Туристской деятельности

Тема 5. СПЕЦИФИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В ТУРИЗМЕ

Практикум

1. В данной теме рассказывалось о видах организационно-распорядительной и информационно-справочной документации.

Разбейтесь на группы. Каждая из групп моделирует 3-4 ситуации, требующие управленческого решения, представляет их другой группе. В зависимости от представленной ситуации необходимо выбрать вид документа и составить его проект.

Обоснуйте, почему именно этот вид документа (приказ, распоряжение, докладная записка или др.) будет соответствовать представленной ситуации.

2. Основываясь на знаниях о специфике деловых писем, которые Вы получили из данной темы, составьте проекты:

письма-предложения;

письма-рекламации;

письма-благодарности.

Какие отличия или сходства Вы видите в данных письмах? Какие выводы можно сделать?

Раздел 3

Прочитав и обдумав эту тему, Вы сможете:

· Рассказать о документации по организации туристских путешествий

· Определить основные позиции договора на туристские услуги

· Описать общие правила составления договор

· Объяснить значение и важность государственного регулирования и рекомендаций ВТО в области документационного обеспечения управления в туризме

· Объяснить необходимость соблюдения туристских формальностей

5.1. Документы по организации туристского путешествия

В соответствии с рекомендациями ВТО, Статистической комиссии ООН, а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие включает в себя следующее:

– заявку туриста на бронирование тура;

– лист бронирования (booking form);

– подтверждение турагентства о бронировании тура по заявке туриста (confirmation);

– договор на путешествие (туристские услуги);

– документы от туриста для оформления виз и разрешений;

– консульские документы (для групповой визы);

– международный, служебный и именной ваучер;

– туристскую путевку утвержденной формы;

– транспортные документы;

– страховку;

– нотариально заверенную доверенность на детей;

– нормативные и законодательные акты, применяемые в ссылках договора и других документов;

– особые обязательства туриста применительно к данному туру;

– права и обязанности туриста;

– анкету туриста;

– памятку туриста и др. 1

Данный набор документов может варьироваться в зависимости от различных факторов (страны, вида путешествия, требований туроператора и турагента, состава группы и т. д.), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров. Рассмотрим подробнее перечисленные документы.

Заявка туриста на бронирование тура не имеет единой формы, туристские фирмы используют свои варианты данного документа. Как правило, в нем содержатся сведения об организаторе путешествия, направление путешествия, даты заезда-отъезда, паспортные данные лица заказывающего тур, наименование тура, краткое описание тура, его стоимость (см. приложение № 12).

Лист бронирования фактически является предварительным договором между туристом и организатором путешествия. Единой формы листа бронирования не существует. Некоторые туристские фирмы используют упрощенные формы, другие используют довольно подробную форму листа бронирования, где предусмотрены какие-либо дополнительные графы по специальным заявкам (аренда автомобиля, обслуживание по классу VIP, дополнительное питание и др.). Обязательными в листе бронирования, как правило, выступают следующие сведения:

· референс – номер листа бронирования;

· реквизиты организатора путешествия;

· паспортные данные лица, заказывающего тур;

· наименование, стоимость, порядок оплаты тура;

· краткое описание тура и его особенности;

· дата и аэропорт отправления;

· наименование и класс отеля;

· вид питания;

· трансфер;

· сведения о страховке.

Подпись организатора путешествия и печать ставится после подтверждения бронирования услуг в указанном объеме.

Лист бронирования составляется в трех экземплярах: один – выдается на руки покупателю, другой – направляется на принимающую фирму, третий – остается у турагента.

Если бронирование подтверждено, то туристу нет надобности брать с собой лист бронирования, номер подтверждения брони будет записан в его именном ваучере (см. приложение № 13).

Подтверждение о бронировании услуг оформляется или отдельным документом произвольной формы, или факт бронирования с реквизитами брони указывается в соответствующей графе листа бронирования с повторением этой записи в именном ваучере.

Договор на туристское путешествие – обязательный документ, регламентирующий взаимоотношения туриста и организатора путешествия. Заключение его на территории России регламентируется Гражданским кодексом и Законом Российской Федерации «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».

В туристской практике на территории России и ближнего зарубежья взаимоотношения сторон регулируются договором, а при иных международных сделках – контрактом (или агентским соглашением). Договор является также основным документом при удовлетворении исков и претензий туриста к организатору путешествия.

Порядок подготовки и заключения договора будет приведен в следующем параграфе.

