Документы по личному составу

Распорядительные документы

Справочно-информационные документы

ДОКУМЕНТЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ, ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.

-1-

К справочно-информационным документам относятся протокол, акт, доверенность, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, справка, расписка, письма, телеграмма, телефонограмма.

Протокол является документом, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части после заголовка, даты и места проведения мероприя­тия указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, перечисляют фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, приводят повестку дня.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пункта­ми повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУ­ПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишут прописными бук­вами, после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указыва­ют инициалы и фамилию докладчика. Основное содержание докладов и вы­ступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; поста­новление (решение) печатается полностью.

С точки зрения полноты освещения излагаемого в протоколе материала они делятся на полные, краткие и сокращенные.

Полный протокол отражает все рассматриваемые вопросы в сте­нографической записи в порядке их обсуждения и принятия решения.

Протокол краткой формы составляется при наличии стено­граммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоко­лу. Кратко анализируются также оперативные совещания.

В сокращенной форме протокола кратко излагается суть основных докладов и выступлений.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секре­тарем, а нумеруются протоколы порядковым номером в пределах календар­ного года.

На основании протокола можно получить самостоятельный документ «Выписку из протокола». В выписке записывают ввод­ную часть протокола, включая повестку дня, а затем приводят дословную запись основной части рассматриваемого вопроса.

Акт представляет собой документ, составленный груп­пой лиц, подтверждающий установленные ими факты (акты инвентариза­ции, несчастных случаев, приема-передачи имущества или дел, списания материальных ценностей и др.).

Основанием для составления акта могут быть необходимость констата­ции определенного факта, распорядительный документ вышестоящего орга­на или руководителя организации.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывают основание составления акта, перечисляется состав комиссии персонально с указанием должности. В констатирующей части акта указываются установленные факты, делаются выводы, даются рекомендации. В конце текста перед ссылкой на приложение даются сведе­ния о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразде­ления они направлены. Акт подписывают председатель и члены комиссии, причем указывают их временные обязанности (председатель комиссии, зам. председателя комиссии, члены комиссии), а не должность (начальник ПТО, ОТИЗ и т. д.).

Доверенность является документом, который организация выдает долж­ностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных цен­ностей или на совершение каких-либо действий (представлять интересы, распоряжаться имуществом и т. д.). В зависимости от того, кем оформляются полномочия (предприятием или частным лицом), доверенности подразделя­ют на официальные и личные.

Докладная записка является документом информационного характера, адресуемым вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя. Текст докладной записки состоит из двух час­тей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившиеся основанием для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения.

Служебная записка является документом, аналогичным докладной за­писке, но направленным одним должностным лицом другому внутри орга­низации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требую­щей оперативного разрешения.

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором ра­ботник организации объясняет причины невыполнения какого-либо право­вого акта или нормативного документа. От этого вида объяснительных за­писок следует отличать объяснительные записки, которые прилагают к не­которым документам (отчеты, акты, сметы и т.п.) с целью дать пояснения каким-либо фактам, цифрам в указанных документах.

Справки являются документами, содержащими описание, подтвержде­ние тех или иных фактов и событий. Различают справки служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка с места работы, о заработной плате и др.).

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, де­литься на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Текст личной справки начинается с указания (в именительном паде­же) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. За­канчивается текст указанием организации, куда предъявляется справка. Она подготавливается на трафаретных бланках, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если по финансовым вопросам) или начальником отдела кадров (если по кадровым вопросам), заверяется гербо­вой печатью.

Расписка относится к разряду личных справок и удо­стоверяет какой-либо юридический факт.

Письма представляют обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебное письмо выражает не личные интересы, а интересы организации, т. е. юридического лица, и, как правило, посвящается одному вопросу. Его оформляют на спе­циальных бланках для писем (форматы А4, А5).

