Редактирование и оформление

Стиль

Подбор слов

Люди обычно применяют один набор слов для ведения беседы, а другой, когда излагают свои мысли письменно. Это вполне объяснимо. В беседе слова дополняются тоном голоса, телодвижениями, мимикой и жестами. При чтении читатель лишается всей этой экспрессии. Таким образом, пишущий должен быть более аккуратным в выборе слов. Деловое письмо, вместе с тем, не приемлет витиевато литературного оформления текста: оно должно быть удобочитаемым, понятным, экспрессивным. Не вдаваясь в детали сложнейшей техники сочинительства, можно все же посоветовать менеджеру следовать четырем правилам подбора слов:

а) используйте больше глаголов активного залога;

б) подыскивайте конкретные, а не абстрактные имена сущест­вительные;

в) умеренно насыщайте текст наречиями;

г) подбирайте короткие слова.

Глагол. Это слово показывает действие. Кто-то делает что-то. Что-то сделано кем-то. В первом случае глагол употребляется в активном залоге, во втором - в пассивном. Глагол активного залога создает яркие, запоминающиеся ощущения. «Я подгото­вил доклад!» – изображена целая картина упорной работы человека над созданием сложного произведения. Однако, если мы прочитаем: «Доклад был подготовлен мною» - подчеркивается лишь субъект деятельности. Впечатляющей картины не ощущается. Кроме всего прочего, во втором случае увеличилось количес­тво слов, намного стало больше букв и звуков. А ведь нам известно: «Краткость – сестра таланта!»

Когда мы пишем, у нас возникает желание рассказать читате­лю о каких-то событиях или предметах на понятном ему языке. Мы стараемся не только подбирать нужные слова, но и объеди­нять их в предложения. Кроме того, мы соединяем эти предложения в группы, получая логически связанные синтаксические единства.

Грамматическое предложение – это группа слов, выражающее законченную мысль. Оно бывает коротким, длинным и очень длинным. Человек, не умудренный опытом делового письма, имеет тягу к длиннотам, чем вызывает неудовольствие читателя. Сегодня, популярная пресса, читаемая всеми, независимо от возраста и уровня развития, компонует предложения из 12-14 слов. Тексты по экономическим вопросам, а также по проблемам управления колеблются в пределах цифры 18. Эмпирически установлено, что когда человек сталкивается с фразой, превышающей 20 слов, у него порождается тенденция вернуться назад и перечитать фразу еще раз. Здесь следует подчеркнуть, что цифры 18-20 слов являются средними. В тексте могут быть фразы и в 30 слов. Стремление к одинаковым по длине фразам вызывает у читателя досаду и порождает явление стаккато (монотонные отрывистые всплески физиологических реакций голосового аппарата).

Далее. Предложения бывают простыми и сложными. Люди склонны лучше воспринимать простые. Однако текст нельзя лишать и сложных предложений. При этом пишущий должен помнить, что в предложении должна быть заключена только одна мысль. Читающему тогда будет легче воспринять написанное. Во всех случаях целесообразно придерживаться следующих требований:

– в одну фразу нельзя втискивать слишком много информации;

– вся информация в тексте должна быть объединена на каком-то общем основании;

– фразы должны быть компактными («не растекайся по дре­ву»);

– при компоновке фраз придерживайся цифры 18;

– необходимо одушевлять даже самую сухую информацию.

Последнее правило следует подчеркнуть особо. Ведь многие хозяйственные руководители искренне считают, что деловой документ не должен «дышать эмоциями». Утверждают, что деловое письмо – это не трактат на литературную тему, или даже не публицистическая статья. Эти люди во многом заблуждаются. Деловое письмо (доклад, инструкция, информационное сообщение и т.д.), если оно подготовлено с учетом хотя бы элементарных правил стилистики будет восприниматься читателем без отторжения.

Пишущий должен стремиться отразить в деловом письме человеческие натуры, показать отношение людей к реалиям дня. Здесь много способов и приемов. Скажем «Я» или «Мы» воспринимается теплее, чем фирма, компания, завод и т.д. В Японии, правда, все наоборот. Если кто-нибудь спрашивает японского работника, кем тот работает, последний отвечает: «На Тоста», «На Хонда», «На Сони» и т.д. Для японца компания – его второй дом, и не только дом, но и «малая родина». В остальном бренном мире имя собственное представляет самую значительную социальную ценность человека.

Анализ текста. Имеются различные методы количественной и качественной оценки текста делового письма. Однако почти все они рассчитаны на специалистов, с ними трудно работать. Ниже дается простой подход к решению этой задачи:

1. После завершения письма, прочитайте внимательно весь текст. Сформулируйте (словами) общее впечатление о документе (докладе, сообщении).

2. Определить среднее количество слов в предложении (если эта цифра близка к 18 – все нормально).

3. Подсчитайте общее количество глаголов. В тексте должны преобладать глаголы активного (действительного) залога.

4. Определите общее количество имен существительных. Определите число абстрактных и конкретных. Вторых должно быть не менее 60%.

5. Короткие слова должны преобладать над длинными.

6. После просмотра провести тщательную редакцию текста, обратив внимание на грамматику, правописание, пунктуацию, подбор слов, стиль.

7. Сверить цифровой материал, проверить таблицы, сноски, цитаты.

Оформление. Внешний вид делового письма (доклада) создает у читающего первое впечатление. Здесь нужно обратить внимание на такие детали:

– наличие полей справа, слева, сверху, снизу;

– выделение абзацев в тексте;

– четкий и понятный заголовок;

– хорошее качество печати;

– список литературы (если это информационное сообщение).

Памятка: 1. Побудить людей к деятельности можно только с помощью слова – устного и письменного. Письменное слово – мощное средство коммуникации.

2. Коммуникация в бизнесе должна быть достоверной, краткой, четкой.

3. Хорошо писать очень трудно. Надо практиковаться. Быть готовым к критике.

4. Нельзя писать абстрактному адресату. Надо представлять человека, которому пишешь.

5. Пиши естественно. Избегай абстракций.

6. Используй опыт своего адресата. Приводи примеры из его практики.

7. Старайся не отправлять деловое письмо немедленно. К нему нужно возвратиться через день-другой.

8. Пиши так, чтобы полнее выразить свои мысли. Не стремись к тому, чтобы произвести впечатление.

Дата добавления: 2014-01-07