Документы от туриста на получение виз и разрешений включают: основную анкету, фотографии, общегражданский заграничный паспорт, в ряде стран – страховой полис и др. Формы и содержание анкеты также различны и зависят от страны. Упрощенные одностраничные анкеты в Испанию и Италию состоят из 15 – 17 вопросов, аналогичная анкета в Великобританию имеет несколько страниц и содержит более подробные вопросы не только о туристе, но и его ближайших родственниках.

Наименование и структура требуемых документов зависит также от типа запрашиваемой визы: индивидуальной, групповой, шенгенской и др.

Международный туристский ваучер – подтверждение заключенного договора между туристом и организатором путешествия, а также документ для взаиморасчетов отправляющей и принимающей фирм. Кроме того, он предназначен для бронирования мест в гостиницах, билетов на транспорт, аренды автомобилей и прочих видов обслуживания, требующих предварительной оплаты.

Право выдачи международного туристского ваучера имеет турфирма, являющаяся членом национальной туристской ассоциации: в России – НТА (Национальная туристская ассоциация), РАТА (Российская ассоциация туристских агентств) или непосредственно членом ФУААВ (Всемирная Федерация ассоциаций туристских агентств).

Данный ваучер принимается предприятиями обслуживания во всем мире и исключает необходимость заключать соглашение с каждым из этих предприятий в отдельности. Так как ваучер – это узаконенный во всем мире платежный документ, то после предоставления указанных в нем услуг он может быть депонирован на любой банковский счет предприятия, предоставившего услуги.

Использование ваучера значительно упрощает бухгалтерский учет и отчетность, а также сокращает банковские издержки, расходы по обмену валюты и значительно упрощает документооборот.

Если туристская фирма не является членом ФУААВ или национальных ассоциаций, она может использовать служебный ваучер, т. е. ордер, удостоверяющий наличие контракта, перечень бронированных услуг, их объемы, реквизиты сторон и др. Неотъемлемой частью служебного ваучера является лист отметки о предоставленных услугах.

Организатор путешествия обязан выдавать туристу документ на путешествие, заверенный подписью и печатью. Таким документом согласно Конвенции служит именной туристский ваучер. Он отличается от служебного или международного тем, что не содержит ценовой информации и размера комиссионных турагенту (см. приложение № 14)

Определение ваучера дается в «Правилах сертификации туристских услуг», утвержденных постановлением Госстандарта России от 14. 10. 94 г. № 18 и введенных в действие с 01.01. 95 г., а также в Законе РФ от 24. 11. 1996 г. «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».

Российские туристские фирмы оформляют на заграничное путешествие служебный и именной ваучеры (для получения услуг за рубежом и взаиморасчетов отправляющей и принимающей фирм) и туристскую путевку установленного образца (для внутренней отчетности и получения льгот по налогообложению) 1.

В международной общепринятой терминологии, кроме международного, служебного и именного, существует еще понятие ваучера, как документа-приглашения (Югославия, Болгария и др.), который предъявляется на границе и служит основанием для посещения страны.

Туристская путевка – документ строгой отчетности, выдается туристу при реализации транспортных путешествий внутри страны вместо Международного туристского ваучера.

Новая форма туристской путевки – форма ТУР 1 (см. приложение № 15 ) введена с 1996 г., в соответствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации от 10.04.96 г. № 16-00-30-19. Одновременно с ней введены в действие несколько иных форм туристских путевок, утвержденные письмом Министерства финансов Российской Федерации от 25. 09.96г. № 04-03-07. Только такие формы признаются в органах учета, отчетности и налоговой службе. Данные формы содержат титул, отрывной корешок (талон) и обратную сторону, заполняемые в соответствии с имеющимися графами.

Транспортные документы включают в себя проездные документы (билеты установленного образца), багажные квитанции доплат за сверхнормативный багаж, санитарные сертификаты и др.

Страхование туриста производится по его поручению отправляющей фирмой или самостоятельно. В России страхование туриста является добровольным (за исключением ряда стран, которые не выдадут визы без предъявления страховки). Страховой полис может включать как амбулаторное обслуживание, так и другие виды услуг. Страхование транспортного путешествия является обязательным, а сумма страхового сбора включена в стоимость билета.

Нотариально заверенная доверенность на детей оформляется родителями, в том числе и бывшим супругом (супругой) при оформлении визы в некоторые страны, когда дети следуют без родителей в учебные, экскурсионные туры и туры для отдыха.

