Правовые аспекты хранения документов на электронных носителях

Концепция «вознаграждения и наказания» лидерского поведения

… в связи с ситуацией     Изменение поведения … без связи с ситуацией	Наказание за уровень выполнения работы Степень, с которой лидер использует жесткие меры при выполнении подчиненным работы на низком уровне	Вознаграждение за уровень выполнения работы Степень, с которой лидер использует позитивное усиление при выполнении подчиненным работы на высоком уровне
Наказание без учета качества работы   Степень, с которой лидер использует жесткие меры независимо от того, насколько тот хорошо выполняет свою работу	Вознаграждение без учета качества работы Степень, с которой лидер вознаграждает подчиненного независимо от того, насколько тот хорошо выполняет свою работу
…наказание Изменение поведения через… вознаграждение

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Правовое признание электронных документов и электронных средств их аутентификации.

2. Влияние авторских и других прав на организацию хранения электронных документов.

3. Нормативно-правовое регулирование включения электронных документов в архивный фонд РФ и организации работы с ними.

1. Правовое признание электронных документов и электронных средств их аутентификации.

Правовое регулирование вопросов хранения электронных документов напрямую связано с закреплением в нормативных правовых актах, прежде всего, понятия «электронный документ», а также возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами. В свою очередь применение электронных документов в различных сферах деятельности требует законодательного обеспечения их юридической силы, а также защиты от искажений в процессе электронного обмена.

В стандарте «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (1999 г.) дается следующее определение: документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. В данном определении присутствует четкое указание на наличие материального носителя документа, что применительно к электронным документам не всегда оправдано. Таким образом, данный ГОСТ во многом не соответствует новой терминологии, складывающейся в связи с широким применением компьютерных информационных технологий в сфере работы с информацией и документацией.

В законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в 2010 г. были внесены изменения, в частности дано определение электронного документа. Под ним понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В 4 части ГК, посвященной авторским правам, правам интеллектуальной собственности и иным правам, даётся определение программ для ЭВМ и баз данных, как отдельных объектов защиты. Программой для ЭВМ является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения. Под базами данных понимается представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).

В ГОСТ 2.051-2006 «Единая система конструкторской документации. Электронные документы: общие положения» дается определение электронного конструкторского документа. Электронный документ: документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.

На сегодняшний момент в российских законодательно-нормативных актах чётко закрепляются правовое равноправие электронных документов и условия признания их юридической силы:

Законодательный уровень. В Гражданском, Налоговом, Трудовом, Таможенном кодексах присутствуют нормы, регулирующие использование электронных документов. Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств. Принят ряд федеральных законов: действующий закон «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.), введение в действие нового закона «Об электронной подписи» в апреле 2011 г. было отложено до 1 июля 2013 года. В ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в ч. 4 ст. 11 говорится о том, что «в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами». ФЗ «О бухгалтерском учёте» допускает ведение бухгалтерского учета в электронной форме.

Во многих подзаконных актах и ведомственных нормативных документах говорится о правилах использования электронных документов. В частности, равноправие бумажных и электронных документов просматривается в нормативах, относящихся к срокам хранения управленческих и финансовых документов и к форме представления регистрационно-контрольных карточек.

Термин «электронный архив» не является законодательно определенным, что оставляет свободу для его разнообразных трактовок. Единственным официальным вариантом является определение из проекта закона «Об электронном документе», который до сих пор не принят: «электронный архив — это массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами РФ» (под словом «массив» здесь понимается всего лишь «набор»).

2. Влияние авторских и других прав на организацию архивного хранения электронных документов.

Исходя из закона «Об Архивном деле», в состав архивного фонда РФ включаются архивные документы независимо от форм собственности. В законе определяются архивные документы, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов РФ, муниципальной собственности, к частной собственности. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук.

На хранение и использование документов, в том числе электронных, в архивах и библиотеках влияют также авторские и другие права.

