Общие правила составления и оформления документов

Составление и оформление различных как по назначению, так и по содержанию документов, создаваемых в органах внутренних дел, подчиняются некоторым общим требованиям (правилам), содержащимся в ГСДОУ, ГОСТах, других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования касаются содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, лент для пишущих машин и пр.

В совокупности перечисленных и других требований можно выделить: юридические требования; требования информационной культуры; требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов; требования к бланкам, требования к текстам документов, требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.

Юридические требования, предъявляемые к документам органов внутренних дел. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу документа, т.е. основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе сведений, а, следовательно, обязательность документа для определенной категории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного субъекта и строго соответствующий его компетенции. Так, постановление о наложении административного взыскания, вынесенное с учетом обстоятельств правонарушения, с соблюдением установленной законом формы, имеет юридическую силу при условии, что оно исходит от должностного лица, имеющего соответствующие административно-юрисдикционные полномочия для издания подобного рода документов. Кроме того, юридическая сила документа обеспечивается соблюдением установленного порядка его подготовки, принятия и утверждения. Например, акт об уничтожении некоторой документации органов внутренних дел должен быть подготовлен специально назначенной экспертной комиссией, подписан ее членами, руководителем органа внутренних дел и утвержден начальником вышестоящего органа. Несоблюдение этих правил ведет к признанию такого документа недействительным. Постановление о наложении административного взыскания, вынесенное коллегиальным органом, имеет юридическую силу лишь при условии, если оно принято простым большинством голосов членов органа, присутствовавших на заседании, и подписано председательствующим и секретарем.

Помимо правил, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документов, к рассматриваемой группе следует отнести правила, обеспечивающие их правовую культуру. Они касаются, прежде всего, правильного, с юридической точки зрения, употребления в документах различных терминов. Не всегда правильно употребляются при составлении документов такие чисто юридические термины, как «доставление», «задержание», «арест», «обыск», «досмотр», «осмотр» и др. Каждый из этих терминов означает строго определенное законом административно-процессуальное или уголовно-процессуальное действие. Употребление этих терминов должно соответствовать юридическому характеру имен но тех процессуальных действий, которые фиксируются (указываются) в документах. Следует признать ущербными, с точки зрения правовой культуры, документы, в которых употребляются такие выражения, как «карманные кражи», «квартирные кражи», «государственные кражи» и т.п.

Требование правовой культуры документов предполагает, что при их составлении в ряде случаев нужно ссылаться на акт, в соответствии с которым они составлены. Так, при составлении в адрес организации служебного письма, информирующего его руководителя о совершении работниками этой организации административных проступков и предлагающего ему принять меры воспитательного характера к этим работникам, необходимо указать, что предложение направляется в соответствии со ст.265 КоАП РСФСР. Выполнение этого правила не только отражает уровень правовой культуры документа, но и обеспечивает на стадии его подготовки проверку соответствия составляемого документа закону (другим правовым актам), а на стадии исполнения документа формирует у исполнителя более ответственное отношение к выполнению содержавшихся в нем предложений.

Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, т.е. при минимуме текста в документе должно содержаться максимум информации. Документ должен излагаться ясным, убедительным, понятным для адресата языком – языком документально-делового стиля.

Для такого стиля характерен прямой порядок слов в предложениях. Подлежащее должно стоять ближе к началу предложения, сказуемое - возможно ближе к подлежащему. Не рекомендуется построение фраз с применением большого числа сложноподчиненных предложений. Длинные сложные предложения заменяются несколькими простыми. Для этого стиля характерна замена местоимений существительными, сведение к минимуму личного момента.

Употребления в документах метафор, эпитетов, характерных для художественно-беллетристических стилей, терминов и выражений, допускающих двусмысленное толкование информации, документально-деловой стиль не допускает. Исключением из письменной речи слов, не несущих смысловой нагрузки, достигается краткость документа. Так, деловой стиль характеризуется весьма широким употреблением отглагольных существительных (разъяснение, задержание, соревнование и т.п.), которое призвано сократить количество слов в предложениях. Однако их чрезмерное употребление с другими глаголами лишь засоряет письменную речь, удлиняет предложения, делая документы громоздкими и малоинформационными. Например, не следует писать: «произвести внедрение», «произвести задержание», «обращаться с просьбой», если можно написать: «внедрить», «задержать», «просить» и т.п.