Прочие виды туристских документов, перечисленных выше, являются чисто информационными, а их форма и содержание зависят от вида путешествия, страны, специфики тура.

5.2. Договор на туристское путешествие

Гражданско-правовой договор – это одно из основных средств регулирования рыночной экономики. Только через договор в условиях рынка становится возможным выявить действительную волю участников экономических отношений, определить общественные потребности в товарах и услугах и обеспечить их оптимальное удовлетворение.

При организации туристского путешествия можно говорить о договорах между туроператором и турагентом, а также между туристом и организатором путешествия (см. приложения № 16, 17).

Независимо от того, в какой области деятельности составляется договор существуют общие правила, остановимся на них.

Особое значение при заключении договора имеет выбор партнера, что всегда является потенциальным риском. Наименьший риск для отечественных туристских фирм достигается при заключении договоров на каталожные туры с известным туроператором. Как правило, такой тур уже хорошо обкатан. В международной туристской практике нередко используется форма устных взаимоотношений туроператора и турагента. Однако такая форма работы на доверии существует между давними партнерами.

В ряде стран разработаны и официально публикуются в печати пакеты общих договорных условий туроператора и турагента, на которые можно ссылаться в договоре.

В Германии существует специальный закон «Основные правила заключения контрактов», принятый в 1977 г. Поэтому в практике используются короткие, лаконичные контракты со ссылками на нормативные акты.

Для российских турагентов целесообразнее заключение профессионально подготовленного, детального, всеобъемлющего двуязычного договора. Язык контракта выбирается сторонами по общему согласованию. Если зарубежная фирма специализируется на российском рынке, то можно заключить контракт на русском языке. Однако, как правило, договор составляется на двух языках, которые выбирают партнеры.

Договор оформляется на компьютере, пишущей машинке или шаблон-формуляре. Двуязычный договор можно составлять как двумя текстами, так и на одной странице двумя колонками, располагая текст или абзац текста одного языка напротив абзаца текста другого. Это удобно с точки зрения сравнения адекватности перевода.

Договор составляется и подписывается как минимум в двух экземплярах (каждому партнеру), которые оформляются адекватно. Если число договоров больше или делаются копии, то это отражается в договоре.

Подписывают договор первые лица каждой стороны. Подписание договора лицом на то не уполномоченным, связано с потерей юридической силы договора. Допускается заверению подписью партнеров каждой страницы договора.

Международные соглашения признают юридическую силу электронных вариантов договора, переданного по электронной почте. Однако желательно иметь по одному экземпляру договора, подготовленного традиционным способом, пока все государственные службы не будут применять аналогичную технологию.

В договоре на туристское путешествие (туристские услуги) должны быть отражены следующие позиции:

1. Наименование документа, его регистрационный номер.

2. Место и дата заключения.

3. Понятия и определения.

4. Юридические наименования сторон, аббревиатуры, лицензии, свидетельства о регистрации.

5. Предмет и объект договора.

6. Обязательства сторон.

7. Условия бронирования туристского обслуживания.

8. Условия обслуживания туристов.

9. Документы обслуживания.

10. Общий перечень предоставляемых услуг, входящих в турпакет. Дополнительные услуги.

11. Аннуляционные условия.

12. Порядок взаиморасчетов и платежей. Валюта платежа. Банковские и иные издержки.

13. Страховка. Медицинское и иное обеспечение в непредвиденных ситуациях.

14. Ущерб. Санкции. Ответственность.

15. Претензионный порядок.

16. Форс-мажор.

17. Арбитраж.

18. Особые условия.

19. Сроки действия договора.

20. Досрочное прекращение договора.

21. Юридические адреса, банковские реквизиты сторон.

22. Перечень приложений.

23. Заключение.

24. Подписи и печати сторон.

25. Приложения: доверенности, копии регистрационных документов, банковские гарантии, формуляры и бланки ваучеров, используемая терминология и сокращения в оперативной переписке, каталоги, прейскуранты, графики, расписания движения транспорта, общие правила продажи туров, программы туров, описания экскурсий, текущие протоколы.

Теперь остановимся несколько подробнее на некоторых атрибутах.

Понятия и определения

При заключении договора следует договориться с партнером о едином толковании понятий и определений, встречающихся в договоре (туроператор, турагент, перевозчик, трансфер, клиент, турист, ваучер, страхование и т. д.).

Здесь следует ориентироваться на международные карты и правила, туристские толковые словари и глоссарии, а также рекомендации Всемирной туристской организации (ВТО).