Сегодня охрана авторского права во всем мире очень широка. Она распространяется на самые различные объекты, включая фотографии, фонограммы, фильмы, компьютерные программы и другие цифровые произведения; возрос также срок охраны. В то же время цифровые технологии позволяют пользователям легко воспроизводить произведения в бесчисленных идеальных копиях и сообщать их тысячам других пользователей, а также вольно обращаться с произведениями для создания совершенно новых. Распространение произведений также упрощено в цифровой сетевой среде. В то же время в цифровой среде производители имеют большие возможности контроля над использованием своих произведений. Различные технологические приемы позволяют правообладателям блокировать доступ к своим произведениям или же отслеживать фактическое использование другим лицом авторского произведения.

Режим авторского права призван устанавливать баланс между интересами авторов и других правообладателей по контролю и использованию их произведений, с одной стороны, и заинтересованностью общества в свободном распространении информации и знаний – с другой. Объем исключительных прав, предоставляемых авторам, включает в себя временное и постоянное воспроизведение на любом носителе, а также все публичные сообщения. Защищая авторские права, современное законодательство обычно содержит и ряд ограничений.

Дискуссионным является вопрос об адаптации существующих ограничений авторского права и смежных прав к цифровой среде. Практически нет противоречий относительно применения к цифровой среде права на цитирование, права на воспроизведение для целей пародирования и ограничений, принятых на благо лиц с нарушениями физического и умственного развития. Однако активно обсуждаемым является применение к цифровой среде ограничений в отношении публичных библиотек и архивов и тех ограничений, которые относятся к учебным и научно-исследовательским учреждениям.

Вместо закона об авторских и смежных правах с 1 января 2008 г. действует 4 часть Гражданского кодекса РФ, Раздел VII Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации.

В данном разделе дается перечень результатов интеллектуальной деятельность, которые охраняются законодательно. Среди них: произведения науки, литературы и искусства, программы для электронных вычислительных машин (программы для ЭВМ), базы данных, исполнения, фонограммы и т.д.

Правообладатель может распорядиться принадлежащим ему исключительным правом на результат интеллектуальной деятельности любым не противоречащим закону способом. На основе договорных отношений исключительные права могут передаваться другим лицам и организациям, либо им может предоставляться право на использование результатов интеллектуальной деятельности.

В статьях ГК оговариваются случаи свободного использования произведения без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения. Воспроизведение произведения допускается в личных целях, за исключением, например, воспроизведения баз данных или их существенных частей, воспроизведения программ для ЭВМ, кроме оговоренных в законе случаев, репродуцирования книг (полностью) и нотных текстов.

Допускается свободное использование произведения в информационных, научных, учебных или культурных целях (например, цитирование, использование в качестве иллюстраций в изданиях учебного характера, пародирование)

При этом специально оговаривается, что выраженные в цифровой форме экземпляры произведений, предоставляемые библиотеками во временное безвозмездное пользование могут предоставляться только в помещениях библиотек при условии исключения возможности создать копии этих произведений в цифровой форме.

Допускается в ряде случаев свободное использование произведения путем репродуцирования. Например, библиотеками и архивами для восстановления, замены утраченных или испорченных экземпляров произведения и для предоставления экземпляров произведения другим библиотекам, утратившим их по каким-либо причинам из своих фондов.

При этом репродуцирование не включает воспроизведение произведения или хранение его копий в электронной, оптической или иной машиночитаемой форме.

Отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием программ и баз данных регулируются Ч. 4 ГК.

Статья 1280 Свободное воспроизведение программ для ЭВМ и баз данных. Декомпилирование программ для ЭВМ.

Лицо, правомерно владеющее экземпляром программы для ЭВМ или базы данных, вправе без согласия правообладателя и без выплаты ему дополнительного вознаграждения:

изготавливать или поручать изготовление копии программы для ЭВМ или базы данных при условии, что эта копия предназначена только для архивных целей и при необходимости (в случае, когда оригинал программы для ЭВМ или базы данных утерян, уничтожен или стал непригодным для использования) для замены правомерно приобретенного экземпляра.

Необходимость соблюдения норм по защите авторских и смежных прав создает сложности и при формировании коллекций Интернет-документов.

Таким образом, правомерное хранение и использование электронных документов, являющихся объектами авторского права, возможно только на основе договора с их автором/собственником/владельцем.

