Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств

Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках: формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования"отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов -28 знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Помимо указанных и иных содержащихся в ГОСТах и других нормативных актах общих правил и рекомендаций по составлению документов, существуют специальные правила составления и оформления отдельных видов управленческой документации. Базируясь на общих требованиях, предъявляемых к любым документам, соответствуя единым (общим) правилам их составления и оформления, они более конкретно регламентируют перечень и порядок выполнения реквизитов, детализируют требования к текстам конкретных документов.

Сотрудники большинства служб органов внутренних дел наиболее часто составляют такие виды управленческих документов, как служебное письмо, акт, справка. Рассмотрим подробнее правила их составления и оформления.

Служебное письмо является одним из распространенных видов управленческих документов, составляемых в органах внутренних дел. Посредством служебных писем даются ответы на запросы организаций, по заявлениям граждан, возбуждаются ходатайства и пр.

Служебное письмо должно выполняться на бланке либо на бумаге стандартного формата с оттиском штампа, содержащего наименование органа внутренних дел и некоторые другие реквизиты, характерные для учрежденческих бланков.

Адресование служебного письма может выполняться следующим образом. Письмо может быть адресовано в учреждение. В этом случае указывается наименование учреждения в именительном падеже. Например: УВД Центрального административного округа г. Москвы. При адресовании письма в структурное подразделение сначала указывается наименование учреждения, а затем название структурного подразделения в именительном падеже.

Возможно адресование письма на имя должностного лица. Если этим лицом является руководитель учреждения, то его должность, фамилия и звание входят в название учреждения в дательном падеже.

При адресовании письма на имя руководителя структурного подразделения сначала в именительном падеже указывается наименование учреждения, а затем наименование должности и фамилия руководителя структурного подразделения - в дательном падеже.

После наименования учреждения (структурного подразделения, должностного лица) указывается полный почтовый адрес этого учреждения.

При направлении служебных писем гражданам сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата.

Например: 123060 Москва, ул. Маршала Соколовского, д.10, кв. 16. Ивановой Н. И.[19]

Если письмо оформляется на бланке (бумаге) формата А4, оно должно иметь заголовок, который обычно начинается с предлога «о» или «об» и отвечает на вопрос «о чем составлено письмо».

Например: о недостатках в охране объекта.

Если письмо является ответом на запрос, то перед заголовком после номера и даты отправляемого письма указываются индекс и дата инициативного документа, по которому дается ответ.

Например: на исх. № 13 -4 от 21.07.99 г.

Если письмо имеет приложения, упоминаемые в тексте, что наиболее характерно для так называемых сопроводительных писем, то после текста письма делается отметка о приложении по следующей форме: Приложение на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения: 1. План совместных мероприятий на 5 л. в 2 экз.

2. Справка о выполнении плана на 2 л. в 1 экз.

Текст служебного письма должен иметь такие логические элементы, как введение, доказательства и выводы, заключение.

Введение содержит описание причин и повода для составления письма.

В доказательствах приводятся факты, доводы, ссылки на законодательство, формулируются логические выводы.

В заключении излагается основная суть письма: просьба, предложение, отказ, согласие и т. п.

Однако текст не каждого письма должен содержать все перечисленные элементы. Их совокупность необходима при составлении сложных писем. Если составитель убежден, что выполнение его просьбы не требует специального обоснования, то письмо может состоять только из заключения.

Порядок расположения в тексте письма указанных элементов строго не определен. Простые короткие письма могут начинаться с заключения, после чего возможно приведение доказательств. В больших по объему, сложных письмах целесообразно, приводя доказательства, логические выводы, сформировать у адресата убеждение в необходимости выполнить просьбу, предложение, указанное в заключении.

Убедительность служебного письма определяется доказательностью, бесспорностью содержащихся в нем данных, а не применяемыми грамматическими средствами выражения эмоций составителя письма. Поэтому при составлении текста следует экономно употреблять такие наречия, как «очень», «срочно», «безотлагательно». Они далеко не всегда придают письму желаемую убедительность, а частое их повторение ведет к снижению ускорительной функции.

Следует иметь в виду, что служебное письмо составляется от имени органа (учреждения), поэтому личный момент в нем должен быть сведен к минимуму, тон изложения должен быть нейтральным, исключающим иронию, проявление бестактности. Изложение текста письма целесообразно вести от третьего лица, например: «Отделение милиции просит...».

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значение.

Требования к его составлению и оформлению определены ГОСТом 6.30-97, которым установлены следующие его реквизиты: наименование ведомства (например, МВД России); наименование учреждения (например, ГУВД Москвы); адрес учреждения или место составления (например, г. Москва); название вида документа (акт); дата; заголовок к тексту (например, о приеме и передаче дел); подписи составителей акта. Кроме того, он может содержать такие реквизиты, как номер (индекс) и штамп (гриф) учреждения.

Текст акта, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает указание на основания составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении). Как правило, акт составляется коллегиально (не менее 2-х человек), но может быть составлен и уполномоченным должностным лицом в присутствии иных лиц.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт составляется комиссией, то первым указывают фамилию председателя комиссии, а затем фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты.