По содержанию и назначению письма бывают:

инструкционные, исходящие из государственных или местных органов власти и управления и содержащие, как правило, рекомендации, указа­ния, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.;

гарантийные - о гарантиях оплаты, сроках поставки или качества продукции;

• информационные, содержащие сообщения, просьбы, напоминания;

•рекламные, содержащие рекламу, сообщения о ценах на предлагаемые товары и услуги;

коммерческие, представляющие собой обращение покупателей к продав­цам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения на поставку товара, ответы продавцов;

рекламационные (претензионные), требующие возмещения убытков, на­несенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом);

кредитные, использующиеся при заключении контрактов с иностранны­ми партнерами. В них продавец просит предоставить гарантийное пись­мо от банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гаран­тиями банка оплаты покупателем товаров или услуг;

письма-запросы, содержащие просьбу разъяснить какой-либо факт или действие и побуждают фирму-контрагента (или государственную орга­низацию) дать ответное письмо;

сопроводительные, включающие пояснения к высылаемому основному документу (плану мероприятий, программе действий и т. п.).

Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства, заключения.

Во введении излагают причины и непосредственный повод, явив­шийся основанием для составления письма; в доказательствах — ис­торию вопроса, приводят доводы, факты, цифровые данные и другие мате­риалы; в заключении — основную мысль-просьбу, предложение, согла­сие, отказ и т. д.

Тон письма должен быть корректным, деловым и уважительным. Его желательно начинать со слов обращения: «Уважаемый (многоуважаемый) Иван Николаевич!», «Уважаемые господа!».

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. В конце письма также желательно выразить слова благодарности адресату за рассмотрение сути излагаемого вопроса и надежду на положительное решение вопроса.

Подготовленные варианты письма согласовываются с соответствующи­ми должностными лицами, и если у них имеются замечания по тексту, то они учитываются в окончательном варианте, который печатают в двух экземплярах. На втором экземпляре письма, остающемся в деле от­правителя, ставят визы должностные лица, имеющие отношение к сути из­лагаемого вопроса, а фамилия основного исполнителя и номер его телефона ставятся на лицевой стороне письма. После этого письмо представляется на подпись. Следует знать, что все письма, в которых содержатся финансовые вопросы, должен подписывать главный бухгалтер, а письма, дающие какие-либо гарантии и имеющие юридические и финансовые последствия, заверя­ют печатью организации. Одно из главных требований к письму - крат­кость. Оптимальный размер письма - одна-полторы страницы формата А4. В деловом письме следует избегать многосложных, непонятных слов и вы­ражений. В нем не должно быть лишних прилагательных, наречий.

Телеграмма - документальное сообщение, переданное по телеграфу. По видам различают телеграммы внутренние (в преде­лах страны) и международные. Внутренние могут быть междуго­родними и местными (в пределах одного и того же населенного пункта). Они могут быть входящими и исходящими. Основные реквизиты телеграм­мы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляют­ся телеграфом); регистрационный номер и отметка (гриф) об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициа­тивного) документа; текст, подпись.

После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес от­правителя телеграммы, номер телетайпа, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи, в некоторых случаях - печать.

Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов, местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и ис­правлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавыч­ки (квч), скобки (скб), номер (нр) и т. п.

Телефонограмма является официальным сообщением, переданным по телефону, и используется для передачи, приема и записи оперативной информации. Обязательными реквизитами её являются: наиме­нование учреждений (организаций, предприятий) адресата и адресанта; рек­визиты «от кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии и инициалов должностных лиц; номера, даты и время передачи и приема телефонограм­мы; должности, фамилии и инициалов передавшего и принявшего телефоно­грамму; номер телефона; текста подписи.

-2-

К распорядительным документам относятся приказ, решение, распоряжение, постановление, указание.

Приказ издается руководителем организации, действующим на основе еди­ноначалия, для решения задач, стоящих перед организацией, и является формой доведения до исполнителей наиболее важных решений.

Приказы в зависимости от содержания делятся на две подгруппы:

по основной деятельности;

по личному составу.

Последние в свою очередь могут тоже подразделяться на две группы:

1) о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, премировании сотрудников;

2) о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках. Текст приказа состоит из двух частей: констати­рующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа. Она начинается со слов «В связи...», «В целях...», «На основании...» и т. д.