На использование и последующее хранение электронных документов также оказывает влияние законодательство в области защиты персональных данных и других конфиденциальных документов, поступающих в архив в электронном виде.

Определенные нормы, касающиеся прав граждан на информацию, вводит Закон о персональных данных 2006 года. Этот правовой акт регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина, с учетом семейной и личной тайны, неприкосновенности частной жизни.

Законодательство о документированной информации с ограниченным доступом регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением информации к государственной тайне и конфиденциальной информации, независимо от вида носителей такой информации. В частности, Федеральный закон «О государственной тайне» определяет понятие «носители сведений, составляющих государственную тайну» как «материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». Этот закон устанавливает, что гриф секретности (то есть реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений), проставляется на самом носителе и/или в сопроводительной документации на носитель.

Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит положение о том, что меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя как определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну, и порядка обращения с такой информацией, так и нанесение на содержащие такую информацию материальные носители (документы) грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.

Подотчетность органов государственной власти и местного самоуправления предполагает предоставление гражданам возможности ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права и свободы, если доступ к таким документам не ограничивается законом. Причем документы, накапливаемые в информационных системах органов государственной власти и местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, запрещено относить к информации с ограниченным доступом.

Открытость документов требует защиты информации о частной жизни, обеспечения конфиденциальности персональных данных, а упрощенность поиска, обращения с электронными документами, в свою очередь, требует защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах в соответствии с нормами вышеназванного закона о персональных данных и Трудового кодекса РФ.

3. Нормативно-правовое регулирование включения электронных документов в архивный фонд РФ и организации работы с ними.

По исторически сложившейся традиции за отбор и хранение документированной информации отвечают два институциональных учреждения: библиотеки и архивы. Тиражированные письменные и изобразительные издания попадают в библиотеки, а тиражируемые аудиовизуальные произведения – в специализированные архивохранилища (например, Госфильмофонд РФ, ГРАФ). На хранение в архивы поступают уникальные и другие нетиражируемые документы, источниками которых являются органы власти, организации всех форм собственности, выдающиеся и обычные граждане.

В принципе, с информацией в электронном виде следует поступать таким же образом. Любые библиотеки, например, могут приобретать за свой счет электронные энциклопедии, справочники, учебные пособия и другие тиражированные издания. Кроме того, в соответствии с законом «Об обязательном экземпляре документов» электронные издания должны включаться в национальный библиотечно-информационный фонд и поступать в специализированные хранилища. Обязательные экземпляры электронных изданий должны поступать на постоянное хранение в НТЦ «ИНФОРМРЕГИСТР», Российскую государственную библиотеку, Российскую национальную библиотеку, Парламентскую библиотеку Российской Федерации, Государственную публичную научно-техническую библиотеку Сибирского отделения Российской академии наук.

Экземпляры программ для ЭВМ и баз данных поступают в Межотраслевой научно-исследовательский институт «Интеграл», к которому в феврале 2012 г. был присоедино федеральное государственное унитарное предприятие "Государственный научно-технический центр гиперинформационных технологий". Экземпляры патентных документов на электронных носителях – в Федеральный институт промышленной собственности; экземпляры цифровых аудиовизуальных изданий и документов – по профилю в один из государственных архивов. Однако на практике комплектование этих хранилищ со стороны производителей электронных изданий остается делом во многом добровольным, а дальнейшее их хранение нормативно вообще никак не подкреплено.

Нетиражируемые электронные документы – управленческие, научно-технические, по личному составу, документы общественных организаций и документы личного происхождения – должны поступать в государственные архивы. Однако не все так легко и просто, как кажется на первый взгляд. Особенно в сфере государственных архивов. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004) гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Поэтому экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. Однако, признавая сам факт существования электронных документов, их равноправие по отношению к документам традиционного типа, закон не дает четких норм, которыми может руководствоваться архивист в своей работе.

В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (2010) электронные документы не упоминаются. Однако в нем имеется положение о том, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Кроме того, в Перечне указывается, что документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

В соответствие с «Планом мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. в федеральных органах власти должны появиться перечни документов, которые будут существовать только в электронной форме. Во исполнение этого плана Росархив в апреле 2011 г. разработал специальные рекомендации о подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Исходя из данных рекомендаций, в подобные перечни следует включать документы временного срока хранения, а также документы, ведение которых в электронном виде предусмотрено федеральными законами и иными правовыми актами РФ.

