Документоведение

Рыбаков Андрей Евгеньевич

(конспект лекций для студентов I курса исторического факультета Белорусского государственного университета)

РАЗДЕЛ 1. НАЗНАЧЕНИЕ КУРСА, ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

Тема 1.1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ, ЗАДАЧИ КУРСА И МЕТОДЫ ЕГО ИЗУЧЕНИЯ

Документоведение – это наука, изучающая документ и системы документации в их историческом развитии, теоретические и практические проблемы создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

Документоведение относится к разряду молодых наук, она еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, прошла в своем развитии несколько этапов.

Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине ХХ в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения документов во всех сферах жизни.

История документационной науки оказалась короткой. В середине ХХ в. (50-60 гг.) процессы коммуникации начинают рассматриваться не только в ракурсе одного из их средств – документа, но и более широко – как информационные. Понятие «документ» уступает место понятию «информация», поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание.

С начала 60-ых гг. начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение.

Документалистика – кибернетическая дисциплина, изучающая динамику и структуру информационных потоков и массивов. Документалистика рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. В отличие от документоведения, документалистика рассматривает документ как любую фиксированную информацию.

Вплоть до середины 80-ых гг. документалистика наряду с информатикой считались обобщающими науками о документе. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе. Информатика занимается исследованием методов и средств сбора и переработки, хранения, поиска и распространения научной информации. Информатика изучает и документную, и недокументную информацию. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику использовать информатику в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.

В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата – создания документов, их комплексов, систем.

Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка сохранилась в некоторой степени и до наших дней.

Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления. В определенном смысле содержание понятия «документоведение» можно трактовать как теорию делопроизводства. Сама же организация документных работ: прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, практические вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности документов, их хранение и использование – предмет делопроизводства.

В практическом преломлении знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения делопроизводством, организацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основных теоретических положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решать вопросы подготовки, обработки документов, классификации и использования документной информации. Большое значение документоведение имеет при разработке информационной базы АСУ. Теоретические проблемы, исследуемые в документоведении, помогают рационально организовать документационное обслуживание работы аппарата управления.

Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности – создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предметомдокументоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

К общенаучным методам исследований документоведческих проблем относятся: системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические.

В документоведении получили распространение такие частные методы, как описание, анализ, сопоставление, классификация, обобщение, измерение и вычисление и др.

К специальным методам, которые применяются в конкретных науках, в документоведении относятся: методы унификации и стандартизации документов, минимизации путей и процедур документооборота, однократности в делопроизводственных операциях и документировании, выявления и отбора документов, экспертизы ценности документов и др.

Как научная дисциплина документоведение тесно связано с архивоведением, документалистикой, информатикой, источниковедением, лингвистикой, теорией управления, правовыми дисциплинами.

Документоведение использует опыт исследования документа, накопленный источниковедением, дипломатикой, археографией, и, в свою очередь, оказывает влияние на развитие этих наук. На развитие документоведения в значительной мере оказывает влияние теория управления, так как в документах отражаются функции управления.

Документоведение связано с юридическими дисциплинами, особенно в области разработки правовых актов управления.

Основные термины и определения, используемые в документоведении:

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Закон Республики Беларусь «Об информатизации»)

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам (создание документов).

Документация – совокупность документов по определенному вопросу.

Система документации – совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Организационно-распорядительная документация – подсистема управленческой документации, обеспечивающая организационную функцию аппарата управления.

Распорядительная документация – совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций.

Система документирования – совокупность норм, правил, средств и способов создания документов.

Аппарат управления – 1. Система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управления в какой-либо сфере или области деятельности; 2. Совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) какого-либо учреждения или организации, выполняющих работы по управлению.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Архив – 1.Совокупность архивных документов; 2. Организация или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования (ретроспективной) информации.

Тема 1.2. ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

Источники:

Законодательные акты, нормативные документы XVI—XX вв. (Статуты Великого княжества Литовского 1529,1566,1588 гг. и др., Общее учреждение министерств 1811 г. и др.).

Письмовники. Руководства по делопроизводству.

Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (1963 год).

Единая государственная система делопроизводства (1974).

Единая государственная система документационного обеспечения управления (1991).

Конституция Республики Беларусь.

Гражданский кодекс Республики Беларусь.

Трудовой кодекс Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Закон Республики Беларусь «Об информатизации».

Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь».

Закон Республики Беларусь «Об электронном документе».

Закон Республики Беларусь «О техническом нормировании и стандартизации».

Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

Указ Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 «Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь и сети государственных архивных учреждений» (с изменениями и дополнениями, внесенными Указом Президента Республики Беларусь от 4 октября 2002 г. № 513).

Положение о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 «О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности»).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждено постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424, с изменениями и дополнениями от 8 октября 2002 г. № 1392, от 12 марта 2004 г. № 267).

Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172).

Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13).

Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждено постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27).

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.).

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями от 28 апреля 2004 г. № 4).

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения».

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения».

Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 6.10.2-75 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы».

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95 (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 03.04.1996 № 14).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД): унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм (утверждена Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г.).

Литература:

Альбом форм организационно-распорядительных документов / Авт.-разраб. Э.Н.Давыдова, П.А.Левчик, А.Е.Рыбаков, А.С.Терехов. – Мн., БелНИИДАД, 2002.

Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебн. и практ. Руководство. Мн., ТетраСистемс, 1998.

Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. История и организация делопроизводства в Беларуси. Мн., ТетраСистемс, 1999.

Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии / Авт-разраб.: С.В.Жумарь и др. Мн., БелНИИДАД, 2001.

Илюшенко М.П. К вопросу о функциях документов // Советские архивы. 1973. № 5. С. 18-21.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М., 1986.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц З.Я. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. Пособие. М., 1977.

Краткий словарь видов и разновидностей документов / Отв. редактор А.С.Малитиков. М., 1974.

Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2000.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2000.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – К., 2000.

Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов: Учеб. пособие. М., 1987.

Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М., 1988.

Рыбаков А.Е. Печать: порядок изготовления, использования, хранения // Архивы и делопроизводство. 2003. № 2. С. 18 – 25.

Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Международные стандарты на документацию. Переписка с зарубежными партнерами // Секретарское дело (Российское издание). 1999. № 4. С. 7 – 16.

РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТ, ЕГО ФУНКЦИИ И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Тема 2.1. ПОНЯТИЯ «ИНФОРМАЦИЯ» И «ДОКУМЕНТ»

Термин «документ» происходит от латинского слова «docu­men­tum». Документы появились как дополнительное (к звуковой речи) средство общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово «documentum» означало образец, доказательство, свидетельство.

Этот термин в свою очередь произошел от глагола «docere» – учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно, по одной из версий, означало жест вытянутых рук, связанный с приемом или получением чего-либо.

На базе этого слова были образованы слова «doceo»– учу, обучаю, «doctor» – ученый, «doctrina» – учение, и наконец, «documentum» – то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое значение и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, – в значении «письменное свидетельство». Следовательно, документу придавалось, прежде всего, правовое значение.

В нормативных правовых актах дореволюционной России XIX—XX вв. по организации управления и делопроизводства термин «документ» также почти не употреблялся. В разных законодательных актах документы называются «делами», «бумагами», «актами» («Общее губернское учреждение» 1775 г., «Общее учреждение министерств» 1811 г., «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г.).

В белорусском языке этот термин также не использовался. В XV—XVII вв. как синоним термина «документ» использовался термин «лист», которым обозначались и законодательные акты, и акты управления государством и его территориями, и распорядительные документы, и частноправовые акты, и переписка и пр. Для обозначения частноправовых актов (купчие, продажные, меновные, «дельчие», «дарчие» и пр.) использовался также термин «запис».

В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа употребляется в некоторых законодательных актах, повторяла его и литература 20-30 гг. То же можно сказать и о белорусской делопроизводственной литературе. Так, книга С.Середы, вышедшая в 1926 г., имела название «Дзелавод. Узоры афіцыйных папер, слоўнік тэхнічна-канцэлярскіх выразаў».

Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». Так, в постановлениях ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов». В советское время в нормативных актах, литературе, в практике работы прочно утвердился термин «документ». Сохраняется он и в настоящее время.

В сущестовавших определениях документа подчеркивалась прежде всего его правовая основа. В «толковом словаре русского языка» 1935 г. документом называется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя». Постепенно определение понятия «документ» расширилось. Особо выделяются «служебные» и «счетные документы». Появляется термин «исторические документы». Ими считаются «летописи, хроники, записки и т.п. свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.».

Таким образом, в определении документа совершенно четко можно выделить три аспекта – правовой, управленческий, исторический. Но поскольку документ является объектом исследования многих научных дисциплин, в определениях его обычно преобладает какой-то один аспект, и хотя информационная природа его очевидна, что нашло отражение в последнем официальном определении документа, само понятие «документ» определяется различным образом, так как за основу берут разные критерии – цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т.д.

Например, в правовой науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник. Специальные исторические дисциплины, изучающие исторические источники, особое внимание уделяют группе письменных источников – документов (понятие «источники» шире, чем понятие «документ». Историческим источником считают отражающие исторический процесс предметы материальной культуры, памятники письменности, идеологии, нравов, обычаев, языка). Архивоведение – история и организация, теория (методика) и практика архивного дел – занимаются главным образом документами в их ретроспективном качестве.

Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во всех областях человеческой деятельности изучает научная дисциплина документоведение. Поэтому понятие документа у документоведов носит обобщающий характер, включает все категории документов и в то же время уточняет границы документа.

На международном уровне наиболее общим признано определение документ как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета архивов, Международной организации по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым фиксирования каких-либо сведений, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.).

В любом случае понятие «документ» тесно связано с понятием «информация», поскольку документ является ее основным носителем.

Слово «информация» происходит от латинского «informatio» – разъяснение, изложение. Оно имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое – «отраженное многообразие».

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» дает такое определение информации: сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации – письма – можно говорить о документе.

Информация может быть недокументной – не зафиксированной на материальном носителе – и документной – закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан документ.

Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т.п. – это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для архивистов, книговедов, производителей магнитных лет, специалистов ЭВМ и т.д.

Информация на документе – это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве.

В теории информации все многообразие ее форм принято делить на элементарную – информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую – циркулирующую в живой природе; социальную – осмысленную человеческим обществом.

Социальная информация – это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как сведения, предназначенные для передачи в обществе.Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения.

Социальная информация – явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления. С точки зрения социального назначения информация подразделяется на массовую и специальную.

Массовая информация – социальная, предназначенная для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она и называется массовой. Массовая в свою очередь делится на публицистическую, эстетическую, обыденную.

Специальная информация предназначена для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Она делится – на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и другие виды.

Дата добавления: 2014-01-07