Лекция 10. Макроэкономический кругооборот

Бухгалтерские документы и их классификация

Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Бухгалтерские документы и их классификация

Вопросы

3. Компьютеризация бухгалтерского учёта

Документирование является одной из основных отличительных осо­бенностей бухгалтерского учета. Оно позволяет осуществлять сплош­ное наблюдение за хозяйственными процессами.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который со­ставляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Данный документ при­дает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выпол­ненные ими хозяйственные операции. Информация о совершенных или разрешен­ных к проведению операциях может фиксироваться на разных носите­лях, таких как: дискеты, магнитные ленты и др. Однако организация обязана в любом случае изготавливать копии документов на бумаж­ных носителях и представлять их участникам хозяйственных опера­ций и контролирующим органам по требованию.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Первичные учетные документы делятся на внешние и внутренние. Внешние первичные документы поступают в организацию со стороны (от учредителей, банков, поставщиков, покупателей и т. п.).

Внутренние первичные документы составляются непосредственно в организации. Они бывают: распорядительными, оправдательными, комбинированными, бухгалтерского оформления.

Распоря­дительные - это такие первичные документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций.

Оправдательные первичные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним от­носятся: приходные ордера; акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; первичные документы о приемке от рабо­чих выработанной продукции и т. п. Комбинированные — это такие первичные документы, которые одновременно являются и распоряди­тельными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и рас­ходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подот­четных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет типовых доку­ментов, или при обобщении и обработке оправдательных и распоряди­тельных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределе­ния косвенных расходов и др. Кроме того, первичные документы делятся также на разовые и накопительные.

Разовыми первичными документами оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются они в один прием. Накопительные первичные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К ним относятся: лимит­ные карты на отпуск материалов; наряды на работу и т. п.

Порядок составления и обработки документов. Документы сле­дует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму ука­зывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, то ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текс или сумму. Затем, правильный текст или сумму повторяют на поля; документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текс оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки............. ……………верить

(новый текст или сумма)

Дата Подпись

В кассовых и банковских документах исправления делать не разрешается.

Движение первичных учетных документов от момента их появле­ния в организации до сдачи в архив после их принятия к учету и обра­ботки принято называть документооборотом. Внутренняя регламен­тация организацией сроков обработки и представления первичных учетных документов называется графиком документооборота. Отсутствие четкого графика или его несоблюдение может при­водить к различным нарушениям требований к ведению бухгалтер­ского учета.

Документы текущего от­четного периода должны храниться в бухгалтерии в спе­циальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгал­тером. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящими­ся к ним документами, должны быть подобраны в хроно­логическом порядке и переплетены. Обработанные первичные документы текущего меся­ца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному реги­стру и сопровождаться справкой для архива. В установленные самой ор­ганизацией сроки первичные документы, учетные реги­стры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Руководитель организации обязан обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования ар­хивных документов.

Организации обязаны хранить первичные учетные доку­менты, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соот­ветствии с правилами организации государственного ар­хивного дела, но не менее пяти лет.

2. Учётные регистры и формы бухгалтерского учёта

Учетные регистры - это счетные таблицы, соответствующие экономи­ческой группировке данных об имуществе и источниках его образова­ния. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Учетные регистры ведутся в различных фор­мах: в книгах, журналах, ведомостях, на карточках и др. Синтетический учет ведется в так называемых синтетических ре­гистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в жур­налах-ордерах и в Главной книге, а по аналитическим счетам - в книгах, ведомостях или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в реестре карточек.

Форма бухгалтерского учета — это совокупность учетных регист­ров для отражения хозяйственных операций в определенной последо­вательности и группировке соответствующими приемами записей. Форма бухгалтерского учёта определяется структурой учётных регистров, способом записи в них, последовательностью связи между документами и регистрами.

Форма «Журнал-главная». Используется на малых предприятиях. Ведётся Книга (журнал) учёта фактов хозяйственной деятельности, в которой каждая операция в хронологическом порядке с указанием номера, суммы и содержания сразу отражается на счетах бухгалтерского учёта. Кроме того, ведутся ведомости учёта основных средств, затрат на производство, денежных средств и фондов, реализации, расчётов с поставщиками, учёта оплаты труда.

Остатки средств в отдельных ведомостях сверяются с данными первичных документов и Книги учёта фактов хозяйственной деятельности.

