Заместитель начальника УВД Заместитель начальника УВД

Начальник

генерал-майор Подпись А.В. Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник ГУВД г.Энска

генерал-майор милиции Подпись В.В. Волков

Начальник организационно-инспекторского

управления ГУВД г. Энска

полковник милиции Подпись К.М. Сидоров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Южного административного Северного административного

округа г. Энска округа г. Энска

полковник милиции полковник милиции

Подпись А.А. Петров Подпись И.И. Иванов

В некоторых случаях требуется утверждение документа вышестоящим по отношению к сотруднику, подписавшему этот документ, должностным лицом. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа и должен состоять из слова «Утверждаю», наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник ГУВД г. Энска

Генерал-майор

Подпись Н.К. Иванов

15.11.06

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник УВД Юго-Восточного

административного округа г. Энска

полковник милиции

Подпись Ф.А. Петров

10.10.06

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Начальника ГУВД г. Энска

20.10.06 № 145

или

УТВЕРЖДЕНО

Протокол оперативного совещания

ОВД Южного административного

округа г. Энска

26.09.06 № 12

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

Документы, требующие согласования, должны иметь соответствующий гриф. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник организационно-

инспекторского управления

ГУВД г. Энска

Подпись С.С. Степанов

12.01.06

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания оперативного

совещания

20.11.06 № 25

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо начальника организационно-

инспекторского управления

ГУВД г. Энска

12.12.99 № 01-4/185

Грифы согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования.

В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» должны указываться фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена гербовой печатью. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.С. Петров

25.11.06

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:

Начальник ОУР

Подпись В.В. Павлов

29.01.06

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Мельников 924 46 86.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:

краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер;

слово «В дело»;

номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Требования к бланкам предполагают изготовление документа с таким расчетом, чтобы он был удобен для обработки, изучения и последующего хранения.

На бланке документа как уже было отмечено выше, должен быть состав реквизитов, порядок расположения которых установлен ГОСТ 6.30-97. Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов. Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

Устанавливаются два формата бланков - А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом. В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.

На бланках для писем указывают реквизиты: "Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке", "Дата", "Индекс", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО". На общих бланках указывают реквизиты: "Дата", "Индекс", "Место составления или издания", "Код организации по ОКПО";

При печатании бланков должны применяться типографические шрифты размеров от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489. Для оформления реквизита "Наименование организации" допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Бланки документов должны иметь поля, мм: левое - 20; верхнее - не менее 10; правое и нижнее - не менее 8.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии. При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках рекви­зиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Требования к текстам организационно-распорядительных документов предполагают их оформление в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также в виде соединения этих форм.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», "находились", "владеете", "имеете"). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, Форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа («приказываю», "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оцен­ку фактов (акт, справка), используют форму изложения ("отдел осуществляет функции", "в состав подразделения входят", "комиссия установила").

В письмах используют формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("МВД России не возражает", "МВД России считает возможным").

Дата добавления: 2014-01-07