Предмет и объект договора

Предмет и объект договора приводятся в первом параграфе. Предмет договора – это определенное действие (прием, отправка, транспортные услуги и др.). Объект договора – это уточняющие характеристики предмета договора.

Предмет и объект договора должны согласовываться с законодательными актами по туризму, налогообложением туристской деятельности и пр.

Обязательства сторон

Этот раздел договора является одним из важнейших. Здесь приводятся наиболее существенные обязательства сторон по договору. Их следует описать четко и однозначно, акцентируя внимание на самых важных моментах.

Необходимо иметь ссылку на то, что данные обязательства могут уточняться, дополняться или изменяться при соответствующем оформлении в виде протоколов, дополнительных соглашений и т. д. Кроме того, следует четко сформулировать пункт об изменении существующих условий, при которых договор становится недействительным.

Обязательственное право ряда стран признает простые, существенные и промежуточные условия договора. К числу существенных, как правило, относятся следующие обязательства: согласованная цена тура; размер комиссии турагента; условия приема; размещения и обслуживания; минимальное число туристов в группе; медицинское обслуживание и страховка; штрафные санкции по договору; транспортные тарифы; ответственность за нанесение ущерба; документы обслуживания и условия расчетов; порядок бронирования и аннуляции услуг и др.

Условия бронирования туристских услуг

Стороны устанавливают формы заявки на бронирование туристских услуг (места в гостинице, питание, транспорт и др.), время их передачи, вид связи, кто отвечает за эту работу с каждой стороны. Предварительно согласовываются условия бронирования. Важным является понятие о классификации гостиницы, мотеля, ресторана, поскольку в различных странах эти классификации различны. Поэтому следует подробно расшифровать требования к местам размещения, питанию, транспортному обслуживанию, экскурсиям.

Бронирование билетов на транспортные средства для обратного выезда, перемещение по стране производится как отправляющей, так и принимающей фирмой по согласованию.

Условия приема, размещения и обслуживания

В договоре следует указать только общие условия приема, размещения, питания и обслуживания, а также принципиальные вопросы, касающиеся этих условий. Конкретизация данных условий производится оформлением соответствующих протоколов и дополнительных соглашений.

Следует также указать определение цены услуги и принципы её изменения в зависимости от каких-либо факторов. Кроме того следует оговорить размеры наценок и льгот в национальные и религиозные праздники, дни различных фестивалей, карнавалов, каникул.

В этом разделе следует уточнить порядок приема и обслуживания на данном маршруте детей, инвалидов, школьников, студентов, а также возраст детей и молодежи, претендующих на скидки.

Также указываются общие принципы и порядок сопровождения группы гидом, руководителем, турсопровождающим.

Дополнительные услуги

Основные услуги входят в состав турпакета (сформированного тура), а дополнительные услуги, прилагаемые за отдельную плату, перечисляются с их краткой характеристикой и ценой.

К таким услугам, как правило, относятся:

· дополнительные экскурсии;

· посещение театров, концертов;

· посещение спортивных мероприятий;

· посещение ресторанов национальной кухни;

· встречи с представителями заинтересованных организаций и частными лицами и др.

Следует отметить в договоре, что партнеры не несут ответственности за дополнительные услуги, заказанные туристом самостоятельно.

Условия аннуляции и изменения забронированных услуг

Аннуляцию и изменение забронированных услуг следует рассматривать как чрезвычайное событие и по возможности его следует избегать.

В ряде Европейских стран в законодательном порядке установлены жесткие нормы аннуляции. Исходя из этого туриста предупреждают в письменной форме и получают у него согласие на оплату штрафных санкций по аннуляции или изменениям.

Шкала штрафных санкций в различных странах отличается. Она зависит от количества туристов в группе, стоимости тура, вида транспортных средств, используемых туристами, причин аннуляции, её сроков и т. д.

В Германии аннуляция тура регулируется в соответствии с п. 651 Гражданского Уложения по следующей штрафной шкале: аннуляция более чем за 30 дней до вылета – 4 % от стоимости тура; от 29 до 22 дней – 8 %; от 21 до 15 дней – 25 %, от 14 до 7 дней – 40 %; от 6 дней – 50 %. Датой для исчисления момента отказа и размера возмещения служит заявление клиента об отказе, врученное организатору путешествия.

