков, файлов и тому подобное;

- FTP (File Transfer Protocol) - применяется для пересылки файлов от одного ПК к другому.

При этом Web-страницы оформляются с помощью языка гипертекстовой разметки HTML (Hyper Text Markup Language).

Страницы доступа к данным (Data Access Pages) представляют собой специальный тип веб-страниц, который обеспечивает веб-интерфейс к данным в 6aзe данных Access или MS SQL Server (версии 6.5 и выше).

Отличие страниц доступа к данным от остальных объектов Access в том, что каждая страница представляет собой отдельный файл в формате HTML, а в файле базы данных Access хранятся только ссылки на эти файлы.

Страницы доступа к данным — альтернатива стандартному интерфейсу форм и отчетов, хотя по своей функциональности и внешнему представлению они им пока еще уступают, но уже не столь значительно, как это было в Access 2000, когда они впервые появились. Они имеют одно очень сильное преимущество перед формами и отчетами, а именно — для работы с этими страницами достаточно иметь на рабочем месте только программу просмотра веб-страниц (Internet Explorer), и вовсе не обязательно устанавливать Access. Очевидно, это позволяет значительно расширить круг пользователей приложения, разработанного в среде Access.

Создавать страницы доступа к данным можно не только в среде Access, но и любыми другими средствами разработки веб-интерфейса, но как вы уже могли убедиться, Access имеет для каждого из своих объектов специальный конструктор, предоставляющий в распоряжение разработчика много простых средств разработки.

Страницы доступа к данным могут использоваться не только для отображения данных из таблиц базы данных, как простые HTML-страницы, но и для ввода, и для изменения данных, и для анализа. В зависимости от решаемой задачи можно выделить три типа страниц:

• Для просмотра данных в интерактивном режиме. Такие страницы являются аналогом отчетов Access, так как предназначены для объединения и группировки сведений, хранящихся в базе данных, и отображения их в режиме просмотра. Но, в отличие от отчетов, они более динамичны — на них могут размещаться кнопки, которые позволяют сортировать и фильтровать данные, они могут разворачиваться и сворачиваться, чтобы показать данные выбранных групп. И, наконец, страницы доступа к данным можно рассылать по электронной почте таким образом, что пользователь, раскрыв сообщение, увидит текущие данные.

• Для ввода и изменения данных. Этот тип страниц является аналогом форм, поскольку обеспечивает не только просмотр, но и изменение данных, и добавление новых записей.

• Для анализа данных. Эти страницы содержат сводные таблицы, позволяя организовывать данные различными способами, удобными для анализа. Они могут содержать также диаграммы для графического представления различных закономерностей и тенденций.

Дата добавления: 2014-01-07