Васильев 32-45-78

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, опреде­ляемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне­го листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его теле­фона, например:

или

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата­ния, например:

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

МЛ 2 01.04.2004

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его испол­нении, или при отсутствии такового документа, краткие сведе­ния об исполнении; помету В дело; номер дела, в котором бу­дет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.07.99 № 124

В дело №0115

Личная подпись

01.07.2004

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его Обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый но­мер, дата поступления документа в организацию. При необхо­димости — часы и минуты.

Идентификатором электронной копии документа являет­ся отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование фай­ла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.¹

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако доволь­но часто используется составителями деловых писем. В дос­ловном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:

1. Если есть необходимость довести до сведения адресата ин­формацию, по каким-либо причинам не вошедшую в ос­новной текст. 2. Если информация в основном тексте претерпела существен­ные

изменения, искажающие реальное восприятие и оцен­ку ситуации

(либо поступила новая информация).

Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или Р. s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под­писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

1. Постскриптум

К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре­титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо­вание в Санкт-Петербург.

С уважением (Подпись)

2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что получил.

28 марта 2004 г. 18°° (Подпись)

Оформление и расположение реквизитов документов в соответствии с требованиями государственного стандарта не только придает официальный статус деловой бумаге, но и является обязательным условием культуры письменного делового общения, показателем профессиональной компетентности составителя документа. Стандартизация оформления документов упрощают процедуру их обработки, облегчает восприятие служебной информации, по­ступающей по каналам письменной связи. Однако следует учитывать, что существующие в современном письменном деловом общении группы документов различаются с точки зрения состава и оформления реквизитов, это обусловлено их функциями, а также сложившимися традициями.

Литература:

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформле­нию документов». -М.: ПИК Издательство стандартов, 2003

2. ГОСТ Р51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М, 1988

3. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для ВУЗов/Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др. Под редакцией Т.В. Кузнецовой – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001

4. Кудряев В.А. Организация работы с документами. М.: изд-во «ИНФРА-М», 2003.

5. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи. Изд. 29-е. - Ростов н/Д: Феникс, 2010.

Дата добавления: 2014-01-07