Аннуляционные условия в Швейцарии более жесткие: при отказе от 60 до 42 дней – 30 % от общей цены тура, от 28 до 21 дней – 60 %, от 20 до 1 дня – 90 % и менее 24 часов – 100 %.

В России применяются самые различные условия аннуляции.

Следует оговорить в договоре, что аннуляция тура по причине неполучения туристом визы относится к форс-мажорным обстоятельствам, если партнер согласится на данное условие.

Обычно условия аннуляции и изменения забронированных услуг пересматриваются ежегодно и оформляются дополнительным соглашением или протоколом к договору.

В Законе Российской Федерации «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» указано, что возмещение убытков при расторжении договора осуществляется в соответствии с фактическими затратами сторон, но не более двукратной стоимости туристского продукта.

Медицинское страхование и страхование рисков

Несмотря на то, что медицинское и другие виды страхования (багажа, рисков путешествия, внезапной болезни и др.) являются добровольными, в отдельные страны нельзя получить визу без страхового полиса (Франция, США, Германия и др.). Таким образом, при поездке в такие страны медицинское страхование становится обязательным, что следует отметить в договоре.

Кроме того, указывается, какой компанией проведено страхование, размер страхового покрытия и полный перечень медицинских услуг, которые могут быть покрыты страховой компанией.

Если турист не застрахован и не может оплатить самостоятельно расходы по медицинским услугам, то счет за оказание медицинской помощи (если она ему все же будет оказана) в соответствии с ваучером будет оперативно направлен отправляющей фирме.

Следует дать полный перечень услуг при других видах страхования. Так, туристская страховка, кроме медицинского обслуживания, включает в себя компенсацию расходов при краже имущества, отказе от путешествия по уважительным причинам и пр.

Условия расчетов

Условия расчета зависят от вида туризма, требований национального законодательства, правил бухгалтерского учета, отчетности, также от взаимной договоренности партнеров.

В договоре должны быть ссылки, регулирующие условия расчета с зарубежным партнером (нормативные акты по валютному регулированию, положения о документах строгой отчетности, инструкции Государственной налоговой службы, Министерства экономики, Министерства финансов, Центрального банка и др.).

Условия расчета определяются также наличием свободных оборотных средств. Ряд небольших туристских фирм рассчитываются с партнером с платежа клиента. Все эти вопросы следует согласовывать заранее и записать в данном разделе договора.

В туризме практикуются следующие варианты оплаты за туристские услуги: полная предоплата; частичная предоплата с последующими взаиморасчетами; платеж наличными; оплата по кредитной карте; оплата чеком и др.

Западные партнеры, как правило, настаивают на 10 % - ной предоплате забронированных услуг. Более приемлемая форма расчетов – это 50 %-ая предоплата за забронированные услуги с последующими взаиморасчетами по факту.

При обслуживании туристов-индивидуалов применяется форма наличной оплаты или по кредитной карте.

При подготовке данного раздела договора следует указать, какая сторона несет банковские издержки. По установившейся практике – это обязанность плательщика.

Ответственность за причинение ущерба

В связи с недобросовестными действиями, выраженными в некачественном предоставлении туристу забронированных услуг, он вправе требовать возмещение с виновной стороны в соответствии с действующим законодательством, условиями договора и с учетом Франкфуртской таблицы.

В большинстве случаев такие ситуации разрешаются мирным путем с помощью переговоров и предоставления туристу компенсации в сумме недополученных услуг. В мировой практике – предельный размер компенсации туристу составляет трехкратную стоимость тура, в России – двукратную.

Если клиент требует дополнительно другие формы компенсации (моральный ущерб, упущенную выгоду и т. д.) в значительных суммах, то такие требования следует отнести к компетенции суда.

В ряде случаев ущерб туристу может быть нанесен третьей стороной, вне компетенции и ответственности партнеров. В этом случае удовлетворение иска производится в судебном порядке.

Ущерб, нанесенный туристу непредоставлением или некачественным предоставлением забронированных услуг, может (по договоренности партнеров) компенсировать отправляющая фирма с последующими взаиморасчетами.

Если турист по собственной инициативе без уважительных на то причин отказывается от некоторых из заказанных услуг (например, экскурсии), то его требование о компенсации остается неудовлетворенным. Это же касается и случаев опоздания по вине туриста на самолет, поезд, автобус или другие транспортные средства, а дополнительные расходы относятся за счет туриста, если иное не предусмотрено в его страховке.

