Инвентаризация

Применяемое в бухгалтерском учете сплошнее документирование операций не исключает возможности возникновения в хозяйственной деятельности отдельных фактов, которые не могут быть зарегистрированы на момент их совершения.

К ним можно отнести: естественную убыль, недостачу или порчу имущества, возможные ошибки при принятии имущества на учет, хищения и др.

Выявление документально не оформленных хозяйственных операций осуществляется путем проведения инвентаризации, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие имущества, его состояние и оценка.

Выявленные по результатам проведенной инвентаризации неучтенные хозяйственные операции должны быть оформлены соответствующими документами.

Инвентаризация предназначена для проверки наличия состояния и оценки имущества организации путем сопоставления данных бухгалтерского учета и фактических данных.

Основными целями инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия имущества;

- сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Инвентаризации подлежат все виды имущества организации независимо от их местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации и утверждаются в виде приложения к приказу об учетной политике. Как правило, данный порядок определяет порядок плановых инвентаризаций в отчетном году.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций на предприятии устанавливает руководитель.

В законе предусмотрен ряд слу­чаев, когда проведение сплошной инвентаризации того или иного вида ценностей обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычай­ных ситуаций;

• при реорганизации или ликвидации организации.

Инвентаризируются не только конкретные материаль­ные объекты, но и состояние расчетов. Правда, здесь другая методика. Всем своим партнерам фирма рассылает данные о том, сколько они должны ей и сколько она должна им. Если партнер согласен с полученной информацией, он присылает под­тверждение. Если нет — то высылает собственные данные. Тогда главный бухгалтер «поднимает» первичные документы и начинает искать ошибку: или у себя, или у партнера.

Общие правила проведения инвентаризации установлены соответствующими Методическими указаниями.

Инвентаризация проводится специально созданной инвентаризационной комиссией. В состав комиссии в большинстве случаев входят бухгалтер, ведущий этот участок учета, представитель от руководства и специалист, хорошо разбирающийся в ценностях, которые подлежат проверке. Иногда в состав комиссии приглашают независимых аудиторов.

Комиссия получает в бухгалтерии список имущества, которое числится в учете на определенный день.

Перед началом инвентаризации материально-ответственные лица дают расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны.

Работа комиссии заключается в том, что количество ценностей, которое должно быть в наличии по данным бухгалтерского учета, срав­нивается с его фактическим наличием путем пересчета, обмера, взвешивания и т.п.

Фактическое наличие имущества записывается в инвентаризационные описи, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписки, подтверждающие факт проверки имущества в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описи сопоставляются с учетными данными.

В сличительных ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Редко какая инвентаризация заканчивается совпадением всех данных. Чаще всего данные расходятся. Суммы излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения законодательно регулируются в следующем порядке.

Если выявлен излишек, то его стоимость относят к прочим доходам организации.

Если выявлена недостача, которая укладывается в пределы норм естественной убыли, то она сразу относится на расходы, в бухгалтерский учет можно также сразу внести поправки. А если недостача превышает эти нормы или они вообще не установлены, то тогда необходимо искать виновное лицо. Конечно, чаще всего им становится материально ответственное лицо (кладовщик). Вся недостача погашается за его счет.

Тем не менее, если он не согласен с таким ходом дела и решение cпора доходит до суда, то исход судебного противостояния не ясен. Организация может и проиграть. Тогда сумма недостачи должна быть списана на убытки. На убытки организации списываются также недостачи, если виновные лица не установлены.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Дата добавления: 2014-01-07