Применение устойчивых стандартизированных словесных оборотов, обладающих высокой информационной емкостью, также позволяет достичь краткости и информационной емкости документов. В деятельности органов внутренних дел встречается большое количество однотипных ситуаций, для описания которых могут применяться одни и те же тексты (выражения). Использование устойчивых стандартизированных словесных оборотов при составлении служебных документов не является свидетельством недостаточности словарного запаса у составителя документа, проявлением бедности его языка. Этот прием экономит время разработчика документа, освобождая его от поиска терминов и построения грамматических конструкций. Кроме того, стандартизированные информационно емкие обороты быстрее и легче воспринимаются специалистами, которые знакомятся с документами, исполняют их.

В процессе многолетней управленческой практики органов внутренних дел, складываются устойчивые словесные обороты, используемые для описания тех или иных событий, действий. Поэтому используемые в настоящее время в органах внутренних дел некоторые словесные штампы содержат архаизмы и канцеляризмы, которые должны быть исключены из употребления в деловой речи.

К ним относятся устаревшие слова и словосочетания (доверительный, безотлагательно, оповещаем, надлежит, доношу, по поводу Вашей просьбы и т.п.).

Канцеляризмы - архаичные, устойчивые, считаемые нерушимыми предложения, характеризующиеся неизменяемым порядком слов, характерными союзами, громоздкостью фраз. И по сей день можно встретить документы, начинающиеся словами: «Мы, нижеподписавшиеся, в лице..., сего числа составили акт...», и заканчивающиеся словосочетаниями типа: «о чем и составлен настоящий акт», «о чем и докладываю (доношу) рапортом» и т.п.

Канцеляризмы - не только пережитки канцелярской практики коллежских учреждений Петровских времен, дошедшие до нашего времени, они рождаются и в сегодняшней делопроизводственной, управленческой практике, придавая сухость, казенность, формализм, невыразительность деловой речи. Например: «Имеет место рост количества зарегистрированных преступлений», «Возрастающее значение наиболее эффективного использования в деле борьбы с преступностью имеющейся в наличии криминалистической техники» и т.п. Поэтому при составлении документов следует употреблять лишь те устойчивые, стандартизированные обороты (словосочетания), которые действительно обладают высокой информативностью и не делают язык документа бюрократическим, казенным.

Требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов. При составлении документов следует учитывать, что после изготовления они, как правило, регистрируются, отправляются, по месту их получения обрабатываются и проходят другие стадии документооборота. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов. Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут работать многие сотрудники (машинистка, секретарь, делопроизводитель и др.). Причем, каждому из них требуется различная информация, содержащаяся в документе. Так, секретарю органа внутренних дел, отправляющему документ, необходима информация о том, куда адресован документ, о чем он составлен, кто является его исполнителем.

Секретарю органа, получившему документ, важно знать, какой поступил документ, его краткое содержание, чтобы правильно определить направление его дальнейшего движения. Руководителю органа внутренних дел необходимо знать наименование и характер вопросов, освещаемых в документе, от кого он поступил, и лишь непосредственному исполнителю требуется вся содержащаяся в документе информация.

Каждый документ содержит оперативную и статистическую информацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована, прежде всего, конкретному должностному лицу - исполнителю документа. Статистическая информация - сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные, главным образом, работникам делопроизводственных подразделений. Эта информация содержится в реквизитах документа. Правильное выполнение реквизитов способствует оперативному, с наименьшими затратами усилий изготовлению, оформлению и обработке документов.

Документы в зависимости от их назначения могут иметь следующие основные реквизиты[18]: наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения; индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телефона организации; наименование и заголовок документа; дату, место издания; адресат; грифы согласования, утверждения, секретности и др.; удостоверение документа, отметку о приложении; отметку об исполнителе документа и др.

Все реквизиты располагаются на бланке (на стандартном листе) в порядке, определяемом ГОСТами. Следует иметь в виду, что ни один документ не содержит полный набор реквизитов. В зависимости от назначения каждый документ несет тот или иной состав реквизитов.

Заголовок документа - краткое (в 1 -2 строки) изложение содержания документа («о недостатках в хранении материальных ценностей», «о поощрении сотрудников районного отдела внутренних дел» и т.п.). Заголовок выполняется ниже наименования документа в левой верхней части бланка (листа). Заголовок к тексту должен иметь все документы формата А4 (стандартный лист). Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А5 (148*210мм). Удостоверение документа включает в себя следующие реквизиты: подпись, грифы утверждения, согласования и печать. Обязательным способом удостоверения любого документа является подпись.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

Начальник УВД Восточного

административного округа

г. Энска

генерал-майор Подпись А.В. Сергеев

или

Дата добавления: 2014-01-07