Комплектування штату. 9.1. Загальна характеристика управління якістю проекту

План

План

9.1. Загальна характеристика управління якістю проекту

9.2. Планування якості

9.3.Забезпечення якості

9.4.Контроль за якістю

9.1. Загальна характеристика управління якістю проекту.

Управління якістю проекту передбачає процеси, необхідні для забезпечення того, щоб проект задовольняв ті потреби, задля яких він і розроблений. Управління якістю проекту включає «всі роботи, що стосуються загальної функції управління, визначають політику у сфері якості, завдання та відповідальність і реалізовують їх такими засобами, як планування якості, контроль її та удосконалення в рамках системи забезпечення якості». Управління якістю проекту включає такі процеси:

1. Планування якості - визначення того, які стандарти якості застосовні до даного проекту і як домогтися відповідності їм.

2. Забезпечення якості - оцінка загального виконання проекту на регулярній основі для підтвердження того, що проект задовольняє стандарти якості.

3. Контроль за якістю - відстежування певних результатів по проекту для встановлення того, чи відповідають вони певним стандартам якості, і для визначення шляхів усунення причин незадовільного виконання.

Зазначені процеси взаємодіють як між собою, так і з процесами інших галузей застосування знань з проектного менеджменту. Кожний процес може включати зусилля одного чи кількох індивідуумів або груп індивідуумів, спрямовані на задоволення потреб проекту, і виконується, як правило, по одному разу на кожній фазі проекту.

Хоч тут процеси представлені як дискретні елементи з чітко визначеними зв'язками, на практиці вони можуть перекриватися івзаємодіяти між собою в різний спосіб.

Основний підхід до управління якістю, що описується в цьому розділі, - це відповідність даних стандартів якості стандартам Міжнародної організації з питань стандартизації (ІЗО), що детально описані в серіях стандартів ІSО 9000 та ІЗО 10000. Цей загальний підхід також повинен поєднуватися з (а) відомими підходами до управління якістю, рекомендованими Демінгом, Джуреном, Кросбі та іншими, й (Ь) новими, такими як всеосяжне управління якістю (ТОМ), безперервне поліпшення і т. ін.

Управління якістю проекту має адресуватися до управління як проектом, так і продуктом проекту. Недотримання вимог якості в будь-якій з цих сфер може мати серйозні негативні наслідки для зацікавлених осіб проекту. Наприклад:

• Задоволення вимог споживача шляхом збільшення роботи команди проекту може призвести до негативних наслідків через втому членів команди.

• Задоволення цілей календарного плану проекту шляхом скорочення планових інспекцій якості може призвести до негативних наслідків через невиявлення браку.

Якість - це «сукупність властивостей об'єкта, які стосуються його здатності задовольняти проголошені та неочікуванІ вимоги» [2]. Найважливішим аспектом управління якістю проекту є необхідність перетворення на стадії управління проекту неочікуваних вимог на проголошені.

Команда менеджерів проекту повинна чітко розмежовувати поняття «якість» і «сорт». Сорт - це «категорія, або ранг, що призначається об'єктам, які мають одне й те саме функціональне використання, але різні вимоги до якості» [3]. Низька якість завжди є проблемою, а низький сорт може і не бути нею. Наприклад, продукт -програмне забезпечення може бути високої якості (немає явних похибок, ретельно підготовлене керівництво для користувача) і низького сорту (обмежена кількість властивостей) або воно може бути низької якості (багато похибок, погано впорядкована призначена для користувача документація) і високого сорту (велика кількість властивостей). Визначення і забезпечення необхідних рівнів якості та сорту є обов'язком менеджера проекту і команди управління проектом. Команда менеджерів проекту повинна також розуміти, що сучасне управління якістю має відповідати сучасному управлінню проектом, і пам'ятати про можливість:

• задоволення споживача - розуміння потреб, управління ними і вплив на них у такий спосіб, щоб очікування споживача були повністю задоволені або навіть перевищені. Це вимагає поєднання відповідності специфікаціям (у проект необхідно ввести те, що інформуватиме про майбутні створення) і зручності використання продукту (продукт або послуга має задовольняти реальні потреби);

• запобігання зайвій інспекції - витрати на запобігання похибкам завжди менші, ніж витрати на їх виправлення;

• відповідальності служб менеджменту - успішне виконання проекту вимагає участі всіх членів команди, але відповідальність за виконання несе служба менеджменту, яка надає для успіху необхідні ресурси;

• процесів всередині фаз - цикл (що повторюється) планувати-робити-перевіряти-реалізовувати, описаний Демінгом та іншими, дуже схожий на поєднання фаз і процесів.

