Тестовий контроль. 1 Стилі мови поділяються на:

1 Стилі мови поділяються на:

а) усні стилі;

б) розмовні й книжні стилі;

в) писемні стилі;

2 Підстилем розмовного стилю є:

а) ораторський;

б) художній;

в) науковий.

3 Світський підстиль об'єднує ознаки розмовного стилю з:

а) елементами ділового й наукового стилів;

б) елементами ділового, наукового й публіцистичного стилів;

в) елементами підстилю усної народної творчості.

4 У мовній практиці виділяють такі книжні стилі:

а) офіційно-діловий, ораторський, публіцистичний, художній;

б) офіційно-діловий, світський, публіцистичний, художній;

в) офіційно-діловий, науковий, публіцистичний, художній, конфесійний.

5 Сфера використання публіцистичного стилю:

а) засоби масової інформації;

б) наукова література;

в) документація.

6 Найважливіші риси офіційно-ділового стилю:

а) точність, послідовність і лаконічність викладу;

б) образність, емоційність, індивідуальні авторські риси;

в) насиченість термінами, абстрактною лексикою.

7 Офіційно-діловий стиль поділяється на підстилі:

а) законодавчий, дипломатичний, юридичний, адміністративно-канцелярський;

б) законодавчий, дипломатичний, юридичний;

в) дипломатичний, юридичний, адміністративно-канцелярський.

8 Науковий стиль поділяється на підстилі:

а) власне науковий, науково-популярний, науково-навчальний;

б) науково-популярний, науково-навчальний;

в) власне науковий, науково-популярний.

9 Найважливіші особливості наукового стилю:

а) використання емоційної лексики;

б) насиченість термінами, абстрактною лексикою;

в) використання простих речень.

10 Стилями вашого майбутнього професійного спілкування є:

а) художній, розмовно-побутовий, офіційно-діловий;

б) офіційно-діловий, науковий;

в) офіційно-діловий, науковий, світський та ораторський підстилі розмовного стилю.

ТЕМА 5. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1 Документи, їх призначення і класифікація

2 Реквізити документа

3 Правила написання тексту документа

Мово моя материнська,

Квітни в душі й на устах.

Ти – мій рушник український,

Ти – моя доля, мій шлях.

Іван Чернецький

1 Документи, їх призначення і класифікація

Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку й має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції ). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

До загальних належать такі функції документів:

* інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

* соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

* комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

* культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Серед специфічних функцій документів найголовнішими є такі:

* управлінська (документ як засіб управління);

* правова (документ як засіб закріплення правових норм);

* історична (документ як джерело історичних відомостей).

Документи класифікують за різними ознаками:

1 За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи й т. ін.

2 За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), і особисті (їх створюють окремі особи й це не входить у коло їх службових обов’язків).

3 За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4 За призначенням виділяють такі основні комплекси документації:

організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

5 За напрямком розрізняють вхідні й вихідні документи.

6 За формою – типові й індивідуальні.

7 За ступенем гласності – звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

8 За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9 За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

- документи тимчасового зберігання (до 10 років);

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10 За технікою відтворення документи бувають рукописні та відтворені механічним способом.

2 Реквізити документа

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Основні реквізити документа:

1) Державний герб; емблема організації;

2) назва міністерства чи відомства;

3) назва підприємства (установи, фірми, організації);

4) поштова адреса, індекс, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти;

5) номер рахунка в банку;

6) назва виду документа;

7) дата (стандартні способи запису дати: 01.02.04 або 01 лютого 2004 р.);

8) індекс (вихідний номер документа);

9) місце складання чи видання;

10) гриф обмеження доступу;

11) адресат;

12) гриф затвердження;

13) резолюція;

14) заголовок до тексту;

15) текст;

16) позначка про наявність додатка;

17) підпис;

18) візи;

19) відбиток печатки;

20) позначка про виконавця;

21) позначка про виконання й направлення документа до справи;

22) позначка про перенесення даних на машинний носій;

23) позначка про надходження.

Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання й полегшує їх оброблення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр – це модель, зразок побудови документів певного виду.

Формуляр–зразок визначає робочу площу та береги (поля) документа. Відповідно до державних стандартів установлено такі розміри берегів документів: лівого – 20 мм; правого – не менше, ніж 8 мм; верхнього – не менше, ніж 10 мм; нижнього – не менше, ніж 8 мм.

Дата добавления: 2014-01-07