Номенклатура дел

Организация документооборота.

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется докумен­тооборотом. Понятие документооборота включает в себя состав­ление графика прохождения документов, контроль за правиль­ностью оформления документов и соответствующим отражени­ем операции по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота позволяет улучшить контроль со сто­роны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональ­ной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается со­ответствующая выписка и определяется ответственность за не­выполнение требований документооборота.

До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила их оформления и сро­ки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с на­рушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских запи­сей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформ­ления первичных учетных документов и отражения на их осно­вании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составле­ния бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгал­терского учета.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного

подразделению номера и внутреннего номера;

наименование дела (заголовок);

количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

срок хранения;

примечание (может указываться, на основании какого из перечней

устанавливается срок хранения документов).

Дата добавления: 2014-01-07