Применяемых в делопроизводстве

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ

адресат – получатель документа

адресант – отправитель

анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них.

бланк – белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией

вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

виза согласования – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом

внутренний документ – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

входящий документ – документ, поступивший в организацию

выписка – копия части текстового документа, заверенная в установленном порядке

деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

делопроизводство – (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

договор – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений

документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать

документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

извещение – разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.)

инициативный документ – документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела

исходящий документ - документ, отправляемый из организации

информационное письмо – письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению

информационно-справочная документация – письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы и др.

контракт – документ об установлении, изменении или прекращении правоотношений

корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка

макет – модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов

нормативные документы – документы, устанавливающие правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности и их результатов

опись – юридически оформленный перечень документов

организационная документация – положения, уставы, инструкции, правила

организация работы с документами – создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в документационном обеспечении управления

официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

переписка – письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями и частными лицами

претензионные письма – письма, отправляемые виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договора и разного рода обстоятельств

приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации

протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях

распорядительная документация – приказы, распоряжения, постановления, решения, указания

регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска

регистрация документов – фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы

реестр – список (перечень) каких-либо объектов, составляемый в целях их учета или справочно-информационных целях

резолюция – реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа

реквизит документа – обязательный информационный элемент оформления официального документа

система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

система организационно-распорядительной документации (ОРД) – система документации, фиксирующей решения административных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

сопроводительное письмо – письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей

стандартизация – возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов

текст документа – информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или её часть

тезисы – краткое изложение текста документа или выступления

телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу

телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементской телеграфной сети

телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках

типовые документы – 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных её сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности

трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание

указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации

унификация – сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обработке, учету, хранению

факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственную подпись на деловых документах

формат документа – установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов

формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

циркулярное письмо – направленное из вышестоящего органа управления в несколько адресов

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

языковая формула документа – слова, словосочетания, предложения, организующие основной текст и закрепленные за конкретным видом документа

Приложение 2

Примерное положение о структурном подразделении

по делопроизводству

Герб РФ УТВЕРЖДАЮ

(если государственное учреждение)

Наименование организации Директор организации

Подпись

Дата

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.2004 №__________

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства, канцелярия, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем.

1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, порядка

документирования, организация работы с документами,

построение поисковых систем;

§ контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

§ сокращение документооборота, количества форм документов;

§ разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

§ совершенствование форм и методов работы с документами;

§ обеспечение единого разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.

3. Функции службы ДОУ

В соответствии с возложенными задачами в функции службы

ДОУ входит следующее:

3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.

3.3. Организация своевременного рассмотрения им подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов.

3.5. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.

3.6. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

3.7. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.8. Повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.

4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.

4.1.3. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.6. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

4.1.7. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Взаимоотношения службы ДОУ

с другими структурными подразделениями

5.1. Со структурными подразделениями – по вопросам документационного обеспечения.

5.2. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.

5.4. С вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

Начальник управления Подпись Ф.И.О.

Приложение 3

Выдержки из Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.

Глава 1. Общие положения

Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона

1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;

создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;

защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

2. Настоящий Федеральный закон не затрагивает отношений, регулируемых Законом Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах".

Статья 2. Термины, используемые в настоящем Федеральном законе, их определения

В настоящем Федеральном законе используются следующие понятия:

информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов;

документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации;

информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;

информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах);

информация о гражданах (персональные данные) - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность;

конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;

средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий - программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию;

собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными объектами;

владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, осуществляющий владение и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, установленных Законом;

пользователь (потребитель) информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Дата добавления: 2014-01-07