В 2007 г. был принят «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который включает различные виды электронной документации. В апреле 2011 г. приказом Минкультуры в него были внесены некоторые изменения.

Перечень обязателен для применения всеми организациями. Изначально предполагается, что он будет использоваться:

• в архивах и службах технической документации (далее – СТД) организаций при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов;
• в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах – при отборе и передаче архивных документов, имеющих научно-историческое, историко-техническое и экономическое значение, на постоянное хранение;
• в федеральных органах государственной власти – при разработке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также стандартов организаций по управлению документацией.

Сроки хранения в Перечне дифференцированы по 4 звеньям:

· для организации, утверждающей/согласовывающей документ;

· для организации-разработчика/автора документов;

· для организации-заказчика;

• для эксплуатационных и иных хозяйствующих организаций, ­изначально не являвшихся заказчиками документации.

Перечень состоит из 13 разделов, которые охватывают документы, образующиеся в самых разных областях научно-технической и производственной деятельности. В разделах 1 - 5 сгруппированы в основном типовые архивные документы о научно-исследовательской, научно-технической, научно-производственной и проектной деятельности; в разделах 6 - 12 - типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов страны, производственно-технической, строительной и контрольно-надзорной деятельности; в разделе 13 - типовые архивные документы по автоматизированным системам различного назначения.

Большая часть электронных документов, упоминающихся в Перечне, сосредоточена в 13-м разделе. Он регламентирует сроки хранения бумажных и электронных документов, связанных с проектированием, созданием, эксплуатацией и модернизацией различных автоматизированных систем, банков и баз данных. Раздел в общей сложности содержит 211 пунктов, сгруппированных в три подраздела:

• организация работ по проектированию и созданию автоматизированных систем (АС), банков (АбнД) и баз данных (БД) научно-­технического и производственного назначения,
• проектирование и создание АС, АбнД и БД,
• эксплуатация и модернизация АС, АбнД и БД.

По мнению некоторых специалистов в области информационных технологий и управления документацией, именно данный раздел вызывает многочисленные критические замечания, поскольку слабо стыкуется не только с практикой применения информационных технологий, но и с существующей законодательно-нормативной базой.

Например, многим документам, относящимся к проектированию, созданию и эксплуатации автоматизированных систем, установлен постоянный срок хранения. Между тем во многих организациях существуют десятки и сотни информационных систем и баз данных разной степени важности – от вспомогательных («живущих» 1–2 года) до государственных реестров (постоянного срока хранения). В среднем информационный ресурс активно используется примерно 3–5 лет, и лишь немногие из них содержат документы и информацию ­длительного и постоянного срока хранения.

Можно привести следующие примеры «спорных» пунктов:

• п. 1849: БД языков программирования: Pascal, С, C++, Visual, Delphi, Basic, Visual Basic, Assembler, XML, HTML, Perl, Java, Ada, Modul и другие – постоянно;
• п. 1851: БД прикладных программ пакетов общего назначения – все постоянно:
• текстовые процессоры: MS Word, Лексикон для Windows и другие,
• программы обработки электронных таблиц: QPRO, MS Excel, Lotus и другие,
• пакеты графического исполнения данных: Paint Brush, 3D Studio, Corel Draw и другие,
• системы управления базами данных: Dbase, Clipper, Foxbase, Paradox, Access, Oracle, Informix, SQL Server, Adabas, FoxPro, Visual FoxPro и другие,
• системы автоматизированного проектирования (САПР): Math-CAD, AutoCAD, ArchiCAD, ADEM и другие.

• п. 1858: Текст программы – постоянно,
• п. 1859: Описание программы (программ) – постоянно,
• п. 1860: Описание контрольного примера – постоянно.

При этом отсутствуют какие-либо оговорки. Данные пункты распространяются на любые программы.

• п. 1902: Описи электронных документов – постоянно.

При этом авторы Перечня даже не уточняют, что это за описи, каких электронных документов.

