Суть і значення наукової обробки документів

План

Поняття про наукову й аналітико-синтетичну обробку документів, її суть і види

Лекція № 1-2

1. Суть і значення наукової обробки документів.

2. Поняття „згортання інформації”.

3. Види наукової (аналітико-синтетичної) обробки документів.

4. Наукова обробка документів як сукупність процесів аналізу і синтезу.

5. Використання наукової обробки документів.

Протягом усього періоду розвитку науки й культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується. У сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це приводить до серйозних труднощів у роботі з документами й з інформацією, що вони містять. У той же час значення інформації в житті людства постійно зростає. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам. Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

Щоб подолати кризові явища у сфері документ них комунікацій, які виникають час від часу, людство винайшло чимало засобів, серед яких писемність і папір, друкарський верстат і бібліотеки, архіви, органи інформації, автоматизовані інформаційні мережі й багато іншого. Але виявляється, що накопичити інформацію замало, важливо надати її користувачу в потрібному обсязі й у потрібний час.

Уже в давнину з появою порівняно великих документ них зібрань з’ясувалося, що неможливо швидко знайти потрібну інформацію шляхом перегляду всіх наявних документів. Оперативно ознайомитися з великою кількістю їх можна, якщо коротко навести основні відомості про кожний документ у своєрідній довідці, тобто подати інформацію у стислому „згорнутому” вигляді.

За таких умов для розшуку потрібного документа немає потреби переглядати тексти багатьох документів, а досить ознайомитися лише з короткими повідомленнями про них. Якщо ж ці короткі повідомлення поділити на групи відповідно до певних ознак документів, то можна переглядати відомості не про всі документи, а лише про ті, що увійшли до певної групи. Саме за таким принципом будуються різноманітні інформаційно-пошукові системи (ІПС) – бібліотечні й бібліографічні каталоги, картотеки, автоматизовані банки бібліографічних даних, бібліографічні покажчики й т. ін. Практика показала, що саме такий спосіб організації інформації є найбільш раціональним і сприяє швидкому пошуку інформації.

Стиснення, згортання інформації здійснюється в ході наукової обробки документів. З первинного документа беруть потрібні користувачам відомості про його зміст і формальні ознаки й на цій основі складають вторинні документи, які публікуються в інформаційних виданнях, використовуються в бібліотечних і бібліографічних каталогах і картотеках, у банках даних тощо, тобто забезпечують інформування користувачів про відповідні первинні документи.

Оскільки наукова обробка документів базується на використанні методів аналізу й синтезу, її часто називають аналітико-синтетичною і визначають таким чином: аналітико-синтетична обробку – це процеси перетворення інформації, що міститься в первинному документі, з метою створення вторинних документів.

2. Поняття „згортання інформації”

Процеси наукової або аналітико-синтетичної обробки інформації тісно пов’язані з поняттям „ згортання інформації ”, тому доцільно розглянути його докладніше.

Поняття „згортання” дуже поширене в багатьох галузях знання – філософії, природничих науках, інформатиці, лінгвістиці, бібліографознавстві та ін. Усюди воно означає обмеження, зменшення, виділення й концентрацію певних властивостей або ознак. Прикладами такого згортання інформації можна вважати закони окремих наук, теореми, формули тощо. Вони мовби згортають великий обсяг фактичних даних, результатів конкретних досліджень, містять найважливіші узагальнення, концентрують знання.

Згортання документної інформації також передбачає узагальнення, концентрацію основних відомостей про документи. Суть цього процесу у визначенні рівня необхідної та достатньої інформативності повідомлення (тобто кількості інформації, що характеризує документ) залежно від завдань згортання. Наслідком згортання завжди є зменшення фізичного обсягу повідомлення.

Згортання інформації може бути:

· семантичним (передбачає зміну інформативності повідомлення);

· лексичним (залишає зміст відомостей без змін, але перетворює його знакову форму).

Обидва види згортання інформації спрямовані на скорочення змісту й засобів мови для вираження ознак документа. Проте важливо усвідомлювати, що в процесі згортання текст первинного документа не просто скорочується, урізається, а згортається саме таким чином, щоб за потреби можна було „розгорнути” його, подати більш повно, точно й, виходячи з цього, вирішити питання про доцільність звертання до першоджерела.

Користувачі ставлять різні вимоги щодо повноти та глибини інформації при її згортанні. Щоб задовольнити настільки різні потреби користувачів, доцільно використовувати різноманітні способи згортання інформації. Залежно від глибини відображення ознак документів розрізняють:

· макроаналітичне згортання;

· мікроаналітичне згортання.

При макроаналітичному згортанні наводять формальні відомості про документ і найзагальніші відомості про його зміст. При мікроаналітичному детально розкривають зміст документа: основні та побічні теми, аспекти розгляду їх.

Дата добавления: 2014-01-07