Автоматизированная форма учета

Начальный этап этих изменений был вызван применением в бухгалтерском учете вычислительной техники, работающей на основе электромеханического принципа. Для ведения бухгалтерского учета использовался комплект машин:

– перфоратор (машина для пробивания небольших отверстий на бумажной ленте (перфоленте) или картах (перфокартах), представляющих собой цифры);

– сортировка (машина для деления массива перфокарт на группы по определенным пробивкам (цифрам или кодам);

– табулятор (машина для считывания пробивок (цифр) с ленты или карт, их счетной обработки и печатания полученных результатов). По названию этой главной счетной машины были названы и получаемые на ней регистры – табуляграммы (машинограммы).

Общая схема ведения учета при этой форме сводилась к следующему.

Первичные документы в обычном порядке поступали в бухгалтерию и группировались в пачки по объектам учета. Затем документы передавались в специальные отделы или самостоятельные хозрасчетные организации по счетной обработке информации – вычислительные центры (ИВЦ), машиносчетные станции (МСС) или машиносчетные бюро (МСБ). Данные из обычных первичных документов операторы переносили на машиночитаемые носители – перфокарты (перфоленты) в виде пробивок – и впоследствии подвергали обработке: контролю, сортировке (группировке), счетной обработке и табуляции – печатанию различного рода выходных регистров (табуляграмм).

Прием и сдача первичных документов на обработку оформлялась в журнале регистрации документов по количеству под расписку сдающей (при возврате – принимающей) стороны. После переноски данных с первичных документов на машинные носители осуществляли печатание контрольных табуляграмм, которые воспроизводили данные каждого первичного документа. Эти контрольные табуляграммы заменяли собой журналы регистрации хозяйственных операций, применяющихся при других формах учета, и одновременно использовались для контроля полноты и правильности перфорации – переноса информации с обычных документов на машиночитаемые – перфокарты (перфоленты).

В дальнейшем при обработке данных на машинах использовались только перфокарты, а первичные документы после завершения цикла обработки возвращались вместе с табуляграммами в бухгалтерию предприятия.

Если рассматривать автоматизированную форму бухгалтерского учета в обычном плане, то регистрация информации осуществляется оператором-бухгалтером путем ее ввода в машинную память или с клавиатуры по данным документов, или автоматически – с внешней или внутренней памяти машины. При этом программным путем на экране ПЭВМ, как правило, создается обычная форма хронологического регистра, аналогичного регистрационному журналу (при мемориально-ордерной форме) или Книге учета хозяйственных операций (при упрощенной форме учета). В этом регистре и получает отражение каждая хозяйственная операция с указанием всех группировочных признаков, количественно-суммовых показателей и корреспондирующих счетов.

Правильность машинной записи данных контролируется бухгалтером на экране монитора ПЭВМ. При необходимости этот регистр за любой промежуток времени может быть скопирован с экрана на бумажный носитель с помощью печатающего устройства (принтера).

Информация по операции, введенная в память машины, в дальнейшем используется в соответствии с программой для формирования любых регистров, применяемых в бухгалтерском учете при обычной безмашинной форме. Этот комплекс взаимосвязанных регистров, а также создаваемых в процессе работы первичных документов, форм различных внутренних и внешних отчетов заранее программируется, хранится в памяти машины и используется при ведении учета.

В заключение следует сказать, что автоматизированные (машино-ориентированные) формы учета находятся в стадии бурного развития и совершенствования как в техническом плане, так и в логическом, программном. Сегодня существуют специализированные программы ведения бухгалтерского учета с помощью ЭВМ: «1С Бухгалтерия», «Анжелика» и др.

Дата добавления: 2014-01-07