Подготовительный этап. Любой вид общения требует целенаправленной подготовительной работы

Любой вид общения требует целенаправленной подготовительной работы. При составлении делового письма обдумывается цель сообщения, уточняется личность адресат, подбирается нужный материал, определяется форма подачи сообщения.

1. Цель сообщения. Пишущий должен четко представлять себе, для чего он готовит деловое письмо, чего он хочет добиться. Без этого нечего браться за это дело. Пишущий должен определить, что он делает научное сообщение, выдвигает какую-то точку зрения или побуждает читающего к конкретным действиям. Следует дать совет: воздержитесь от написаний делового письма, если нечего сказать.

Иногда пишущие встречаются с трудностями в самом начале работы над письмом. Часто такие трудности преодолеваются после того, как пишущий спросит себя:

– О чем я пишу?

– Что мне хочется сказать адресату?

– Что я хочу, чтобы адресат сделал?

2. Читатель. Как известно, слово, а тем более фраза, имеют свой смысл и значение. В связи с этим каждый человек понимает написанное по-своему. Поэтому прежде, чем писать, надо прояснить сведения о читателе.

По заголовку читатель должен прогнозировать содержание текста. Этому помогает и аннотация.

Аннотация представляет собою краткое изложение текста. Она должна уместиться на каталожной карточке. Предназначение аннотации: ознакомить с содержанием текста занятого читателя, дать ему сведения о тексте без детальной работы над ним.

Деловое письмо (доклад о проделанной работе) начинается обычно введением. Это «лицо» письма (доклада). Здесь обосновываются актуальность и новизна изложения, дается краткий обзор материалов. Судя по опыту подготовки деловых писем нашими хозяйственными руководителями, введение часто пишут после того, как написана основная часть и выводы. Однако такая последовательность работы над текстом не желательна: страдает логика изложения. Написание введения при завершении работы оправдано при подготовке публицистических статей, когда пишущий меняет характер изложения, исходя из вдохновения.

Основная часть – это главный компонент письма (доклада). Он начинен фактами, идеями, рекомендациями. Как все они будут расставлены, зависит от их природы. Однако часто применяются наработанные и апробированные правила:

– проанализируй все собранные факты. Отбрось все приходящее, если есть необходимость;

– сгруппируй факты по выбранному основанию. Выбери подзаголовки для каждого раздела;

– напиши каждый заголовок на отдельном листе бумаги и составь к нему список кратких памяток;

– обдумай порядок изложения каждого раздела;

– наметь логику изложения. Исходи из принципа от известного к неизвестному;

– не вдавайся в детали. Не пытайся останавливаться на банальностях;

– используй графики, схемы, таблицы, фотографии и т.д.;

– старайся сделать текст удобочитаемым, для этого не бойся поработать над черновиками.

Выводы и рекомендации должны вытекать из содержания ос­новной части. Нередко эта часть делового письма (доклада) бывает плохо связанной с предыдущим содержанием.

* * *

Когда все приготовления завершены, приступают к написанию текста. Теперь нужна хорошая манера и умение превратить име­ющийся материал в удобочитаемый текст. У каждого есть свой опыт работы над письмом, и различные методы могут быть одинаково успешными. Строгое регламентирование манеры написания текста обычно дает мало, тем не менее существуют несколько правил, которые следует выполнять, и несколько ловушек, которые надо обходить.

Дата добавления: 2014-01-07