Работа в Excel с базами данных (списками)

Создание пользовательских списков

Сохранение файлов

EXCEL хранит информацию, введенную в электронную таблицу, в оперативной памяти компьютера. Для того, чтобы использовать электронную таблицу и в дальнейшем, необходимо сохранить ее на диске.

В меню Файл имеются пять команд, позволяющих сохранить файл EXCEL: Сохранить, Сохранить как, Сохранить в формате HTML, Сохранить рабочую область, Закрыть и Выход. Каждая из этих команд имеет свою специфику. Команда Сохранить как обычно используется при первом сохранении документа или для выбора способа его сохранения. А команда Сохранить применяется для сохранения изменений, сделанных в существующем документе. Сохранить в формате HTML сохраняет документ на Web-странице. Но и при выборе команд Выход или Закрыть, во избежание случайной потери выполненной работы, Excel всегда спрашивает, не хотите ли Вы сохранить свои изменения. Кроме того, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов, вы можете быстро сохранить текущий документ точно так же, как с помощью команды Сохранить из меню Файл. После сохранения файла книги, с помощью одной из перечисленных выше команд сохранения, книга остается открытой, Файл удаляется с экрана только при закрытии книги.

Если в работе с таблицами приходится повторять ввод конкретной последовательности данных в рабочем листе, например, список имен, то можно создать пользовательский список. После создания такого списка его можно ввести в диапазон ячеек, простым вводом в ячейку любого элемента из этого списка с последующим перетаскиванием маркера заполнения в нужные ячейки.

Пользовательский список можно создать при помощи команды меню Сервис|Параметры|Списки, при выполнении которой открывается диалоговое окно Параметры с вкладкой Списки, путем ввода элементов нового списка в соответствующее окно Элементы списка. Также можно использовать кнопку Импорт, расположенную в правой нижней части вкладки Списки диалогового окна Параметры.

Возможность работы с базами данных (списками) у программ, предназначенных для обработки таблиц, становится в настоящее время все более важной в экономической работе. Excel имеет развитые инструментальные средства поддержки баз данных. Виды работ с ними можно разбить на 2 категории:

· Организация встроенных, расположенных непосредственно на рабочем листе, баз данных с помощью списков

· Работа с внешними данными с помощью специальных запросов

Современные базы данных представляют собой набор таблиц, имеющих между собой сложные связи. Каждая такая таблица состоит из множества строк, называемых записями. Каждая из строк делится на части, называемые полями, для которых жестко определены требования к типу содержащихся в них данных.

Чтобы достичь максимальной эффективности при работе со списками, необходимо следовать следующим правилам:

Ø Каждый столбец должен содержать информацию одного типа

Ø Одна или две верхние строки списка должны содержать уникальные заголовки, каждый из которых описывает содержимое расположенного ниже столбца

Ø Список не должен включать пустые строки и столбцы

Ø Лучше всего, если для списка отводится отдельный лист. Если же это невозможно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа, по крайней мере, одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

Ø Не следует размещать данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка

Над списками можно производить следующие действия:

Ø Сортировать список

Ø Добавлять или изменять данные с помощью формы

Ø Фильтровать список таким образом, чтобы были выделены только те строки, которые удовлетворяют заданному критерию

Ø Автоматически вычислять промежуточные итоги

Ø Создавать для списка структуру

Ø Создавать отчет, который в Excel называется сводная таблица. С ее помощью можно мгновенно подытожить данные в списке

Ø Проверять вводимые в ячейку данные

Все основные возможности работы со списками включены в пункт меню Данные.

Дата добавления: 2014-01-07