Крім того, ініціативи організації, що виконує проект, з удосконалення якості (наприклад, ТQМ, безперервне удосконалення тощо) можуть поліпшити якість управління проектом і якість продукту проекту.

Проте, існує важлива ознака, яку має чітко усвідомлювати команда менеджерів проекту - тимчасовість природи проекту, а це означає, що інвестиції на поліпшення якості продукту, особливо на запобігання дефектам і зайвій оцінці, мають бути відшкодовані виконавчою організацією, оскільки проект може не дожити до «збирання своїх плодів».

9.2. Планування якості

Планування якості включає визначення того, які стандарти якості застосовні до даного проекту і як домогтися відповідності їм. Це один з ключових процесів поліпшення в плануванні проекту і здійснювати його необхідно регулярно, паралельно з іншими процесами планування проекту. Наприклад, бажане управління якістю може вимагати коригування календарного плану чи вартості або бажаний продукт якості може вимагати детального аналізу ризику з певної проблеми. До впровадження стандартів серії ІSО 9000 роботи, описані тут як планування якості, вважалися частиною процесу забезпечення якості.

Методи планування якості, що обговорюються тут, найчастіше використовуються в проектах. Існує ще багато інших методів, які можуть бути корисними в певних проектах або в деяких прикладних сферах.

Команда проекту повинна також знати один з фундаментальних принципів сучасного управління якістю - якість планується, а не перевіряється.

9.2.1 Вхідні дані для планування якості

1. Політика у сфері якості. Політика у сфері якості - це «загальні цілі й напрями організації з акцентом на якість, формально виражені менеджментом верхнього рівня» [4]. Політика у сфері якості виконавчої організації часто може пристосовуватися для використання у проекті. Проте, якщо в організації, що виконує проект, відсутня офіційна політика у сфері якості або до проекту залучено багато виконавчих організацій (як у спільному підприємстві), то команді управління проектом необхідно негайно розробити політику у сфері якості для даного проекту.

Незалежно від джерела політики у сфері якості, команда менеджерів проекту відповідає за те, що зацікавлені особи проекту повністю ознайомлені з нею (наприклад, через відповідне джерело інформації).

Рис. 29 Причинно-наслідкова діаграма

2. Опис змісту проекту. Описання змісту проекту є основним параметром при плануванні якості, оскільки в ньому задокументовані головні результати проекту та цілі -необхідна інформація для визначення основних вимог зацікавленої особи.

3. Опис продукту. Хоч елементи описання продукту можуть бути включені в описання змісту проекту, описання продукту часто містить подробиці технічних результатів та інші важливі деталі, які можуть впливати на планування якості.

4. Стандарти та норми. Команда менеджерів проекту повинна розглядати будь-які стандарти та норми, що залежать від певної прикладної сфери і можуть впливати на проект.

5. Результати інших процесів планування. Для описання змісту проекту та продукту результати процесів в інших галузях використання знань з проектного менеджменту повинні розглядатися як частина планування проекту. Наприклад, планування закупівель може визначати вимоги підрядчика з якості, що мають бути відображені в загальному плані управління якістю.

9.2.2 Методи та засоби для планування якості

1. Аналіз прибутків і витрат. Процес планування якості повинен розглядати взаємодію прибутків і витрат. Первинний прибуток від дотримання вимог якості полягає у тому, що в майбутньому знадобиться менше переробок, а це означає більш високу продуктивність, нижчі витрати, повніше задоволення зацікавлених осіб. В основному вартість дотримання вимог якості - це витрати, зв'язані з роботами з управління якістю в проекті. Аксіомою є те, що в результаті правильного управління якістю прибутки перевершать витрати.

