Документооборот в органах внутренних дел

Документооборот[8] - движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Движение документов осуществляется посредством выполнения ряда делопроизводственных операций, которые образуют следующие стадии документооборота: прием и первоначальная обработка документов (корреспонденции), исполнение документов, отправка корреспонденции, хранение документов. Прием и первоначальная обработка поступающих в орган внутренних дел документов производится работниками канцелярии[9], которые проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность упаковки секретной корреспонденции, а также целостность вложений. Все конверты за исключением писем в адрес общественных организаций и конвертов с пометкой "лично", вскрываются работниками канцелярии.

Находящиеся в них документы регистрируются в специальных журналах, карточках, самая же удобная форма регистрации это машинная (ЭВМ), где указываются порядковый регистрационный номер (входящий номер), дата поступления документа в канцелярию, его название и краткое содержание, данные об отправителе документа. На документе проставляется штамп с изображением государственного герба. В штампе отражаются регистрационный входящий номер документа и дата его поступления.

Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота.

Зарегистрированные документы передаются начальнику органа внутренних дел[10], который в тот же день должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при необходимости срок и порядок исполнения документа. При определении срока исполнения документа начальник органа руководствуется действующими нормативными актами, регламентирующими порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, порядок исполнения других документов. Так, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган внутренних дел; документы, поступающие из вышестоящих органов внутренних дел должны быть исполнены в течение 10 суток. Однако, исходя из содержания документа, общей загруженности сотрудника, которому поручается его исполнение, и других обстоятельств, начальник органа может установить и более сжатые сроки исполнения документа.

Руководитель, определяя порядок исполнения документа, не требующего дополнительной проверки, сам принимает по нему решение, исполнение которого поручается соответствующему сотруднику органа внутренних дел. Если принятие решения требует дополнительных проверочных действий, руководитель поручает их производство подчиненному сотруднику, определяя общую направленность этих действий. При этом указание руководителя не должно содержать окончательного решения по документу. В противном случае утрачиваются объективность и целесообразность последующих проверочных действий.

В резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте первого листа документа, руководитель отражает результаты рассмотрения документа.

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии отражает в регистрационном журнале, в котором зарегистрирован рассмотренный документ (в регистрационной карточке или ЭВМ), содержание резолюции руководителя и вручает документ исполнителю под расписку в этом журнале.

Исполнение документа как стадия документооборота выражается в подготовке исполнителем нового документа (например, рапорта, ответного письма), в его техническом изготовлении (печатании, размножении); при необходимости производятся визирование, согласование подготовленного проекта документа и его подписание руководителем органа.

Исполнение документов может заключаться в выполнении проверочных действий, в исполнении содержащихся в документе предписаний и в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.

Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или резолюции, в случаях когда исполнение документа не требует подготовки новых документов, может сделать отметку об исполнении на документе в форме справки, в которой указывается, что выполнено исполнителем по документу. Об исполнении документа докладывается руководителю, который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а на документе производит надпись "в дело", что является свидетельством окончания стадии исполнения документа. Исполненные документы сдаются в канцелярию для отправки или хранения.

Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции: регистрация документа в журнале учета исходящей корреспонденции; проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в котором указывается исходящий номер документа и дата его отправки; написание на конверте адреса; вложение документа в конверт; составление реестра и сдача корреспонденции на предприятие связи. Все указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работниками канцелярии.

Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования.

Систематизации исполненных документов служит номенклатура дел, утверждаемая ежегодно начальником органа внутренних дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел органа и его структурных подразделений, подлежащих заведению в наступающем году. Этот список охватывает весь объем документации, подлежащей хранению в органе внутренних дел, с указанием сроков ее хранения.

Большое разнообразие создаваемых и поступающих в орган внутренних дел документов, подлежащих хранению, требует их группировки и систематизации по предметно-логическому признаку (например, планы работы органа и отчеты об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и материалы их проверок и т.п.).

Основанием для группировки исполненных документов по тематическим комплексам (делам)[11] является номенклатура дел. При разработке номенклатуры учитывается состав входящих и исходящих документов, количество документов по отдельным направлениям деятельности органа внутренних дел, степень секретности.

В каждом органе, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, заводятся дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.

Делом называется совокупность документов, относящихся к определенному участку (направлению) деятельности органа внутренних дел, с указанием наименования, номера по номенклатуре, грифа секретности, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нем листов и срока хранения.

Документы внутри дела систематизируются в хронологическом порядке. В каждое дело подшивается 250-300 листов. Если число документов превышает этот объем, то заводится второй том дела с тем же номером номенклатуры. Законченные дела подшиваются и скрепляются сургучной печатью.

На оперативном хранении у секретаря, находятся дела, срок хранения которых не превышает трех лет. При более длительном сроке хранения они в течение первого года хранятся у секретаря, а затем передаются на хранение в архивы МВД, УВД.

Изъятие документов, помещенных (подшитых) в дела, производится по разрешению начальника органа внутренних дел (секретариата МВД, УВД). Вместо изъятого документа в дело помещается карточка-заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листах, кем и когда изъят, срок хранения, куда приобщен или отправлен.

Дела подлежат уничтожению по истечении срока хранения[12]. Экспертная комиссия органа внутренних дел отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый начальником органа, который направляет в МВД, УВД. С разрешения последнего производится уничтожение дел.

Одним из важнейших условий рациональной организации документооборота в органах внутренних дел является быстрое прохождение документов по всем стадиям документооборота. Этому служит, прежде всего, разработка рациональных схем прохождения документов, которые исключали бы дублирование операций по регистрации, обработке документов в структурных подразделениях органа внутренних дел, излишние согласования, визирования документов. При определении порядка прохождения документов (схемы документооборота) в органе внутренних дел следует исходить из необходимости рассмотрения начальником органа документов, поступающих из органов государственной власти, из вышестоящих органов внутренних дел, документов, касающихся принципиальных вопросов деятельности органа внутренних дел в целом. Другие же входящие документы могут направляться для рассмотрения непосредственно заместителям начальника органа (руководителям служб). Установление такого порядка ускорит движение документов, освободит начальника органа от излишней информации. Однако оно требует, чтобы предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции осуществлялось квалифицированным работником канцелярии, имеющим необходимый минимум юридической подготовки, хорошо знающим функции служб и подразделений органа, функциональные обязанности сотрудников.

Значительному ускорению процесса движения документов в органах внутренних дел способствовало бы решение вопроса о предоставлении исполнителям права самостоятельной подписи некоторых видов документов (запросов на характеристики, ответов на некоторые запросы, поступающие из других органов внутренних дел и подразделений, и т.п.). Это не только ускорит документооборот и сократит затраты времени сотрудников на работу с документами, но и повысит ответственность исполнителей за качественную их подготовку.

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывая о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа "Взято на контроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную картотеку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную картотеку, напоминают исполнителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа. О неисполненных документах, находящихся на особом контроле, работники канцелярии докладывают руководителю органа внутренних дел.

В настоящее время во многих МВД, и крупных УВД применяются автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) на базе использования современных ЭВМ, которые обеспечивают оперативность и полноту контроля за своевременностью исполнения документов.

Дата добавления: 2014-01-07