В распорядительной части излагаются в повелительной форме что, ко­му, когда и как необходимо выполнить для решения возникшей проблемы или поставленной задачи и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. Последний пункт рас­порядительной части обязательно формулируется так: «Контроль за испол­нением приказа возложить на...». Перед текстом приказа пишут заголовок, кратко и точно отражающий содержание и отвечающий на вопрос «о чем?». Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется с помощью отглагольных существительных: Например, «О создании комиссии».

Составитель приказа согласовывает пункты приказа со всеми должност­ными лицами, упоминаемыми в нем, и после их виз представляет руководи­телю на подпись и ставится на контроль (гриф согласования проставляется на первом экземпляре).

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. Секретарь организации после издания приказа ознакамливает сотрудников, упомянутых в приказе, с его содержа­нием. На нижнем поле документа или на обороте сотрудник пишет «Озна­комлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подпи­санный приказ копируется и раздается исполнителям для работы.

На основании приказа может быть получен самостоятельный документ «Выписка из приказа», который представляет собой копию какой-либо его части. Выписка из приказа заверяется как копия документа.

Распоряжение издается руководителями разного уровня для решения оперативных вопросов и доводится до исполнителей под роспись. Оно, как и приказ, имеет констатирующую и распорядительную час­ти, только в распорядительной части используется слово ПРЕДЛАГАЮ, а не ПРИКАЗЫВАЮ, как в приказе.

Указание является также правовым актом, издаваемым преимуществен­но по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов конкретной организации.

Составляют и оформляют указание подобно приказу по основной дея­тельности и распоряжению. Ключевыми словами при этом являются либо ПРЕДЛАГАЮ, либо ОБЯЗЫВАЮ.

Постановление является правовым актом и принимается высшими цен­тральными органами коллегиального управления в целях разрешения наи­более важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления норм и правил поведения.

Решение также является правовым актом, применяемым местными орга­нами власти в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями оформляют также ре­зультаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий мини­стерств и ведомств, научных советов, советов директоров предприятий и т. п. Составляют и оформляют последние два вида распорядительных документов аналогично приказам по общим вопросам, ключевыми словами распоряди­тельной части являются соответственно ПОСТАНОВИЛИ и РЕШИЛИ.

-3-

Совокупность документов, в которых зафиксирова­ны этапы трудовой деятельности сотрудников, называ­ется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

К документам по личному составу относятся: заявления; трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работником; приказы поличному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); трудовые книжки; личные дела или карточки формы Т-2; лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составуявляются наиболее важными и требу­ют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обес­печении сохранности на протяжении длительного срока.

При приеме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:

1) заявление о приеме на работу;

2) трудовой договор (контракт) с работником;

3) приказ о приеме;

4) запись в трудовой книжке;

5) личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

6) лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой договор (контракт). После подписания договора (контракта) издается приказ о приеме сотрудника на работу.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

1) заявление работника об увольнении;

2) приказ об увольнении;

3) запись в трудовой книжке;

4) запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) рядок оформления документов следующий:

1) приказ по личному составу о переводе на другую должность;

2) запись в трудовой книжке;

3) запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

4) запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается со­ответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Ко­пии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствую­щее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Трудовой договор (контракт) фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать:

место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес);

конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, ко­торую должен выполнить работник;

дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;

размер оплаты труда;

обязанности организации по обеспечению охраны труда.

Договорная (контрактная) форма найма, организации и оплаты труда распространяется на некоторые категории рабо­тающих: постоянные работники; временные работники; работающие на основном месте работы; работающие по совместительству.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирую­щие обязанности сторон. В нем могут устанавливаться по согласованию сторон и такие условия, как:

основание увольнения работника;

дисциплинарные взыскания;

введение для работников полной материальной ответственности, кроме; случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом Республики Беларусь (ТК РБ).

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется оттиском печати и хранится у сторон.

При заключении трудового договора (контракта) не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

1) основания увольнения работника;

2) дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

3) введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных ТК.

Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников организации (предприятия).

Приказами поличному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятель­ную нумерацию с добавлением индекса «л/с».

Текст приказа делится на кон­статирующую и распорядительную части. В констатирующей части указы­ваются причины его издания. По усмотрению руководителя констатирующая часть при­каза может не указываться.