2. Порівняння зі зразком. Порівняння із зразком включає процес порівняння дійсних або спланованих результатів з результатами інших проектів для генерації ідей щодо поліпшення та для забезпечення стандарту, за яким контролюється виконання. «Інші» проекти можуть належати тій самій виконавчій організації або якійсь іншій, можуть бути з такої самої прикладної сфери або з іншої.

3. Графік потоків. Графік потоків - це будь-яка діаграма, що відображає зв'язок між різними елементами системи. Методи задання графіка потоків, що найчастіше використовуються в управлінні якістю, включають:

• Причинно-наслідкові діаграми, або діаграми Ішикави, або діаграми «риб'ячих кісток», що показують, як різні причини та підпричини зв'язані з виникненням потенціальних проблем або наслідків. Рисунок 29 є прикладом загальної причинно-наслідкової діаграми.

• Системи або процеси, зображені на графіках потоків, які відображають, як різні елементи системи взаємозв'язані. Рисунок 30 є прикладом зображення процесу на графіку потоків для аналізу розробок.

Завдання графіків потоків допоможе команді проекту передбачити, які проблеми з якості і де можуть виникнути, і в такий спосіб сприятиме розробці підходів для вирішення дозволу останніх.

Рис. 30 Приклад процесу, зображеного на графіку потоків

4. Постановка експериментів. Постановка експериментів - це аналітичний метод, який допомагає визначити, які змінні чинять найбільший вплив на загальний результат. Цей метод найчастіше застосовується для продукту проекту (наприклад, конструктори автомобіля можуть захотіти визначити, яке поєднання його властивостей даватиме найбільш бажані функціональні характеристики по реальній ціні).

Цей метод може також застосовуватися для таких результатів управління проектом, як зміни вартостей і календарного плану. Наприклад, сплачувати головним інженерам дещо більше, аніж простим, але в той самий час можна чекати, що перші витратять менше часу на виконання певної роботи. Розробка такого «експерименту» (обчислення проектних вартостей і тривалості для різних інженерів) допоможе знайти оптимальне рішення серед відносно обмеженого числа випадків.

9.2.3 Результати планування якості

1. План управління якістю. План управління якістю повинен описувати те, як команда менеджерів проекту здійснюватиме свою політику у сфері якості. За термінологією І8О 9000, в такому плані має бути описана система якості проекту: «організаційна структура, відповідальні, процедури, процеси та ресурси, необхідні для здійснення управління якістю» [5].

План управління якістю надає вихідні дані для загального плану проекту і повинен сприяти контролю якості, гарантії якості та поліпшенню якості проекту.

План управління якістю може бути формальний і неформальний, дуже детальний або широко окреслений, заснований на потребах проекту.

2. Операційні визначення. Операційні визначення описують в дуже специфічних термінах, що є що, і спосіб вимірювання якості в процесі контролю. Наприклад, недостатньо сказати, що задоволення запланованих дат є показником управління якістю; команда менеджерів проекту повинна також показати, чи буде кожна робота розпочинатися вчасно або тільки закінчуватися вчасно; чи будуть контролюватися індивідуальні роботи або тільки певні результати, і якщо так, то які. Операційні визначення в деяких прикладних сферах називають ще метриками.

3. Контрольний перелік. Контрольний перелік - це структурований засіб, звичайно, специфічний для певної галузі чи для певної роботи, який використовується для перевірки виконання набору необхідних кроків. Контрольні переліки можуть бути простими та складними. Вони, як правило, виражаються у наказовому способі («Зробіть це!») або запитальними реченнями («Ви зробили це?»). Багато які організації мають стандартні контрольні переліки, щоб забезпечити сталість у часто виконуваних роботах. У деяких прикладних сферах можна користуватися контрольними переліками професійних союзів або постачальників комерційних послуг.

