Робота з електронною поштою

Ефективний менеджмент в цьому вимагає чіткої дисципліни. Але її дотримання краще, ніж ігнорування електронних листів.

Менше — означає більше. Необхідно писатикороткі електронні листи. Такі листи прочитаються скоріше всього. Також слід формувати короткі списки адресатів.

Визначте час для обробки електронної пошти.

Якщо пошту відкрито – робіть щось. Якщо поштового листа відкрито, потрібно щось робити – відповісти на нього, перенести в певну папку, переправити колезі.

Використовувати свій код. Більшість людей не читають електронну пошту, тому домовтеся з колегами, партнерами про кодове слово в строчці «Тема».

Ключову ідею слід розміщувати в строку «Тема».

Перевірте граматику свого листа.

Намагатися використовувати прості вкладення.

5.6. Опрацювання менеджером інформації.

Місце інформації в управлінській діяльності

Роль інформації в роботі будь-якої людини неможливо переоцінити. Інформація займає ключове місце в ланцюгу прийому управлінського рішення менеджером (рис.46). Щодня фіксується тільки технічної інформації стільки, що потрібно протягом 8 годин в день цілий місяць її читати. Але за цей час накопичено інформації ще на 5,5 років. Вихід може бути тільки один – застосування нових, незвичайних методів обробки інформації.

Рис.46. Місце інформації в прийнятті управлінського рішення.

Види інформації

Інформацію за особливістю обробки і зберігання можна умовно поділити на аналогову і дискретну. Прикладами аналогової інформації є географічні мапи, образи друкованих текстів, фотографії, креслення. До дискретної інформації відносять тексти і числові дані. У порівнянні з текстом числа однозначні, зручні для маніпулювання. З текстом складніше. Неоднозначно вже слово (термін), а про текст вже годі казати. Його розуміння - нечітке завдання, яке під силу тільки людині. Автоматичне вилучення змісту й тексту (так званий семантичний аналіз) - теоретично невирішене завдання.

За способами фіксації інформації:

- письмова, усі рукописні і машинописні документи.

- графічна, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани.

- фото- і кінодокументи, створені способами фотографування й кінематографії. Це фото- і кіноплівки, фотокартки.

- фонодокументи, які створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію.

- електронна, зафіксовані у електронному вигляді на будь-якому носії.

Вимоги до інформації

n адекватність об’єкту який вона характеризує

n однозначність сприйняття всіма споживачами

n своєчасність

n повнота

n точність

n стислість

n зручність у користуванні

n економічність

Доступ до інформації

Організація доступу до інформації має декілка аспектів. Перший - правовий: згідно діючої конституції громадяни мають право на доступ до інформації. Другий - технологічний. Слід створити таку систему, яка б забезпечувала технічно доступність іформації. Розглянемо технологічний аспект доступу до текстів подрібніше. Для полегшення пошуку інформації в Інтернеті існують пошукові системи. Найвідоміші з них в США Google та Yahoo!, В Росії – Yandex.ru. Українські користувачі Інтернету частіше використовують пошукову систему Google та російські пошукові системи (рис.47).

Рис.47. Найвідоміші пошукові системи в Україні.

Існує два принципово різних способи самостійно знайти необхідну інформацію.

Перший спосіб доступу базується на використанні спеціальних пошукових програм, які дозволяють обрати всі тексти, що містять слова або їх сполучення, характерні з думки споживача для його проблеми. Мислення людини асоціативне, тому постановка завдання пошуку інформації завжди відбувається в суб’єктивних поняттях, кожне з яких може бути висловлено засобами природної мови великою кількістю лексичних образів.

Другий спосіб доступу до текстової інформації пропонує мінімум два кроки. Спочатку методом послідовного вибору із запропонованого списку варіантів (альтернатив) знаходиться потрібне «ключове слово» або тема з класифікатора. По завершенні послідовного вибору необхідної рубрики здійснюється перегляд великої кількості текстів або їх фрагментів.

Класифікація управлінської інформації

Управлінська інформація розподіляється за багатьма показниками. Варіант класифікації її наданий в таблиці 26.

Таблиця 26

Класифікація управлінської інформації

Класифікаційна ознака	Види інформації
Ступінь обов’язковості	Директивна Рекомендована Ознайомча Довідкова
Регулярність подання	Постійна Тимчасова Періодична Нерегулярна Разова
Вид носія	Тестова Графічна Візуальна Звукова
Об’єктивність відображення	Вірогідна Невірогідна Прогнозована
Повнота відомостей	Достатня Недостатня Надлишкова
Ступінь корисності	Потрібна Непотрібна Корисна
Доступність	Відкрита ДСК Таємна

Алгоритм опрацювання інформаційних джерел

Однією з особливостей обробки текстової інформації є те, що вона відбувається у визначеній послідовності: спочатку попереднє ознайомлення з інформацією і тільки після цього її ретельна обробка. Робити це краще у наступній послідовності:

— назва; — автор; — видавництво (або заклад що створив інформацію); — час створення; — анотація; — зміст; — авторська або видавнича передмова; — довідково-бібліографічний апарат (вказівки, додатки, перелік скорочень).

Існує два підходи до проробки інформації: біглий перегляд змісту і ретельне опрацювання інформації в цілому або окремих її частин.

Біглий перегляд змісту необхідний в тих випадках, коли попереднє ознайомлення з нею не дає можливості визначити, наскільки вона представляє інтерес. Буває і так, що стає ясно — в роботі містяться необхідні матеріали, і необхідний її повний перегляд, щоб їх найти. Біглий перегляд інформації — по суті «пошукове» читання.

Ретельне опрацювання тексту (іноді його називають «щільним читанням») — це засвоєння його в такому ступені, в якому необхідно за характером виконуваної роботи. Слід відмітити, що прочитати текст — ще не значить засвоїти його. Текст необхідно обов’язково зрозуміти, розшифрувати, осмислити.

Ще в 30-ті роки XX в. в США X. Лассуеллом вперше було застосовано метод обробки журналістської інформації, який пізніше буде названо контент-аналіз. Основні процедури контент-аналізу були розроблені американським соціологом Б. Берелсоном в 1952 році. Г. Лассуелл модернізував контент-аналіз, ввів нові категорії і процедури, особливе значення придавав квантифікації даних.

Контент-аналіз (англ. content analysis; від content — зміст) — формалізований метод вивчення текстової і графічної інформації, який полягає в переведенні її в якісні показники та її статистичній обробці.

До основних процедур контент-аналізу відносяться:

1. Визначення змістовних одиниць контент-аналізу, якими можуть бути:

а) поняття, які визначені у певних термінах;

б) теми, які визначені в змістовних абзацах, частинах текстів, статтях, тощо;

в) імена, прізвища людей;

г) події, факти тощо;

д) зміст звернень до потенційного адресату.

Одиниці контент-аналізу визначаються в залежності від змісту, цілей, задач і гіпотез конкретного дослідження.

2. Визначення одиниць рахунку, які можуть співпадати або не співпадати з одиницями аналізу. В першому випадку процедура зводиться до підрахунку частоти згадування визначеної змістовної одиниці, у другому випадку — дослідник базуючись на матеріалі і здорового глузду сам висуває одиниці рахунку, які можуть бути:

а) фізична тривалість текстів;

б) площа тексту, заповнена змістовними одиницями;

в) кількість строк (абзаців, знаків, колонок тексту);

г) тривалість трансляції по радіо або ТБ;

д) метраж плівки при аудіо- та відеозаписах,

е) кількість рисунків з визначеним змістом, сюжетом тощо.

3. Процедура підрахунку у загальному вигляді нагадує стандартну класифікацію за визначеними групуваннями. Застосовують складання спеціальних таблиць, комп’ютерних програм, спеціальних формул, статистичні розрахунки зрозумілості і аттрактивності тексту.

Ознаки тексту:

1. Членімість – текст завжди можна поділити на два або більше речень.

2. Смислова цілісність тексту.

3. Зв'язність тексту. Властивість елементів тексту, яка характеризує їх зв'язок з елементами тексту. Основне завдання зв’язності тексту — розмістити речення в такій послідовності, яка відображує логіку розвитку мислі.

4. Інформативність.

Дата добавления: 2014-01-07