Первичные учетные документы

Лекция 6. ДОКУМЕНТАЦИЯ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

План лекции

6.1. Первичные учетные документы.

6.2. Организация документооборота.

6.3. Номенклатура дел.

6.4. Хранение документов.

6.5. Исправление ошибок в первичных документах.

Вопросы для самоконтроля.

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация. Документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ - это письменное свидетельство совершен­ной хозяйственной операции, придающее юридическую силу дан­ным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую силу, т.е. со­держать ряд обязательных реквизитов (показателей):

- наименование документа;

- дата;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание операции;

- количественные и стоимостные измерители;

- фамилия и должность лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;

- личные подписи этих лиц и их расшифровки;

- печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) -также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал доку­мент, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установлен­ные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

- первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и рас­ходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);

- учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, глав­ная книга, товарные отчеты и т. д.);

- отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первич­ных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной ин­формации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необхо­димыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на:организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных реги­страх;

- оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Сущест­вует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платеж­ные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержа­щиеся в них, заносятся в учетные регистры;

- документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

- комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

По способу отражения операций документы подраз­деляются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновре­менно совершаемых операций. После оформления разо­вый документ поступает в бухгалтерию и служит осно­вой для отражения в бухгалтерском учете. Например, при­ходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для от­ражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце перио­да подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопитель­ным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутрен­ними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассо­вые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов дан­ного предприятия, поступают в оформленном виде. На­пример, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транс­портные накладные и др.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основынх средств и т.д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бух­галтерского оформления. В нем дается полная характе­ристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприя­тием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправ­дательных документов.

По порядку заполнения документы можно классифи­цировать на составленные вручную и при помощи вы­числительной техники.

Документы, составленные руч­ным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислитель­ной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действу­ющему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противореча­щим законодательству и установленному порядку при­ема, хранения и расходования денежных средств, товар­но-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалте­рию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организа­ции о незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменно­го распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и рас­ходным кассовым ордерам, подлежат обязательному га­шению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Про­верка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует со­вершению операции. Предварительный контроль осуще­ствляет бухгалтерия при составлении документов.Онважен и потому, что большинство документов составля­ют материально ответственные лица, а не работники бух­галтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для офор­мления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифрычеткопроставлены, содержание операции и все реквизиты от­ражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую про­верку, которая сводится к проверке правильности ариф­метических вычислений и подсчетов, таксировки доку­ментов. Таксировка выполняется путем умножения ко­личества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, пра­вильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении сче­тов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Основными направлениями совершенствования доку­ментации являются унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к уче­ту, если они составлены по форме, содержащейся в аль­боме унифицированных форм первичной учетной доку­ментации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности органи­заций, систематизирует учет, исключает из оборота ус­таревшие и произвольные формы, способствует рацио­нальной организации учета.

Унифицированные документы -это типовые доку­менты, утвержденные в установленном порядке и пред­назначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и раз­личными отраслевыми особенностями.

Правительство РФ Постановлением от 8.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных вер­сий, а также обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях не­зависимо от форм собственности, осуществляющих хо­зяйственную деятельность на территории РФ, унифици­рованных форм первичной учетной документации. Ука­занный порядок был утвержден Постановлением Госком­стата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а/ 27-н.

В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, ут­вержденным Госкомстатом по согласованию с Минфи­ном России и другими федеральными органами испол­нительной власти.

Введение унифицированных форм пер­вичной учетной документации в организациях на терри­тории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено со­ответствующим организационно-распорядительным до­кументом организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации рас­пространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на терри­тории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной до­кументации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизи­тов из унифицированных форм не допускается. Вноси­мые изменения должны быть оформлены соответствую­щим организационно-распорядительным документом организации.

Стандартизация - установление одина­ковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Дата добавления: 2014-01-07