КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Класифікація службових документів
ДОКУМЕНТ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»). КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Документи класифікують за такими ознаками: ♦ спосіб фіксації інформації; ♦ зміст; ♦ назва; ♦ вид; ♦ складність; ♦ місце складання; ♦ термін виконання; ♦ походження; ♦ гласність; ♦ юридична сила; ♦ стадія виготовлення; ♦ термін зберігання; ♦ рід діяльності та ін. 1. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: • письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; • графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; • фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом фіксувати важко чи неможливо; • фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). 2. За змістом документи поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи: • організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо); • розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо); • довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо); • з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо); • особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо). 3. За назвою розрізняють: • накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • заяви • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи та ін.. 4. За видами документи поділяють на: • типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов'язковий характер; • трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільки на їх складанні та опрацюванні економиться час; • індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. 5. За складністю документи бувають: • прості, що містять інформацію з одного питання; • складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше опрацьовувати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук. 6. За місцем складання розрізняють такі документи: • внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) й не виходять за його межі; • зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. 7. За терміном виконання документи бувають: • термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»; • нетермінові, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми). 8. За походженням документи поділяють на: • службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, встанови, фірми); • офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). 9. За гласністю документи бувають: • звичайні; • для службового користування (ДСК); • таємні; • конфіденційні та ін. 10. За юридичною силою документи поділяють на такі: • справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні; • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин; • фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істинні. 11. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи: • оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів; • копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших окументів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і від-овідним чином оформлені. Є такі різновиди копій: • відпуск (повна опія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через опіювальний папір); • витяг (копія офіційного документа, що і і гворює певну його частину й відповідно засвідчена); • дублікат м шторний примірник документа, який має юридичну силу ори-налу). 12. За терміном зберігання розрізняють: • документи постійного зберігання; • документи тривалого (понад 10 років) зберігання; • документи тимчасового (до 10 років) зберігання. 13. За родом діяльності виділяють системи документації, які іасифікують таким чином: • організаційно-розпорядча; • первинно-облікова; • планова; • звітно-статистична; • конструкторська; • технологічна; • банківська; • фінансова; • торговельна; • зовнішньоторговельна; • цінова; • бухгалтерсько-облікова;
Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 942; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |