Зарубежные и отечественные стандарты в области хранения электронных документов

Говоря о международных стандартах ИСО, посвященных проблемам долговременного хранения электронных документов следует уточнить, что речь идет не о привычных для нас стандартах, а о стандартах сферы ИТ-технологий. Эти стандарты разрабатываются специализированными техническими комитетами ИСО (например, ИСО/ТК 171 «Прикладные системы создания и хранения документов») совместно с Международной электротехнической комиссией (МЭК). Большая часть этих документов не являются Стандартами в прямом смысле этого слова, а представляют собой Технический отчет, который создается и используется на международном уровне как пример решения той или иной проблемы. Вместе с тем, в разработке этих стандартов или технических отчетов (более низкого по статусу документа) в ИСО всегда принимают участие специалисты профильной сферы – сферы управления документацией, благодаря чему уровень проработки этих документов всегда высок.

Международный стандарт ISO 19005-1: 2005 Document management – Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) - (ИСО 19005 – 1: 2005 «Управление документацией. Формат файла электронного документа для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование формата PDF 1.4(PDF/A-1) был совместно разработан ИСО и МЭК с целью описания принципов и методов использования формата PDF1 для долговременного хранения документов, как в организациях, так и в архивах (включая государственные). Значение стандарта состоит в том, что коммерческие и государственные организации, библиотеки, архивы, другие учреждения и физические лица во всем мире используют формат PDF для представления важной информации в неизменном виде. Большая часть такой информации должна храниться в течение длительного периода времени; некоторая доля информации должна храниться постоянно. Эти PDF файлы должны использоваться и быть доступными многим поколениям технологий. Будущее использование и доступ к этим объектам зависит от поддержки «как их внешнего вида» (физической сохранности), так и «свойств более высокого уровня» (сохранности и неизменности содержания и контента), а также разнообразных административных, сохраняющих и описательных метаданных.

Первоначальной целью данного стандарта являлось определение формата файла, основанного на PDF, известного как PDF/A, который обеспечивает механизм для представления электронных документов таким способом, который позволяет сохранить их визуальное изображение с течением времени, независимо от средств и систем, используемых для создания, хранения или предоставления файлов. Вторичной целью этого стандарта является обеспечение структуры для документирования контекста и истории электронных документов в метаданные в рамках соответствующих файлов. И, наконец, последняя цель - это определение формы для представления логической структуры и другой семантической информации об электронных документах в пределах соответствующих файлов. Эти цели можно достичь с помощью идентификации набора компонентов формата PDF, которые используются, и ограничений на форму их использования в рамках соответствующих файлов PDF/A.

Следует помнить, что сам по себе формат PDF/A не обязательно гарантирует точное отражение визуального внешнего вида информационного наполнения любого первоначального исходного материала, используемого для создания соответствующего файла. Например, процесс, используемый для создания соответствующего файла, может заменить шрифты, текст обратного течения, изображения с пониженным разрешением (снижение числа цифровых образцов или пикселей) или использовать сжатие информации с потерей данных. Организации, которым необходима гарантия того, что соответствующий файл является точным представлением первоначального исходного материала, должны выдвинуть дополнительные требования к процессам, создающим соответствующий файл, помимо тех, которые уже существуют в первой части стандарта ИСО 19005. Это особенно важно для тех организаций, для которых правильное визуальное отображение файла (документ, графика и т.п.) имеет принципиальное значение и контролируется. Таким образом, область применения первой части международного стандарта ИСО представляет собой способы использования Формата Переносимого Документа (PDF) 1.4 для долгосрочного хранения электронных документов. Она применима к документам, содержащим наборы текстовых, растровых и векторных данных.

20 июня 2011 год Международная организация по стандартизации (ИСО) опубликовала новый стандарт ISO 19005-2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 2. Использование ISO 32000-1 (PDF/A-2)» (Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)). В отличие от уже зарекомендовавшего себя и достаточно широко применяемого формата PDF/A-1, основанного на спецификациях формата PDF 1.4 фирмы Adobe, новый формат основан на спецификациях PDF 1.7, которые были в 2008 году стандартизированы в ИСО. Стоит также отметить, что PDF в настоящее время является наиболее распространенным из открытых файловых форматов.

Новый формат поддерживает современный алгоритм сжатия изображений JPEG2000, создание контейнерного файла, включающего несколько PDF/A-файлов (что может быть удобно для архивации сообщений электронной почты, содержащих присоединенные файлы). Усилена поддержка ЭЦП в соответствии с европейским стандартом PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). Как отмечается, новый формат расширяет возможности для сохранения документов. Так, в нем можно сохранять в масштабе 1:1 географические приложения, благодаря тому, что максимальный размер страницы вместо 5 x 5 метров теперь составляет 381 x 381 километр. Еще одна новая возможность – можно включать/выключать слои, что, например, позволяет показать цветной документ в черно-белом варианте или напечатать документ без мешающего фонового изображения.

17 октября 2012 года Международная организация по стандартизации (ИСО) сообщила о публикации третьей части данного – ISO 19005-3:2012 «Управление контентом – Электронный документный файловый формат для долговременной сохранности – Часть 3: Применение ISO 32000-1 с поддержкой встроенных файлов (PDF/A-3)» (Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files (PDF/A-3)) Данная часть стандарта ISO 19005 специфицирует использование версии 1.7 формата PDF (стандарт ISO 32000-1) для долговременного хранения статического визуального представления постранично организованных электронных документов, дополнительно допуская включение контента произвольного типа в виде встроенных файлов или приложений. По сути, это расширенная версия формата PDF/A-2.

На сегодняшний день в России отсутствует национальный стандарт – аналог международного стандарта ИСО/МЭК 19005-1:2005 Document management – Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)3. Учитывая тот факт, что стандарт технический, большая его часть представляет собой компьютерные теги формата PDF/A-1. В связи с этим, стандарт был просто переведен на русский язык, причем исключительно в его текстовой части.

ISO/TR 18492:2005 «Document management application. Long-team preservation of electronic document-based information» (ИСО/ТО 18492:2005 «Прикладные системы создания и хранения документов. Обеспечение долговременного хранения электронной документированной информации») был разработан техническим комитетом ИСО 171 «Прикладные системы создания и хранения документов». Его цель – предложить ясную концепцию для разработки стратегии и практических путей, применимых к широкому спектру электронной документированной информации (включая документы) государственного и частного секторов для обеспечения их аутентичности и доступности для использования в течении длительного времени. Признавая проблему технологического устаревания компьютерного оборудования и программного обеспечения, а также ограниченный срок службы цифровых носителей информации, данный стандарь содержит рекомендации организациям по поддержанию аутентичных электронных документов и документированной информации, сохраняемых для использования в будущем, а также по вопросам обеспечения долговременного доступа к этим ресурсам. Стандарт содержит практические рекомендации по обеспечению долговременного хранения документированной информации (в том числе юридически значимых электронных документов) и возможности доступа к ним (и их использования) даже в тех случаях, когда срок их хранения превышает «расчетный срок использования технологий (оборудования и программного обеспечения)», использованных для создания и поддержания этих электронных информационных ресурсов. Важно отметить, что данный технический отчет фиксирует тот факт, что для обеспечения сохранности электронной документированной информации и документов, а также доступа к ним необходимо объединять усилия ИТ-специалистов, специалистов по управлению документами и архивистов. Одним из ключевых моментов, является то, что ИСО/ТО 15492:2005 основывается на положениях основополагающих стандартов по управлению документацией. Данный технический отчет содержит ряд принципиально важных для документоведов терминов. Например, «authentic document-based information» (аутентичная электронная документированная информация), «document-based information» (неструктурированная или слабоструктурированная документированная информация), «document-based information content» (контент документированной информации), «document-based information context» (контекст документированной информации), «document-based information» (структура документированной информации), «electronic archiving (электронное архивирование, архивация), «long-team preservation» (долговременное хранение) и другие.

Технический отчет содержит в себя ряд важных и интересных положений по вопросам долговременного хранения документированной информации (включая документы). Вот лишь некоторые из них. Например, положения о стратегии долговременного хранения этих ресурсов, включая принципы ее разработки и составляющие ее элементы. При этом к элементам этой стратегии технический отчет относит вопросы: обновления носителей информации; переформатирования электронных документов и документированной информации; копирования этих информационных ресурсов; метаданных; миграции документированной информации, а также предлагает пути решения этих вопросов. Технический отчет содержит в себе рекомендации по разработке стратегии долговременного хранения электронных документированных ресурсов организации, которая включает в себя: политику обеспечения долговременного хранения этих ресурсов; контроль качества; обеспечение сохранности; контроль и мониторинг технических условий хранения и т.п. Технический отчет содержит в себе приложение «Национальные программы обеспечения сохранности электронной документированной информации и документов и другие избранные публикации», в котором перечислены отдельные национальные программы по обеспечению сохранности электронной документированной информации. Среди них примеры подобных документов, изданных в Австралии, Голландии, Франции, ЮАР, Великобритании, США. Таким образом, можно с уверенностью сказать, что это один из самых интересных технических отчетов, посвященных данной проблеме.