п. 1924: Машинограммы выходных документов – постоянно (примечание: * (графа 4) собственных AC/БД и ЭлД сторонних организаций), (т.е. все, что распечатано на принтере, должно храниться постоянно!);

• п. 1925: Электронный документ в составе БД (распределенной БД) – постоянно.

Перечень включает многочисленные статьи, относящиеся к разнообразным журналам регистрации. Здесь также возникает большое количество вопросов. Почему журналы регистрации включены именно в этот Перечень, в то время как данный вид документа обеспечивает типовую управленческую функцию регистрации документов? И почему, например, установлены разные сроки хранения для следующих журналов:

• п. 1934: Журнал учета поступлений по электронной почте (по линии Интернет) – 5 лет ЭПК / до ликвидации организации;
• п. 1935: Журнал учета поступлений сообщений по факсу – 1 год.

Почему срок хранения журнала зависит от вида связи и не учитывает содержание поступившей информации? И в каком журнале вести учет факсов, если они поступают на компьютерный факс-сервер в электронном виде?

• п. 1954: Закрытый ключ ЭЦП – в организациях второй группы (удостоверяющих центрах) хранить постоянно.

Вся идеология, все правовые последствия применения ЭЦП базируются на том, что закрытый ключ находится под полным контролем владельца ключа. Он никогда и ни при каких обстоятельствах не передается кому бы то ни было. Аннулированные закрытые ключи полагается как можно быстрее уничтожать (авторы перечня могут найти в справочно-правовых системах формы актов уничтожения закрытых ключей). Более того, в случаях, когда требуется обеспечить максимальную информационную безопасность, ключевые пары создаются самим владельцем ключа, и закрытый ключ никогда не попадает в удостоверяющий центр.

Постоянное хранение закрытого ключа, особенно если к нему есть возможность доступа посторонних лиц, создает идеальные условия для создания поддельных документов. В бумажном мире требование Перечня эквивалентно требованию к каждому ответственному сотруднику подписать пачку чистых бланков и передать их на постоянное хранение в архив. В то же время, в случае исполнения правил Перечня, владелец ключа может легко отказываться от своей подписи: ЭЦП была проставлена не им.

При этом специалистам очевидно, что ни для каких законных целей длительное хранение закрытых ключей не требуется, поскольку они ­не используются в процессе проверки ЭЦП. Поэтому ряд нормативных документов как федерального, так и регионального уровня уже содержит (с некоторыми вариациями) требования об обязательном уничтожении закрытых ключей.

Перечень не соблюдает даже формальную логику: установив в п. 1954 для организаций второй группы срок хранения закрытых ключей «постоянно», в п. 1971 для них же устанавливает «15 лет ЭПК» для актов уничтожения закрытых ключей ЭЦП.

Перечень устанавливает сроки хранения не только для открытого (п. 1955) ­и закрытого (п. 1954) ключей, но и для третьего ключа – «ключа проверки ЭЦП» (1963), что свидетельствует о непонимании технологии ЭЦП

В нарушение всех существующих правил и традиций делопроизводства Перечень для одного и того же вида документа устанавливает разные сроки хранения в зависимости от его носителя:

• п. 1949: Сертификат ключа ЭЦП на бумажном носителе для второго звена (организации-разработчики/авторы документов) – постоянно;
• п. 1950: Сертификат ключа ЭЦП на электронном носителе для второго звена (организации-разработчики/авторы документов) – 10 лет ЭПК.

Таким образом, авторы Перечня явно злоупотребляют длительными сроками хранения разного рода вспомогательных документов. Эти сроки необходимо пересмотреть в сторону уменьшения. Кроме того, качество Перечня проигрывает из-за имеющихся терминологических ошибок. Неправомерным представляется требование о длительном и постоянном хранении электронных документов (особенно таких сложных, как базы данных), в виду отсутствия методических рекомендаций ­по организации ­длительного хранения электронных документов.

Организация работы с электронными документами на стадии их архивного хранения частично регламентируются в отдельных нормативных и методических документах.

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007) содержат определенные положения, касающиеся фондирования, учета и сохранности электронных архивных документов.