4. Вхідні дані для інших процесів. Процес планування якості може визначати необхідність подальшої роботи в іншій галузі.

9.3. Забезпечення якості

Забезпечення якості - це послідовність робіт, що плануються, і систематичних, які реалізуються в рамках системи забезпечення якості для підтвердження того, що проект задовольняє відповідні стандарти

[6]. Цей процес повинен здійснюватися по всьому проекту. До впровадження стандартів серії ІSО 9000 роботи, що належать до планування якості, також часто включалися до процесу забезпечення якості.

Роботи із забезпечення якості часто виконуються департаментом із забезпечення якості або організаційною одиницею зі схожою назвою, але це не є обов'язковим.

Забезпечення якості може виконуватися для команди управління проектом і для служб менеджменту організації, що виконує проект (внутрішнє забезпечення якості), або воно може виконуватися для споживача й інших осіб, які активно не залучені до роботи над проектом (зовнішнє забезпечення якості).

9.3.1.Вхідні дані для забезпечення якості

1. План управління якістю.

2. Результати контролю показників якості. Подаються у вигляді записів з тестування та контролю показників якості у форматі, прийнятному для порівняння й аналізу.

3. Операційні визначення.

9.3.2. Методи та засоби для забезпечення якості

1. Методи та засоби для забезпечення якості. Методи та засоби для планування якості можуть використовуватися також для забезпечення якості.

2. Аудит якостіІ. Аудит якості - це структурований аналіз інших робіт з управління якістю. Задачею аудиту якості є засвоєння уроків, отриманих у результаті виконання цього проекту або інших проектів у даній організації з метою поліпшення показників виконання проекту.

Аудити якості можуть плануватися або здійснюватися спонтанно, вони можуть провадитися спеціально підготовленими внутрішніми аудиторами або третьою особою, наприклад агентствами з реєстрації систем якості.

9.3.3. Результати процесу забезпечення якості

1. Поліпшення якості. Поліпшення якості включає дії з підвищення ефективності проекту для надання додаткових переваг зацікавленим особам проекту. У більшості випадків реалізація процесу поліпшення якості вимагатиме підготовки запитів на зміну або здійснення дій з коригування й управлятиметься відповідно до процедур контролю за змінами

9.4. Контроль якості

Контроль якості включає відстежування певних результатів по проекту для встановлення того, чи відповідають вони певним стандартам якості, і для визначення шляхів усунення причин незадовільного виконання. Він повинен здійснюватися по всьому проекту. Результати по проекту включають результати як по продукту (такі як компоненти), так і по менеджменту (такі як показники виконання по вартості за календарним планом). Контроль якості часто виконується департаментом з контролю за якістю або організаційною одиницею зі схожою назвою, але це не є обов'язковим.

Команда управління проектом повинна мати практичні знання в галузі статистичного контролю якості, особливо в моделюванні та ймовірності, для полегшення оцінки результатів контролю якості. Серед інших результатів члени команди повинні звернути особливу увагу на відмінність між:

• запобіганням (усуненням похибок з процесу) та інспекцією (усуненням похибок для споживача);

• моделюванням атрибутів (задовольняє результат чи ні) і моделюванням змінних (результат оцінюється за безперервною шкалою, яка вимірює ступінь відповідності);

• спеціальними (незвичайні події) та раптовими (відхилення від нормального процесу) випадками;

• допущенням (результат прийнятний, якщо він перебуває в діапазоні, заданому допущенням) і межами контролю (процес вважається під контролем, якщо його результати знаходяться в межах останнього).

9.4.1 Вхідні дані для контролю якості

1. Результати роботи. Результати роботи включають результати як процесу, так і продукту. Інформація про планові чи очікувані результати (з плану проекту) має бути доступною, як і інформація про фактичні результати.

2.План управління якістю.

3. Операційні визначення.

4. Контрольний перелік.

Рис. 31 Графік контролю виконання календарного плану

9.4.2 Методи та засоби для контролю якості

1. Інспекція. Інспекція включає такі дії, як вимірювання, перевірка, тестування, що застосовуються для визначення, чи задовольняють результати вимоги. Інспекція може здійснюватися на будь-якому рівні (наприклад, можуть бути проінспектовані результати всієї роботи або інспекції може піддатися кінцевий продукт проекту).

