Документ: основні поняття

В основі терміна «документ» лежить латинське слово «dосео», що означає «пояснювати, викладати справу». У значенні письмового свідчення термін «документ» уживався від середньовіччя й до XIX століття, а згодом із латин­ської мови його було запозичене в усі європейські мови. В сучас­ній літературній мові можна зустріти більш трьохсот значень сло­ва «документ».

Основоположник узагальнюючої науки про документ бельгій­ський учений Поль Отле (1885-1945) документом вважав «мате­ріалізовану пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї дії, почуття, мрії, що відбулися в свідомості людини» [129].

У посібниках можна зустріти окремі визначення терміна «до­кумент», уведені в науку П.Отле та А. Лафонтеном:

♦ будь-яке джерело інформації, передавання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксо­ваній формі або є провідником (передавачем) інформації в часі (охоплює як матеріальні об'єкти — носії інформації (служ­бові та особисті документи, креслення, малюнки, фотогра­фії), так і аудіо- та телепередачі);

♦ матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані лю­диною з метою створення колекцій (входять як штучні пред­мети, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеях);

♦ матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фікса­ції, зберігання і відтворення інформації з метою її передавання в просторі й часі, незалежно від способу фіксації («написані» документи, тобто зафіксовані знаками письма, образотвор­чі, фонозаписи, фільми тощо).

Поява слова «документ» в українській мові пов'язана з царю­ванням російського самодержця Петра І (наприкінці XVII — на початку XVIII ст), котрий надавав перевагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтвер­джували чиїсь права, законність володіння чимось, мали юри­дичну силу.

Значний вклад у розвиток поняття «документ» у першій полови­ні XIX століття внесли Г.Г. Воробйов, Р.С. Гіляревський, О.П. Кор-шунов, Ю.М. Столяров та багато інших вітчизняних і закордонних учених, завдяки роботам яких документ став розглядатися як одне із найважливіших джерел інформації.

Як позначення об'єкта архівної справи, замість терміну «доку­ментальні матеріали», поняття «документ» з'явилося порівняно недавно, в 50-х роках минулого століття. В 1959 році відомий архівознавець, автор теорії документознавства, проф. К. Г. Мітя-єв [122] позначав документом усе, що є документальним, тобто все, що базується на відображенні об'єктивної діяльності і є ві­дображенням, фіксацією, реєстрацією фактів, явищ за допомо­гою письма, зображення чи звукозапису.

Документ як явище матеріальної дійсності архівознавці визначали як джерело інформації, навіть, історичне джерело, іс­торична пам'ятка. Друге визначення поняття «документ» — будь-який створений людиною матеріального об'єкта, в якому урече­вилася людська думка. Третє визначення стосувалось документа як матеріального об'єкта, спеціально створеного людиною для передавання інформації будь-яким можливим способом.

У 70-тих роках минулого століття у термінологічному словни­ку «Архівістика» з'явилася більш виважена дефініція документа: «запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого — збереження і передавання інформації в просторі і часі». Ця дефіні­ція, безумовно, стала загальною для таких споріднених галузей діяльності, як архівна і бібліотечна справа, бібліографія, науково-інформаційна діяльність тощо.

У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «документ — це передбачена законом матеріальна форма одержан­ня, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фікса­ції її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві» [6].

За національним стандартом України «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) доку­мент — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі [76 ].

За національним стандартом України «Інформація та доку­ментація. Керування документацією: ДСТУ 4423:2005 — доку­мент — це зафіксована інформація або об'єкт, який може тракту­ватися як окрема одиниця [73].

У фаховій літературі з питань документаційного забезпечення управління можна зустріти також такі терміни, як: офіційний, службовий, управлінський, електронний та архівний документ. Розглянемо їх більш детально.

Офіційний документ в енциклопедичних матеріалах зазнача­ється, як—інформація на матеріальному носієві, оформлена і зас­відчена у встановленому порядку При цьому офіційність чи нео­фіційність документа визначається залежно від статусу джерела інформації.

Офіційними документами вважаються насамперед урядові до­кументи, матеріали, постанови, декрети, заяви, комюніке, сте­нограми офіційних засідань, дані державної та відомчої статисти­ки, архіви і поточні документи різних установ, організацій, ділова кореспонденція, протоколи судових органів, прокуратури, нота­ріату тощо. Основними атрибутами офіційного документа вважаються підпис посадової особи та/або його реєстрація в установ­леному порядку.

До неофіційних документів відносяться особисті матеріали, виконані на основі власних спостережень.

В цій самій енциклопедії дається також визначення поняття офі­ційна документована інформація, як така, що створюється в проце­сі поточної діяльності органів законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого самоврядування.

