Виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел. Обязанности сотрудников органов внутренних дел по организации и осуществлению делопроизводства

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

В структуре этой деятельности выделяются два элемента: документирование и документооборот.

Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов, документооборот - движение документа внутри органа, то есть совершение технических операций по получению, регистрации, хранению документов и т.п.

Деятельность аппарата государственного управления, в том числе и органов внутренних дел по документированию и осуществлению документооборота, регламентирована множеством нормативных актов. В их числе можно выделить группу специальных актов, изданных для регулирования делопроизводства и группу нормативных актов, основным предметом регулирования которых являются различные общественные отношения, не связанные с осуществлением делопроизводства.

К группе специальных источников нормативного регулирования делопроизводства относится, прежде всего, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, которая подготовлена и утверждена Государственной архивной службой России (Росархивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 июля 1992г. №1118-р. Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Министерства и ведомства организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции.

Делопроизводство в органах внутренних дел, кроме того, регламентируется и ведомственными нормативными актами, изданными в соответствии с Типовой инструкцией[5].

Важная роль в ведомственном нормативном регулировании делопроизводства принадлежит Инструкции по делопроизводству, которая должна быть разработана в каждом органе, учреждении, организации.

Инструкция по делопроизводству должна устанавливать порядок построения и деятельности делопроизводственного подразделения органа, определять лиц, ответственных за определенные участки делопроизводства, функциональные обязанности личного состава органа по осуществлению делопроизводства, порядок взаимоотношений делопроизводственного подразделения с другими службами. Кроме того, с учетом основных положений ГСДОУ Типовая инструкция регламентирует общий порядок подготовки, размножения, приема, рассылки документов, организацию контроля исполнения документов, устанавливает правила систематизации и хранения документов и др.

Вторую группу источников составляют нормативные (законодательные и подзаконные, в том числе и ведомственные) акты, которые, наряду с регулированием различных сторон деятельности органов внутренних дел, регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства. Так, уголовно-процессуальный кодекс содержит нормы, закрепляющие структуру и обязательные реквизиты некоторых видов процессуальных документов. Аналогичные нормы

содержатся в Гражданско-процессуальном кодексе и Кодексе об административных правонарушениях.

Нормативные акты МВД России, изданные по вопросам обеспечения режима секретности в органах внутренних дел, устанавливают также и порядок работы с секретными документами.

Приказами МВД России, регламентирующими оперативно-розыскную деятельность органов внутренних дел, одновременно устанавливается порядок оформления, учета, регистрации, хранения оперативно-розыскных документов. Некоторые приказы Министерства, регулирующие конкретные направления деятельности органов внутренних дел, их служб и подразделений, содержат образцы бланков различных видов служебной документации, определяют порядок их заполнения.

Различают общее, специальное, секретное и несекретное делопроизводство.

Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.

Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности

органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.

Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.

5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.

6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.

Большая роль в решении этих задач отводится специальным делопроизводственным подразделениям (секретариатам, канцеляриям), которые осуществляют централизованное документационное обслуживание всех служб и подразделений органа внутренних дел.

Канцелярии органов внутренних дел (в МВД, УВД - секретариаты)[6] выполняют следующие функции: они осуществляют прием, регистрацию документов, ведут учет документации, поступающей в орган внутренних дел, отправляемой или хранящейся в органе, вручают документы исполнителям. Канцеляриями производятся работы по изготовлению и размножению документов, оформлению и отправке исходящих документов. Ими организуется и осуществляется хранение документов. На канцелярии возложены методическое

руководство всеми подразделениями органа по всем вопросам делопроизводства и контроль за своевременностью исполнения и правильностью оформления документов работниками отраслевых и функциональных подразделений. Секретариаты МВД, УВД, кроме того, осуществляют методическое руководство деятельностью канцелярий подчиненных органов внутренних дел и контроль за состоянием делопроизводства в этих органах.

Структура и штатная численность канцелярий органов внутренних дел зависят от уровня органа, объема его работы, количественной характеристики документооборота. В городских и районных органах внутренних дел большинство функций делопроизводственного подразделения выполняется секретарем. При этом секретарь органа функционально связан с инспекторским (оперативным) и руководящим составом органа внутренних дел и его подразделений. Это предполагает необходимость знания всеми сотрудниками органа основных обязанностей секретаря по организации и осуществлению делопроизводства. К ним относятся: оформление и хранение внутренней документации (приказов, планов, отчетов и т.п.); прием и регистрация поступающей в орган внутренних дел корреспонденции, вручение по указанию начальника органа внутренних дел документов исполнителям; регистрация и отправка исходящей корреспонденции; подготовка документов к сдаче в архив, к уничтожению и уничтожение документов; осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения и правил оформления документов сотрудниками органа внутренних дел и др.

Общая организация делопроизводства в органе внутренних дел возложена на его руководителя. Он обязан: обеспечить необходимые условия для работников, ведущих делопроизводство, контролировать их работу; принимать исчерпывающие меры, исключающие утрату документов, разглашение содержащихся в них секретных сведений, организовывать периодические проверки фактического наличия всех зарегистрированных документов. Руководитель организует отбор документов для постоянного и временного их хранения, ежегодно, с учетом важности, однотипности и сроков хранения поступающих документов, утверждает номенклатуру дел. Он должен своевременно (в день представления секретарем) рассматривать поступающую в орган внутренних дел корреспонденцию, определять исполнителей, сроки исполнения, а при необходимости и порядок исполнения документов, определять документы, исполнение которых требует особого контроля.

На лиц инспекторского (оперативного) состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства[7]: своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление; неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами. В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции. Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений БЭП, НОН и т.д. обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы. На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности.

Дата добавления: 2014-01-07