Інспекції ще називають перевірками, перевірками продукту, аудитами; в деяких прикладних сферах ці терміни можуть мати більш широке і дещо вужче застосування.

2. Графіки контролю. Графіки контролю - це графічне зображення результатів процесу у часі. Вони використовуються для визначення того, чи перебуває процес «під контролем» (наприклад, чи є відмінність у результатах, спричинених випадковими відхиленнями, або чи є непередбачені події, які мають бути ідентифіковані та скориговані?). Якщо процес контролюється, він не повинен змінюватися. Процес може змінюватися для того, щоб реалізувати удосконалення, але він не повинен змінюватися, коли перебуває під контролем. Графіки контролю можуть використовуватися для відстежування вихідних змінних будь-якого типу. Хоч графіки контролю найчастіше використовуються для відстежування дій, що повторюються (наприклад, відстежування виготовлення деталей на виробництві), але вони можуть також використовуватися для моніторингу вартісних і планових відхилень, обсягу і частоти змін змісту, похибок у проектній документації або в інших процесах проекту, для того щоб визначити, чи перебуває під контролем управління проектом. На рисунку 31 зображений графік контролю виконання проекту.

3. Діаграми Парето. Діаграма Парето - це діаграма, впорядкована по частоті (рангу) виникнення певної причини, яка відображає, скільки результатів отримано по типу чи категорії (рис. 32). Упорядкування по рангу використовується для здійснення коригуючих дій - команда проекту повинна здійснювати дії, спрямовані на фіксацію насамперед тих проблем, які спричиняють найбільшу кількість дефектів. Діаграми Парето концептуально співвідносяться із законом Парето, який свідчить, що відносно мала кількість випадковостей спричинює значну кількість проблем або дефектів.

4. Статистичне моделювання. Статистичне моделювання включає добір частини вибірки для інспекції (наприклад, вибір десяти інженерних креслень із 75). Відповідне моделювання може скорочувати витрати на контроль якості. Існує велика кількість літератури із статистичного моделювання; в деяких галузях застосування необхідно, щоб команда менеджерів проекту була обізнана з різними технологіями моделювання.

5. Графіки потоків. Графіки потоків використовуються при контролюванні якості як допомога в аналізі виникаючих проблем.

6. Аналіз тенденцій. Аналіз тенденцій включає використання математичних технологій для прогнозування майбутніх результатів, заснований на даних, отриманих раніше. Аналіз тенденцій часто використовується для відстежування:

• Технічних показників виконання - скільки похибок або дефектів було визначено і скільки з них залишилося невиправл еними.

• Вартісних і планових показників виконання - скільки робіт за період було завершено із значними відхиленнями.

Рис.32 Діаграма Парето

9.4.3 Результати контролю якості

1. Поліпшення якості.

2. Прийняття рішень. Елементи, піддані інспекції, мають бути або прийняті, або відхилені. Останні можуть зажадати переробки.

3. Переробка. Переробка - це дія, що застосовується для приведення дефектного або невідповідаючого стандартам елемента у відповідність з вимогами чи описами. Переробка, особливо непередбачена, часто є причиною перевитрат по проекту в більшості прикладних сфер. Команда проекту має докласти всіляких зусиль, щоб мінімізувати процеси переробки.

4. Контрольний перелік. Контрольний перелік у заповненому вигляді повинен стати частиною проектних записів.

5. Зміни процесу. Зміни процесу включають негайні коригуючі або запобіжні дії як результат контролю якості. У деяких випадках необхідно, щоб процес змін справлявся б відповідно до процедур загального контролю за змінами.

Тема 10. УПРАВЛІННЯ ТРУДОВИМИ РЕСУРСАМИ ПРОЕКТУ

10.1. Загальна характеристика управління трудовими ресурсами проекту

10.2. Організаційне планування

Дата добавления: 2014-01-07