Причиненный туристом своими действиями ущерб принимающей фирме, как правило, компенсируется на месте или по договоренности счет направляется фирме – организатору путешествия. Как правило, ущерб, который турист причиняет своими действиями принимающей фирме, компенсируется на месте или по договоренности счет направляется фирме – организатору путешествия.

Форс-мажорные обстоятельства

В договоре следует перечислить форс-мажорные обстоятельства или обстоятельства непреодолимой силы. Таких обстоятельств большое количество: землетрясения, пожары, штормы, ураганы, извержения вулканов, наводнения, военные действия, блокады, забастовки, эпидемии и т. д. Партнерам следует договориться о порядке взаимодействия в случае наступления таких обстоятельств: отсрочки выполнения договора или его прекращения при невозможности исполнения. При этом определяют порядок и перечень документов, подтверждающих наступление и продолжительность действия форс-мажорных обстоятельств.

Особые условия

К особым условиям, как правило, относятся обязательства партнеров о неразглашении содержания договора и другой коммерческой информации, а также о запрете её передачи третьим лицам без согласия партнеров.

К особым условиям в ряде случаев относят: условия сотрудничества; ценовые факторы; объем услуг и т. д.

Порядок разрешения споров

Стороны должны стремиться урегулировать все спорные вопросы и возникшие конфликты мирным путем (путем переговоров). Если это не удается, то дело передается в арбитражный суд. Очень важно выбрать местом рассмотрения арбитражного иска Россию (арбитражный суд при Торгово-промышленной палате в Москве). Это значительно снизит расходы российского партнера, тем более что дело будет рассматриваться на русском языке.

Порядок вступления в силу, изменение и прекращение договора

В общем случае срок действия договора начинается с его подписания. Однако бывают и другие условия: вступление в силу договора начинается с момента выполнения ряда условий (предоплаты, с начала календарного года и др.).

В целом в практике туризма используется четыре вида контрактов: разовые; годовые; долговременные; без указания времени окончания.

Прекращение контракта может наступить:

· при окончании его срока;

· по обоюдной инициативе сторон;

· по инициативе одной стороны;

· по решению арбитражного суда;

· при наступлении форс-мажорных обстоятельств;

при решении или инициативе компетентных государственных органов (антимонопольного комитета, налоговой службы и т. д.).

Обычно прекращение договора по инициативе одной из сторон сопровождается мотивированным заявлением. Прекращение договора производится не ранее чем через три месяца после его получения. Если прекращение договора связано с издержками одной из сторон, следует оговорить порядок компенсации таких издержек. В договоре следует также указать условия его пролонгации.

Заключительные положения

В данном разделе указывается количество экземпляров договора, констатируется равенство силы текстов на разных языках, а также выбирается язык исходного варианта договора. Данные положения являются необходимыми атрибутами для делопроизводства и разрешения споров в судебном порядке.

Приложения к договору

На момент подписания договора оформляются рад приложений, являющихся его неотъемлемой частью. К числу таких приложений относятся:

· квота мест приема туристов;

· прейскурант цен на услуги;

· типовые программы туров;

· перечень дополнительных услуг;

· соглашение о наценках к базовым ценам;

· соглашение о скидках к базовым ценам и др.

5.3. Паспортные и визовые формальности

При осуществлении путешествий необходимо соблюдать туристские формальности. Туристские формальности – это обязательные с точки зрения законности и установленного порядка действия, связанные с оформлением и совершением туристского путешествия, а также процедуры, связанные с пересечением границы.

Формальности в сфере туризма можно условно классифицировать на несколько групп: паспорта и визы, таможенные формальности, валютный контроль и порядок обмена валюты, санитарный контроль, социальная и экологическая защита туристов, режим выезда и въезда и др.

Рассмотрим более подробно паспортные и визовые формальности, документы, сопровождающие эти действия.

Паспортные формальности

Выезд и въезд в Российскую Федерацию регулируется Конституцией РФ, международными договорами, законами Российской Федерации «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию» от 18. 07. 1996 г. и «О государственной границе Российской Федерации» от 10. 08. 1994 г. (с изменениями и дополнениями от 29. 11. 1996 г.).

Выезд из Российской Федерации и въезд в Российскую Федерацию граждане РФ осуществляют по действительным документам, удостоверяющим их личность. Таким основным документом является паспорт, выдаваемый гражданину РФ органами внутренних дел по месту жительства. Гражданину РФ, проживающему за рубежом, паспорт оформляется и выдается дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями РФ в государстве пребывания гражданина.