Обобщение итогов ведомостей производится в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость, которая является основанием для составления бухгалтерского баланса предприятия.

Мемориально-ордерная форма. Хронологические и систематические записи ведутся отдельно. Хронологические в регистрационном журнале, систематические в главной книге на основании предварительно составленных мемориальных ордеров. Форма счетов в Главной книге, называемой контрольно-шахматной ведомостью, строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счёту. На основании записей в главной книге составляется оборотная ведомость и баланс. Является устаревшей формой, рассчитанной на использование большого количества учётных работников низкой квалификации.

Журнально-ордерная форма. Сейчас имеет широкое распространение. Данные первичных документов регистрируются в журнале хозяйственных операций (хронологические записи) и систематически накапливаются в журналах ордерах и ведомостях. Журналы-ордера, составленные по кредитовому признаку, открываются на отчётный период на отдельный синтетический счёт или на группу их. Записи в журналы-ордера и ведомости производятся на основании первичных документов в хронологическом порядке. После подведения итогов по журналу-ордеру его кредитовый оборот переносится в Главную книгу по соответствующему счёту, куда также записываются обороты по дебету его, но из ведомостей, которые составляются по дебетовому признаку.

По счетам с небольшим количеством записей используются комбинированные учётные регистры – оборотные ведомости, совмещающие журнал-ордер и ведомость. На основании данных Главной книги составляется оборотная ведомость и баланс.

Автоматизированные формы учёта повторяют технологию журнально-ордерной формы учёта. Создаются два массива информации – постоянный и переменный. На их основании в любой момент времени формируются журнал хозяйственных операций, учётные регистры (журналы-ордера и ведомости), оборотная ведомость и формы отчётности.

3. Компьютеризация бухгалтерского учёта

Использование компьютера в бухгалтерской практике стало необходимостью. Специалист, не умеющий работать на компьютере, сейчас вряд ли может рассчи­тывать на успех.

В настоящее время существует большое количество различных бухгалтерских программ. Все они имеют свои достоинства и свои недостатки. Программы, предоставляющие больше возможностей для специфических видов учета, обычно проигрывают по причине излишней перегруженности деталями. Другие програм­мы проще и доступнее в работе, но каких-то функций при работе с ними может не хватать. Чаще всего выбор программного обеспечения зависит от конкретных задач, которые вам предстоит решать.

Основа у всех бухгалтерских программ одна: все они построены по принципу двойной записи, которая применяется в бухгалтерском учете. Непременными элементами бухгалтерского учёта являются баланс, счета и двойная запись. Эти же элементы используются и в бух­галтерских программах.

В настоящее время практически все программы бухгалтерского учета адаптиро­ваны к операционной среде Windows. Наибольшее распространение получили программы «Парус» и «1С:Предприятие».

Програм­ма «Парус» имеет несколько несомненных преимуществ по срав­нению с многими другими бухгалтерскими программами. К ним можно отнести, в первую очередь, компактность программы и невысокие требования к памяти компьютера. Последовательность действий в программе в точности повторяет действия бухгалтера при обработке документов вручную, без использования компьютера. Кроме того, в ней используется совершенно очевидная последова­тельность оформления документов, просто и понятно ведется журнал операций.

Несомненным достоинством программы «1С: Предприятие» является возмож­ность оформления большого количества бухгалтерских документов. Всевозмож­ные отчеты, которые можно создавать в этой программе, позволяют взглянуть на счет с разных сторон. Кроме того, овладев общими принципами работы в одном из модулей программного пакета «1С:Предприятие», вы сможете легко освоить работу и в других специализированных программах фирмы «1С».

Способы исправления в учетных записях.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и спосо­бом «красное сторно».

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнару­жена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумму зачеркивают и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркива­ние производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть за­черкнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривает­ся и подтверждается: в документах - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в кон­це страницы, записывая в ней «Исправлено» и правильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях,
когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции.
Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 000 руб., а ошибочно записали 10 000 руб., то на разность между этими суммами - 30 000 руб. (40 000 - 10 000) нужно соста­вить дополнительную проводку.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное сторно». Сущность данного способа состоит в том, что для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторя­ют красными чернилами и записывают ее в учетные регистры. После этого составляют правильную проводку.

1. Макроэкономические агенты.

2. Кругооборот в двухсекторной модели экономики.

3. Кругооборот в трех- и четырехсекторных моделях.

Дата добавления: 2014-01-07