Чинне законодавство встановлює й способи доведення офі­ційної інформації до відома зацікавлених осіб: опублікування в офіційних друкованих виданнях або поширення інформацій­ними службами; опублікування у друкованих ЗМІ або публічне оголошення через аудіовізуальні засоби; безпосереднє доведення до зацікавлених осіб (усно, письмово чи іншими способами); на­дання можливості ознайомлення з архівними матеріалами тощо.

Законодавче врегулювання цього питання здійснюється відпо­відно до законів «Про інформацію, «Про звернення громадян», «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової ін­формації» [6, 12, 13].

В Україні у законодавчому порядку забезпечене право грома­дян, юридичних чи неюридичних осіб, об'єднань громадян та державних органів на отримання, ознайомлення з офіційними документами шляхом звернення до органів державної влади, по­дання інформаційного запиту на отримання чи ознайомлення з офіційними документами, подання запиту щодо надання пись­мової або усної інформації. Термін розгляду документів держав­ними органами у всіх трьох випадках (звернення громадян, ін­формаційного запиту чи запиту на отримання інформації) не по­винен перевищувати 10 календарних днів із дня реєстрації.

Службовими документами називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформлюють­ся управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Сучасний службовий документ використовується в усіх сфе­рах господарства країни. Він є носієм інформації, як необхідним елементом внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх підрозділів та управління ними. Інфор­мація службового документа є основою для прийняття рішень, доказом їх виконання і джерелом для узагльнення, а також ма­теріалом для ведення довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити й слухати відіграє значну роль в спілкуванні, від якого у партнера складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і службовий до­кумент. Залежно від призначення документа, вміння відправни­ка вибудувати текст, його грамотності, дотримання встановле­них вимог, знання правил оформлення документа та вимог до розміщення його реквізитів залежить подальша доля ділових стосунків.

Склавши службовий документ, з ним треба ще багато працю­вати: зареєстувати (для того, щоб у разі потреби отримати довід­ку), передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зробити певні висновки, зберегти, знищити тощо.

Службові документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити письмовими доказами, бути джерелом різних аналітичних відомостей довідкового характеру. Вони да­ють змогу відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають важливе значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Управлінський документ — це службовий документ, що містить інформацію, яка виникла й використовується у сфері управління. Це, насамперед, зафіксований письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носій інформації і водночас своє­рідний «матеріал», «сировина для обробки» перед прийняттям кеівником рішення.

Ця «сировина» повинна бути доброякісною: швидко й про­дуктивно надавати релевантну інформацію. Зазначене стосується передусім цифрової (планової, фінансової та облікової) докумен­тації, сучасна обробка якої повністю комп'ютеризована, а також документації організаційно-розпорядчого характеру, де перева­жає словесний текст.

Частина управлінських документів — планування, звітність, ділове листування — призначені для безпосередньої управлін­ської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.

Архівний документ — документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконува­ти свої функції, для яких був створений, але зберігається або під­лягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника як об'єкт рухомого майна [82].

Архівний документ, культурна цінність якого визнана відповід­ною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню, відноситься до Національного архівного фонду, що є сукупністю архівних документів, які відображають історію духовного і мате­ріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням нації.

Формується Національний архівний фонд з архівних докумен­тів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їхніх об'єднань.

Серед документів Національного архівного фонду особлива увага приділяється унікальним документам, що становлять винят­кову культурну цінність, оскільки мають важливе значення для формування національної свідомості українського народу і визна­чають його вклад у всесвітню культурну спадщину.

Умови для зберігання, примноження та використання Націо­нального архівного фонду гарантуються державою, яка повинна сприяти досягненню світового рівня в розвитку архівної справи та веденні діловодства.

Постановою Кабінету Міністрів України від 1 лю это 2006 року № 92 затверджено Державну програму розвитку архівної справи на 2006-2010 роки [50], де передбачено цілий ряд заходів із вирішен­ня назрілих проблем в архівній справі й діловодстві, в тому числі уніфікації законодавства щодо роботи з документами й запровад­ження сучасних інформаційних технологій.

Електронний документ (electronic record) — документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної сис­теми.

У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» [20] зазначено, що електронний документ (ЕД) — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Юридична си­ла електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Оригіналом ЕД вважається електронний примірник докумен­та з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним циф­ровим підписом його автора, накладанням якого й завершується створення документа.

Впровадження інформаційних технологій ініціювало дискусії та дослідження щодо концепції ЕД, його відмінностей та особли­востей порівняно з традиційним документом на паперовому носії.

Дата добавления: 2014-01-07