Австралия

В сентябре 2012 г. на сайте Архивов Франции были опубликованы результаты исследования представленных на рынке оптических дисков с точки зрения из использования для архивного хранения электронных данных. Исследования проводились Национальной лабораторией метрологии и испытаний. На основе проведенных испытаний были выработаны рекомендации по выбору типов дисков, а также записывающих устройств.

В октябре 2010 г. было опубликовано и выложено в открытом доступе разработанное в ИСО руководство «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов: С чего начать?» Оно представляет собой своеобразное «руководство для начинающих» по обеспечению долговременной сохранности электронных документов. Редактировал данный документ известный британский специалист в этой области Алан Шипман (Alan Shipman).

В апреле 2011 г. была официально опубликована последняя часть данного стандарта – ISO 16175-2:2011 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде. Часть 2: Руководство и функциональные требования к системам управления электронными документами» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems).

В январе 2012 г. был опубликован стандарт ISO 14641-1 «Управление электронными документами – Проектирование и эксплуатация информационных систем для обеспечения сохранности электронных документов. Часть 1: Спецификации» (Electronic archiving - Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation). Стандарт является адаптацией авторитетного французского стандарта NF Z 42-013, регламентирующего порядок хранения электронных документов на носителях однократной записи.

Первая часть стандарта ISO 14641 должна обеспечить для организаций концептуальную основу. В ней описываются методы и способы, которые следует использовать при внедрении электронных информационных систем для управления документами и их хранения. В сочетании с соответствующими политиками организации по управлению документами, она описывает критерии, используемые при проектировании систем, и требования к этим системам. Эти требования рассчитаны на обеспечение того, чтобы все управляемые информационной системой документы, захватывались ею, хранились, извлекались и открывались на доступ таким образом, который бы гарантировал их целостность и аутентичность в течение всего срока хранения.

Стандарт предусматривает возможность использования трех видов носителей информации: физических и логических устройств однократной записи (WORM), и перезаписываемых носителей. Целостность документов на физических и логических WORM-носителях обеспечивается за счет их физических и конструктивных особенностей. На использовании перезаписываемых носителей, целостность может обеспечиваться при помощи криптографических средств. В частности, могут использоваться контрольные суммы, хэши (дайджесты), отметки времени и электронные цифровые подписи. Во всех случаях требуется соблюдение установленных процедур.

Стандарт подразумевает использование только таких систем, что способны исключить возможность модификации или замены введенных в них документов. К прочим системам, в которых пользователи могут изменять хранящиеся в них материалы, стандарт неприменим.

Стандарт применим в отношении электронных документов:

• полученных в результате сканирования оригинальных бумажных документов или микроформ,
• полученных в результате конверсии аналогового аудио- или видеоконтента,
• изначально созданных в электронном виде каким-либо программным приложением,
• поступивших из других источников, создающих электронный контент, включая двух- и трехмерные карты и чертежи, цифровые аудио- и видеозаписи, цифровые графические медицинские документы (рентгеновские снимки, томограммы) и т.д.

Стандарт предназначен для:

• Организаций, стремящихся внедрить информационные системы, обеспечивающие:
• Хранение электронных документов, созданных путем сканирования, в условиях, обеспечивающих их сохранность и точное соответствие оригиналу,
• Хранение изначально электронных документы в условиях, обеспечивающих целостность информации и читаемость документов;
• Возможность аудита всех операций, связанных с электронными документами.
• Организаций-поставщиков ИТ-услуг и программного обеспечения, стремящихся разработать системы, обеспечивающие целостность и аутентичность сохраняемых в них документов;
• Организаций, оказывающих своим клиентам услуги по хранению документов.

Обязательно следует иметь в виду, что, несмотря на достаточно качественный перевод, терминология стандарта во многом осталась французская, и это может серьёзно запутать тех, что читает документ на английском языке. Так, в стандарте под «архивами» и «архивными документами» следует понимать вовсе не архивные документы, как может показаться при буквальном прочтении текста, а практические все документы, постоянно или временно хранимые организацией – включая документы, активно используемые деловыми подразделениями.

В феврале 2012 года был опубликован стандарт ISO 16363:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве – Аудит и сертификация доверенных электронных хранилищ» (Space data and information transfer systems - Audit and certification of trustworthy digital repositories), объёмом 70 страниц. Данный стандарт описывает рекомендуемую практику оценки возможности доверять электронным хранилищам, и применим в отношении широкого круга электронных хранилищ. Стандарт ISO 16363:2012 может использоваться как основа для проведения сертификации.

В июне 2012 г. был опубликован международный стандарт ISO 13008 «Информация и документация - Процесс конверсии и миграции электронных документов» (Information and documentation — Digital records conversion and migration process). Данный стандарт был подготовлен на основе 50-страничного американского национального стандарта ANSI/ARMA 16-2007 «Процесс конверсии электронных документов: Планирование программы, требования, процедуры» (The Digital Records Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures), который был разработан ассоциацией специалистов в области управления документами ARMA International и в марте 2007 года был утвержден Американским национальным институтом стандартов (ANSI).

Содержащиеся в данном стандарте указания и рекомендации помогают понять делопроизводческие требования, организационную и бизнес-концепции осуществления процессов конверсии и миграции, вопросы планирования использования технологий и контроля / мониторинга этого процесса. В нём описаны этапы, компоненты и конкретные методики конверсии документов из одного формата в другой, и миграции документов с одного оборудования или программной конфигурации в другую, - охватывая такие темы, как workflow, тестирование, контроль версий и контроля качества (validation). Стандарт специфицирует вопросы планирования, требования и процедуры конверсии и/или миграции электронных документов (включающих электронные объекты плюс метаданные), с тем, чтобы сохранить аутентичность, надёжность, целостность и возможность использования таких документов в качестве свидетельств деловых транзакций.

Среди зарубежных практических разработок следует также отметить следующие:

· В Германии используется Техническое Руководство BSI TR-03125 «Доверенное долговременное хранение» (BSI Technische Richtlinie 03125: Vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung), версия 1.0 от 31.07.2009 года. В нем отмечается, что не только государственная администрация, но и коммерческие компании сталкиваются с проблемой обеспечения долговременной читаемости, доступности, целостности и аутентичности порождаемых, обрабатываемых и хранимых во всё больших объёмах электронных документов и данных. Необходимо принимать во внимание не только требования по информационной безопасности и защите данных, но и продолжающиеся инновации в технологиях. Техническое Руководство BSI TR-03125 представляет собой руководство, описывающее, как электронным образом подписывать данные документы, подлежащие длительному хранению – так, чтобы при хранении сохранялась юридическая сила доказательств. Оно также включает рекомендации по вопросам технической политики, тем более, что сейчас почти во всех организациях государственного и частного секторов возрастает необходимость обеспечить сохранение доказательной силы криптографически подписанных документов.

Дата добавления: 2014-01-07