| №
| Реквізити
| Розташування та правила оформлення
|
| 1.
| Державний герб
| Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації
|
| 2.
| Емблема організації чи підприємства
| Поряд із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
|
| 3.
| Код підприємства, установи, організації
| У верхньому правому кутку
|
| 4.
| Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа
| У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
|
| 5.
| Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа
| У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом
|
| 6.
| Назва структурного підрозділу
| У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
|
| 7.
| Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку
| У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил
|
| 8.
| Назва виду документа
| Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
|
| 9.
| Дата
| Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2006 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 27.06.06 (тобто 27 червня 2006 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
|
| 10.
| Індекс
| У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа містить три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад:
№ 08-10/32, де 08 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 32 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії
|
| 11.
| Посилання на індекс та дату вхідного документа
| У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.06, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135 — порядковий номер
|
| 12.
| Місце укладання чи видання
| У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
|
| 13.
| Адресат
| 3 правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса може зазначатися після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад:
Директорові Наукової бібліотеки України ім. В. І. Вернадського
акад. Оншценку О. С.
Романову Г.С.
вул.. Ольжича, б. 2, кв. 3
м. Київ
|
| 14.
| Гриф затвердження
| У верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:
— слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
— назва посади;
— особистий підпис;
— ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;
— дата затвердження.
|
| 15.
| Резолюція
| У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:
— прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;
— вказівка на порядок виконання документа;
— термін виконання документа;
— особистий підпис керівника;
— дата.
Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою
|
| 16.
| Заголовок до тексту
| Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа
|
| 17.
| Текст
| Складається з таких логічних елементів:
— вступу;
— доказу;
— закінчення.
Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)
|
| 18.
| Підпис
| Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
— зазначення посади (з лівого боку);
— підпис (між назвою посади й прізвищем);
— ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає посаді.
Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні.
Розшифрування підпису в дужки не береться
|
| 19.
| Печатка
| Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін.
|
| 20.
| Відмітка про засвідчення копій
| У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис засвідчується печаткою
|
| 21.
| Прізвище виконавця та номер його телефону
| Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:
— прізвища виконавця;
— номера його службового телефону.
Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
|
| 22.
| Відмітка про перенесення відомостей на машинний (електронний) носій
| Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:
— запис «Інформація перенесена на машинний (електронний) носій»;
— підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
— дату перенесення
|