При необходимости в акт может быть включена заключительная часть, содержащая решения, выводы, заключения комиссии.

Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или событий.

Справка - документ информационного характера, составляемый в порядке уточнения, подтверждения, опровержения каких-либо фактов.

В соответствии с ГОСТом 6.30-97 она должна составляться по указанию вышестоящего органа или должностного лица и содержать запрашиваемую им информацию.

Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание (например, о состоянии исполнительской дисциплины среди личного состава).

Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в справке, выделяют из текста в отдельный реквизит и помещают перед текстом справки, например: «По состоянию на 16.07.99» или «За период с 01.01.99 по 01.07.99». Эти сведения могут быть включены и в заголовок к тексту. Если справка составляется по нескольким вопросам, текст разделяют на разделы и перед каждым из них указывают заголовок.

Справки, предназначенные для вышестоящего должностного лица внутри одного органа (подразделения), подписываются составителем. Справка, составляемая по указанию вышестоящего органа, подписывается руководителем органа внутренних дел (подразделения), от которого она исходит.

Совершенствование стиля работы государственного аппарата, в том числе МВД и его органов, предполагает очищение управленческой деятельности от бумаготворчества, отказ от составления излишних документов, сокращение затрат времени и сил на составление документов. Сокращению объема служебной переписки служат разработка и внедрение современных методов информационно-аналитической работы, в том числе реализуемых на ЭВМ; сокращение отчетности органов внутренних дел и их служб, упрощение их форм; совершенствование критериев оценки деятельности работников аппарата управления, ориентирование их на непосредственную живую, организаторскую работу в подчиненных органах и подразделениях и др.

Однако эти меры не могут исключить необходимость составления многих документов. Рационализация работы сотрудников органов внутренних дел по их составлению является важной задачей и одним из направлений повышения эффективности их оперативно-служебной деятельности.

Помимо соблюдения изложенных правил составления и оформления документов, рационализация документирования предполагает сокращение объемов текстов документов за счет их типизации и трафаретизации.

Большое количество однотипных ситуаций, встречающихся в деятельности органов внутренних дел, позволяет использовать для их описания одни и те же тексты с небольшими изменениями. Такие тексты называются типовыми. Бланки документов, включающие в себя фрагменты типового текста, называются трафаретными (бланками постановлений, повесток, протоколов, приказов и пр.).

Широкое внедрение ЭВМ в деятельность органов внутренних дел требует в настоящее время углубления формализации документов и унификации используемой терминологии при их составлении.

Литература:

Конституция Российской Федерации 1993 года.

Закон Российской Федерации № 1026-1 от 18 апреля 1991 г. «О милиции» (редакция от 2 марта 2007 г.).

Закон Российской Федерации № 2-ФКЗ от 25 декабря 2007 г. «О государственном гербе Российской Федерации.

Закон Российской Федерации № 59-ФЗ от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Закон Российской Федерации № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных».

Закон Российской Федерации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Постановление Правительства Российской Федерации № 1009 от 13 августа 1997 г. «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

Постановление Правительства Российской Федерации № 452 от 28 июля 2005 г. «О типовом регламенте внутренней организации федеральных округов исполнительной власти».

Постановление государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии № 65-ст от 3 марта 2003 г. «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

Приказ МВД России от 1 декабря 2005 г. № 985 «Об утверждении Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в ОВД РФ заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях».

Приказ МВД России от 4 декабря 2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

Приказ Министерства Юстиции Российской Федерации № 16 от 11 апреля 2005 г. «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан в главном управлении и его отделах в субъектах Российской Федерации, входящих в центральный Федеральный округ».

Приказ Министерства Культуры и Массовых Коммуникаций Российской Федерации № 7418 от 27 января 2006 г. «О типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти».

Основы управления в органах внутренних дел: Учебник /Под ред.А.П.Коренева. - М.: МЮИ МВД России, Щит-М, 2000.

Основы управления в органах внутренних дел: Альбом схем/ Под ред.А.П.Коренева. - М.: МЮИ МВД России, Щит-М, 2000.

Маилян С.С. Методические рекомендации по оформлению организационно-распорядительных документов в органах внутренних дел. – М.: МЮИ МВД России, 1999.

.

См.: Приказ МВД от 4 декабря 2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации!.

[7] См. «Квалификационные требования к должностным категориям основных служб органов внутренних дел».

[8] Иногда этим термином обозначается общее количество документов, полученных и отправленных учреждением. Последнее является не документооборотом, а лишь его количественной характеристикой

[9] Заявления, письма, принятые непосредственно работниками органов внутренних дел от граждан и организаций, в тот же день передаются в канцелярию органа. Заявления и сообщения о преступлениях принимаются дежурными по органам внутренних дел (отделениям милиции).

[10] Нерегистрируемые документы (личные письма, телеграммы, открытки и пр, адресованные общественным организациям, и документы с пометкой "лично" передаются по назначению.

.

[12] Приказ МВД России от 19 ноября 1996 г. № 615 «Перечень документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел учреждений, предприятий и организаций системы МВД Российской Федерации, с указанием сроков хранения»

Дата добавления: 2014-01-07