«Основные правила работы архивов организаций» (2002) содержат, помимо правил работы с бумажными документами в архиве организации, рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами. Большое внимание уделяется процедурам хранения и учета материальных носителей электронных документов. Указано, что все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и т.д.) должны быть документированы. К правилам прилагаются соответствующие формы документов: акт миграций и перезаписей, журнал учета поступления и выбытия, журнал учета миграций и перезаписей электронных документов и др. Однако, практически осуществить данное положение затруднительно, поскольку возникают многочисленные вопросы, например, допустимо ли конвертировать графические форматы, и если допустимо, то можно ли преобразовывать изображения с потерей качества, каковы стандарты хранения текстовой информации и т.д. Для ответа на эти вопросы необходимы отдельные нормативные акты. В «Основные правила работы архивов организаций» фактически описано, что надо сделать, чтобы в обычном архиве хранить электронные документы с минимальными затратами на перестройку существующей структуры архива.

В целом, следует признать, что в настоящее время нормативно-методическое обеспечение хранения электронных документов, особенно на федеральном уровне отстает от информационно-технологического обеспечения. В России до сих пор не принят единый нормативный акт, всесторонне определяющий порядок создания, применения и хранения электронных документов.

Однако есть и положительные примеры, связанные с разработкой методических рекомендаций по организации хранения документов на электронных носителях в самих архивных учреждениях. В этой группе выделяется комплекс нормативно-методических документов Центрального архива документов на электронных носителях Москвы, ныне Центральный архив электронных и аудиовизуальных документов Москвы:

· Памятка по проведению проверки наличия и состояния документов на электронных носителях (2005).

· Памятка по контролю физического и технического состояния документов на электронных носителях (2005).

· Памятка по приему электронных документов на постоянное и временное хранение в ЦАДЭНМ от организаций – источников комплектования (2006).

· Памятка по постановке на учет документов на электронных носителях в ЦАДЭНМ (2006).

· Памятка по приему документов на электронных носителях в ЦАДЭНМ на временное хранение на договорной платной основе (2006).

· Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях (2006).

· Памятка по составлению удостоверяющих листов к описи/тому описи электронных документов (2007).

· Памятка по составлению сдаточной описи файлов и папок электронных документов (2007).

· Проект методических рекомендаций по инициативному документированию событий современной Москвы в ЦАДЭНМ: формирование и описание коллекций цифровых фотоматериалов.

Аналогичная работа ведется и в других региональных архивах. Например, в Государственном архиве Пермского края, Центральном государственном архиве Удмуртской Республики, Государственном архиве Тюменской области и некоторых других.

В 2007 г. ВНИИДАД выпустил «Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций» и «Методические рекомендации по организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в государственных архивах».

В 2011 г. Федеральное архивное агентство совместно с РГАНТД выпустило «Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов)».

На основе этих рекомендаций в этом же году были подготовлены «Рекомендации по выбору оптических дисков для хранения архивных документов». Авторы ограничиваются рассмотрением наиболее широко используемых на практике носителей таких, как CD-R и DVD-R/+R.

Также в 2011 г. федеральное государственное унитарное предприятие «Научно-исследовательский институт репрографии» (г. Тула) подготовило отчет по НИР «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов». В отчете отмечается, что процессы оцифровки архивных документов стремительно набирают обороты. Для оптимизации осуществления этих процессов предстоит решить целый комплекс задач технического, технологического и методического характера. В указанном отчете предлагается вариант решения проблемы выбора сканирующего оборудования для оцифровки архивных документов с использованием метода анализа иерархий. Данный метод анализа подразумевает совместную работу группы экспертов – специалистов государственного заказчика (Росархива), которая, исходя из конкретных целей и задач проектов по оцифровке, производит расстановку приоритетов среди критериев и альтернатив выбора по имеющимся на рынке сканирующим системам. Отчет описывает метод анализа иерархий применительно к выбору сканеров, предлагает условный пример реализации выбора с помощью специального программного обеспечения и снабжен большим информационно-справочным аппаратом, подробно раскрывающим характеристики основных критериев, используемых при выборе сканирующих устройств.

Дата добавления: 2014-01-07