Распорядительная часть начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от гра­ницы левого поля. После них, в следующей строке, указывают фамилию ра­ботника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольне­ния, назначения или перевода, в случае увольнения - статью ТК РБ, а при приеме на работу - должностной оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности кото­рого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку и хранятся 75 лет.

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы во работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т. п., срок хранения которых не превышает 3 лет, они имеют индекс (№ 1-к, № 2-к,...) и формируются в самостоятельные разделы.

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организа­циях, независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и спе­циальный стаж работы. Прием на работу без трудовой книжки не допускает­ся. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглаше­нию, договору подряда трудовая книжка не предъявляется. На работника, по­ступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую запол­няют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

В трудовую книжку вносят сведения:

о работнике (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, про­фессия, специальность);

работе (прием, перемещение, увольнение);

награждениях и поощрениях;

об открытиях, изобретениях, рационализаторских предложениях;

о назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записывают. Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании соответствующих документов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования, и производят их не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. С ка­ждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить его владельца.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работни­ков, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

заявление о приеме на работу;

анкета или личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвое­нии ученых степеней и званий;

копии документов об утверждении в должности;

характеристики или рекомендательные письма;

трудовой контракт (договор);

копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров;

и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Все эти и другие документы подшиваются в папки в хронологическом порядке их поступления. Личные дела уволенных работников должны пере­даваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Внутренняя опись документов, имеющихся в лич­ном деле. Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Лис­ты личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее состави­телем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Заявление о приеме на работу подают граждане, же­лающие работать в данной конкретной организации. В нем излагается просьба о зачислении в организацию, указывается профессия, квалифика­ция, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляют в произвольной форме на листе бумаги формата А4, и для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление; обычно, это первое лицо в организации или его заместитель); заявитель; место про­живания заявителя; наименование вида документа (заявления); текст; под­пись заявителя; дата составления. В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также такие выражения, как «весьма убедительно», «прошу не отказать» и т. п.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознаком­ления с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на другую должность и заявление об увольне­нии оформляется в том же стиле, что и заявление о приеме на работу, но в реквизите «адресат» заявитель указывает только занимаемую им должность, домашний адрес указывать не следует, а также появляется название структурного подразделения.

Личный листок по учету кадров (Т 2) содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой дея­тельности, семейном положении и др. Он заполняется от руки самим работ­ником при поступлении на работу, и при его заполнении используются сле­дующие документы:

паспорт;

трудовая книжка;

военный билет;

документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетель­ство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о при­суждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

документы об имеющихся изобретениях.

В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведе­ния о работе берут из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используют следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец (вдова)», «холост» («не заму­жем»), после чего перечисляют всех членов семьи с указанием степени род­ства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», «дочь»). При этом указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах делаются на основании приказов организации. В конце каждой записи раздела «Назначения и пере­мещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инва­лидности и т. п. Личную карточку заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

Автобиография не имеет типовой формы и составляется автором само­стоятельно в произвольной повествовательной форме на листе бумаги фор­мата А4 от первого лица в хронологической последовательности. В ней обычно указывают такие реквизиты, как: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее ме­сто работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной ра­боте; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

Характеристика является официальным документом, выдаваемым ад­министрацией организации своему сотруднику. В ней приводится отзыв о служебной и общественной работе, дается оценка деловых и моральных ка­честв сотрудника.

В тексте характеристики можно выделить следующие составные части:

анкетные данные (имя, отчество и фамилия, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование);

данные о трудовой деятельности (специальность и основные периоды);

собственно характеристика, в которой дается оценка деловых и мо­рально-психологических качеств: отношение к работе; повышение про­фессионального уровня; участие в общественной жизни; поведение в бы­ту; отношение с коллегами по работе; сведения о наградах и поощрени­ях;

заключительная часть, в которой указывают назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Харак­теристику подписывает, как правило, руководитель организации. Подписи за­веряют оттиском печати.

Копии документов об образовании и утверждении в должности. При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.).

В случае, если при приеме на работу или при ут­верждении в должности представлялись характеристи­ки или рекомендательные письма, они также подши­ваются в личное дело работника.

Дополнение к личному листку по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Он включает фамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Дата добавления: 2014-01-07