Именно поэтому он не остался без внимания и в течении 2010-2011 года на его основе специалистами компании «Электронные офисные системы» в рамках ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» был разработан проект национального стандарта ГОСТ – аналога стандарта ИСО. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 сентября 2012 г. № 325-ст утвержден для добровольного применения национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», идентичный международному документу ИСО/ТО 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (Long-term preservation of electronic document-based information), с датой введения в действие 1 мая 2013 года. При этом специалисты в области стандартизации управления документами отмечают «вольный» перевод терминологии стандарта и некорректность перевода его наименования. Разработчики национального стандарта всю «неструктурированную или слабоструктурированную документированную информацию» отнесли к «резиновому» (по их мнению) понятию – «документ». При этом, разработчики прекрасно понимают, что вольничают с терминологий и во введении к стандарту дают правильный перевод понятия «electronic document-based information», переводя его как «электронная неструктурированная или слабоструктурированная документированная информация», но здесь же приравнивают это понятие к понятию «документ», который и вошел в название проекта стандарта, и циркулирует по всему тексту.

В июне 2009 года был принят стандарт ISO 11506:2009 «Приложения для управления контентом – Архивация электронных данных – Компьютерный вывод на микроформы (COM) и на лазерные диски (COLD)» (Document management applications - Archiving of electronic data - Computer output microform (COM) / Computer output laser disc (COLD)). Данный стандарт описывает технику архивирования электронных данных, обеспечивающую их долговременную целостность, доступность, годность к использованию, читаемость и надежность, в целях защиты доказательной силы этих данных. «Долговременными» в данном случае считаются периоды времени свыше ста лет. В нем предусматривается использование черно-белых микроформ, обрабатываемых жидкими реактивами, поскольку в этом случае получающаяся запись всегда необратима, а также ввиду того, что микроформы являются проверенными на практике носителями для долговременного хранения информации. ISO 11506:2009 также описывает процедуры параллельной записи одних и тех же данных и с использованием одного и того же оборудования на микроформы и оптические носители. Стандарт применим в отношении различных типов электронных данных, таких как текст и двумерные графические образы, которые могут быть представлены как черно-белое изображение.

В октябре 2009 года Международная организация по стандартизации (ИСО) опубликовала новую редакцию технического отчёта ISO/TR 15801:2009 «Управление документацией - Информация, сохраняемая в электронном виде - Рекомендации по обеспечению достоверности и надёжности» (Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability). Данный стандарт описывает порядок внедрения и использования систем управления документами и информацией, сохраняющих электронную информации заслуживающим доверия, надёжным способом. Он может быть использован любой организацией, которая использует систему управления документами и информацией для сохранения во времени аутентичной, надежной и годной к использованию, то есть читаемой, электронной информации. Такие системы включают политику, процедуры, технологии и требования к аудиту, которые совместно обеспечивают поддержание целостности электронной информации при хранении. ISO/TR 15801:2009 не распространяется на процессы, используемые для оценки аутентичности информации до помещения её на хранение или импорта в систему. Он, однако, может быть использован для демонстрации того, что после принятия информации на хранение, соответствующая выдача системы будет аккуратным и точным воспроизведением оригинала.

В октябре 2011 г. на основе технического отчета ИСО 15801-2009 был принят национальный стандарт ГОСТ Р 54471-2011 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности, который вступил в действие в августе 2012 г. В стандарте описана рекомендуемая практика хранения деловой и иной информации в электронном виде, позволяющая обеспечивать и доказывать целостность и аутентичность хранимой информации, тем самым способствуя принятию электронных документов и информации в качестве доказательств и приданию им большей доказательной силы.

В ноябре 2010 года были официально опубликованы в качестве международных стандартов ИСО первая и третья части стандарта, разработанного Международным Советом Архивов:

· ISO 16175-1:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде – Основные положения и принципы» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement of principles).

• ISO 16175-3:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде – Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems).

Дата добавления: 2014-01-07