Паспорта, удостоверяющие личность гражданина РФ при выезде и въезде, подразделяются на следующие виды:

· общегражданский;

· дипломатический;

· служебный;

· паспорт моряка.

Для участия в зарубежной поездке в соответствии с действующим законодательством граждане Российской Федерации должны иметь общегражданский заграничный паспорт. Он оформляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 08. 1994 г. № 960 «О порядке оформления общегражданских паспортов» и указом Президента Российской Федерации от 21. 12. 1996 г. «Об основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации».

Для получения паспорта в паспортно-визовую службу по месту жительства (ОВИР) необходимо сдать следующие документы:

– анкету (заявление) установленной формы;

– фотографии установленного размера;

– квитанцию об оплате госпошлины;

– квитанцию об оплате за бланк паспорта.

Если несовершеннолетний гражданин выезжает за рубеж с родителями (опекунами), то он должен быть вписан в паспорт одного из них, если он выезжает за рубеж самостоятельно, то он должен иметь паспорт и нотариально заверенное согласие указанных лиц.

Если в паспорт вписываются дети до семи лет, то следует дополнительно представить копии их свидетельств о рождении. Если детям более семи лет, то на них вклеиваются фотографии в соответствующих графах.

При оформлении договора на предоставление туристских услуг туристская фирма вносит в него пункт ответственности туриста за наличие и соответствие его заграничного паспорта действующим нормативным актам.

Паспорт туриста должен быть действителен на дату его возвращения в страну из зарубежной поездки. Паспорт не должен иметь технических дефектов: отклеенной фотографии, смазанной печати, порванных страниц и др. За непрохождение туристом паспортного контроля (при наличии в нем вышеуказанных изъянов) туристская фирма ответственность не несет.

Визовые формальности

Виза (visa) – это разрешение на въезд конкретному лицу на территорию соответствующего государства, на выезд с этой территории и проезд через неё. Исходя из этого визы бывают въездными (entry visa), выездными (exit visa) и транзитными (transit visa).

Виза может быть однократной (на однократный въезд в страну на определенный срок, в определенный период времени), многократной (по которой можно пересекать границу неограниченное число раз в определенный период времени: год, несколько лет). В ряде случаев в многократной визе указывается ограничение числа поездок и их продолжительность (например, 12 раз в год продолжительностью одна неделя для каждой поездки).

По назначению визы подразделяются на следующие основные виды:

· служебная (деловая, частная);

· гостевая (с правом работы);

· иммиграционная;

· туристская и др.

В различных странах существуют свои классификации виз. Например, в США таких виз около двадцати: А-1, А-2 – дипломатическая виза и виза для государственных деятелей и сопровождающих лиц; В-1 – бизнес-виза сроком до трех месяцев; В-2 – туризм, частные и гостевые поездки; С-1 – транзитная виза; D-1 –групповая виза и т. д.

Туристская виза – это отметка в паспорте дипломатическими представительствами иностранных государств, дающая право его владельцу на временный въезд на территорию государства, выдавшего визу с целью туризма и отдыха.

Турист, прибывающий в страну по туристской визе, не имеет права заниматься в стране посещения оплачиваемой работой (в ряде случаев такое предупреждение записывается в паспорте при въезде в страну: «без права работы, жительства и учебы»).

Выдачей виз занимаются консульские отделы посольств иностранных государств или генеральные консульства по регионам.

Для получения визы следует представить соответствующие анкеты, фотографии, заграничный паспорт и оплатить консульский сбор. В ряде стран при выдаче визы требуется представить страховой полис, медицинский международный сертификат, а также нотариально заверенные приглашения, если турист выезжает по приглашению.

Бланки визовых анкет в различных странах различные. Их форма и содержание зависят также от цели поездки и ее продолжительности. Анкеты заполняются на русском языке чернилами черного цвета или печатаются на машинке.

При реализации туристских путешествий туристские фирмы пользуются визовой поддержкой (visa support), т. е. приглашением на посещение иностранного государства. Для этого следует получить согласие принимающей стороны, в котором указываются полные атрибуты приглашаемого лица, цель поездки, сроки пребывания и др. Приглашающая фирма несет полную ответственность за приглашенных в случае непредвиденных обстоятельств. Консульские отделы проверяют все данные, указанные в документах по визовой поддержке. Как правило, визовая поддержка дается тем туристским фирмам, которые имеют генеральные контракты с принимающей фирмой.

Для туристских групп и деловых поездок в ряде случаев оформляется групповая виза, которая ставится на списке туристов или деловых людей.

Контрольные вопросы и задания

1. Перечислите документы, необходимые при организации туристского путешествия.

2. Какие нормативные акты регламентируют перечень документов для организации туристского путешествия?

3. Укажите общие правила составления договора.

4. Что может выступать в качестве предмета и объекта договора на туристские услуги?

5. Какое значение имеет толкование специальных понятий и определений при заключении договора? На какие документы следует в этом опираться?

6. Опишите порядок вступления в силу, изменение и прекращение действия договора.

7. Какие документы могут быть использованы в качестве приложений к договору на туристские услуги?

8. Что понимается под туристскими формальностями?

9. Какие группы можно выделить, при условной классификации формальностей в сфере туризма?

10. Укажите нормативные документы, которые регламентируют паспортные и визовые формальности.

11. Дайте определение «визы» и укажите её основные виды.

Практикум

1. В договоре на туристское путешествие отражается такая позиция, как «условия бронирования туристского обслуживания». Поскольку в данной позиции оговариваются требования к местам размещения, то особо важным является понятие о классификации гостиницы, мотеля

и т. д. На сегодняшний день используется более 30 различных систем классификации гостиничных предприятий. Найдите примеры таких систем, проанализируйте материал. Какие отличия или сходства в данных системах Вы нашли?

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреев С. В. Кадровое делопроизводство. – 2-е изд. – М.: Альфа- Пресс, 2003. – 352 с.

2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. Учеб. пособие. – Ростов –на- Дону: «Феникс», 2001. – 320 с.

3. Большой энциклопедический словарь. – М.: Советская энциклопедия. Т.2., 1991. – 1334 с.

4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998. – 36 с.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991. – 166с.

6. Гуляев В. Г. Туристские перевозки. – М.: «Финансы и статистика», 1998. –226 с.

7. Делопроизводство. Какие документы необходимо вести? Какие и сколько времени хранить? // Туризм: практика, проблемы, перспективы. – 2001. – №10 – С. 70 – 71.

8. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. Учеб. пособие. для вузов / Под ред. Т. В, Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001. – 359 с.

9. Ереев Б., Костенко Т., Нанавян А. Занятость в сфере услуг и перспективы её развития в России. - М.: «Общество и экономика», 1998. – 36 с.

10. Загорская А П., Петраченко П. Ф. Письмовник для ведения деловой корреспонденции. – М., 1997. – 176 с.

11. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.: Минтруд РФ, 1998. – 120 с.

12. Кирсанова М. В, Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. Учеб. пособие. - М.: ИНФРА – М, НГАЭ и У, 1997. – 272 с.

13. Колтунова М. В. Деловое письмо: что нужно знать составителю. – М.: Дело, 1999. – 11 с.

14. Кушнаренко Н. Н. Документоведение. Учебник. – Киев: Знание, 2000. – 460с.

15. Марков Г. Н. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Альфа, 2000. – 384 с.

16. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. – М., 1995. – 88 с.

17. Организация работы с документами. Учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. – 574 с.

18. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: ВНИИДАД, – 114 с.

19. Проскуряков В. М., Самоукин А. И. Экономический потенциал социальной сферы. – М., 1991. – 126 с.

20. Пшенко А. В. Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса. Учеб. пособие. – М.: Мастерство, 2002. – 176 с.

21. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления. – М.: ФОРУМ, ИНФРА – М, 2002. – 256 с.

22. Саттон М. Дж. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. – СПб.: Азбука, 2002. – 448 с.

23. Спивак А. В. Делопроизводство. Учеб. пособие. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.

24. Слиньков В. Н. Делопроизводство и менеджмент: практические рекомендации. – Киев: Алерта, 2002. – 196 с.

25. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: ПРИОР, 1996. – 144 с.

26. Столяров Ю. Н. Документный ресурс. Учеб. пособие. – М.: Либерел, 2001. – 152 с.

27. Тейлор К. Основы делопроизводства в современном бизнесе. – М.: Финансы и статистика, СолСистем, 1997. – 173 с.

28. Туризм, гостеприимство, сервис. Словарь-справочник / Под ред. И. П. Воронковой. – М.: Аспект Пресс, 2002. – 387 с.

29. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. – 32 с.

30. Харрингтон Дж. и др. Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация. Пер. с англ. – СПб.: Азбука, 2002. – 328 с.

Приложение 1

Краткий словарь терминов,

Дата добавления: 2014-01-07