Система внутрифирменного информирования

Формирование командного духа во многом зависит от системы внутрифирменного информирования, обеспечивающей «прозрачность» и «гласность» деятельности всех структурных элементов для собственных работников. В современном менеджменте управление людьми осуществляется прежде всего с помощью эффективных коммуникаций. Для этого создаются каналы внутрифирменного общения, обеспечивающие эффективную циркуляцию исчерпывающей информации внутри трудового коллектива, диалог между управляющими и управляемыми, подразделениями и т.п. по вертикали и горизонтали. Для реализации запросов и ожиданий служба ПР создает систему информационной связи:

• выявляет какая исходная информация для этого необходима;
• оценивает возможности средств «производства» и «распространения» информации с учетом дифференцированных интересов;
• оформляет информацию в объеме и ассортименте, обеспечивающих согласование интересов руководителей и подчиненных;
• контролирует ее прохождение, своевременное полное получение и измеряет эффективность коммуникации (обратная связь).

Для создания и поддержки корпоративного духа ПР-специалисты при осуществлении фирменного информирования акцентируют важность человеческого аспекта, что показывает значимость людей, их достижений, и ведет к улучшению качества работы фирмы. Для этого используются возможности широкого набора средств (каналов) распространения ПР-сообщений, учитывающих специфику и возможности фирмы, дифференцированные интересы работников, вовлечение их в процессы выработки и реализации управленческих решений. Главная цель внутрифирменного информирования — установить общие взгляды на деятельность фирмы, усилить позитивный смысл диалога между руководителями и подчиненными и побудить всех работников к качественному выполнению своих ролей и соблюдению норм и обычаев.

Существует ряд тем, по которым руководство должно информировать своих подчиненных, сотрудников. К таким темам относят:

• правовые предписания,
• информация о рабочем времени,
• внутрифирменные решения,
• вопросы техники безопасности,
• социальное развитие фирмы,
• результаты ее хозяйственной деятельности и т.п.

Разностороннее использование всего многообразия средств распространения информации позволяет активизировать корпоративные отношения.

1. Фирменные публикации:

а) Фирменная листовка — несет сверхоперативную информацию и адресуется конкретной аудитории.

б) Газета, фирменный журнал для персонала — доведение политики, планов, намерений администрации, аналитические материалы, оперативная информация, касающаяся достижений, повышения квалификации работников, взаимодействия руководителей и подчиненных, конфликтные ситуации и их преодоление, экспертиза управленческих решений и т.п. Выпуск газеты должен выходить регулярно (1—4 раза в месяц), в установленные сроки и в заданном объеме постоянно сообщая о том, что происходит в жизнедеятельности фирмы.

в) Информационный бюллетень (управленческие публикации) — официальные сообщения о событиях, персональных изменениях, делах, имеющих общефирменное значение, выполнении планов (периодически).

2. Аудиовизуальные средства — радио, TV, видеоролики и т.п. — с их помощью решается не только информационная задача, но и создается благоприятный эмоциональный фон отношений, позитивная социально-психологическая настроенность.

3. Доски объявлений (текущие новости) — соединяют потоки официальной и неофициальной внутрикорпоративной информации. Они должны быть разделены на две обособленные друг от друга части:

а) регулярные производственные и управленческие материалы: приказы, распоряжения руководства, реорганизация управления, финансовые дела, вакансии, назначения, увольнения, поощрения, наказания, успехи и неудачи конкурентов, условия труда и т.п.;

б) другие сообщения о жизни производственного подразделения, интересующие работников.

Необходимо выделить, по меньшей мере, одного человека, который должен следить за тем, чтобы доска объявлений использовалась по назначению, наглядно, чтобы устаревший материал вовремя заменялся. Если она является главным средством распространения информации, то должна быть минимум одна доска на каждый отдел. Остальные доски объявлений могут быть установлены в местах скопления или на пути интенсивных потоков работников фирмы (проходная, столовая ит. п.).

4. «Горячий телефон» — прямое взаимодействие руководителей и подчиненных, дающее возможность быстрого прохождения сигналов «обратной связи» (критических замечаний, предложений и т.п.). Он также демонстрирует связь «открытости» работы руководства с доверием работников.

5. Каналы личной (неформальной) коммуникации:

а) межличностное общение — неформальные встречи, ответы на вопросы, на записки, приемы, совещания, посещения рабочих мест;

б) корпоративные слухи — один из видов устной актуальной информации в информационном пространстве фирмы. Они выступают в форме суждений, оценок и прогнозов, порождаемых как надеждами, так и страхами перед будущим. Необходимо отметить, что одним из основных источников возникновения слухов является сам человек. В частности, распространение информации от руководства по вертикали «вниз» может сопровождаться разного рода ее вольного или невольного недопонимания (искажения). Так, увеличение звеньев в руководящей цепочке, устном общении ведет к искажению информации в каждом звене до 15%. Поэтому важным моментом в системе управления является сокращение дистанции, промежуточных звеньев донесения до работников (сотрудников) информации, исходящей от руководства и администрации.

В системе внутрифирменного информирования необходима «обратная связь» как обязательный элемент регуляции данного процесса и выявления эффективности деятельности службы ПР. При этом выявляют:

• понимают ли подчиненные распространяемые сообщения;
• принимают ли их;
• какие чувства возникают у них по вводу данного сообщения;
• каким было отношение к данному вопросу до «того» и каким стало теперь.

Реализация информационных ожиданий, запросов работников может быть следующей:

• не полученная информация: работники продолжают поиск необходимой информации (природа слухов);
• отвергнутая информация: отрицательный эффект;
• принятая информация: положительный эффект.

Сближение или отдаление позиций в общих вопросах (предметах) ведет либо к расширению, либо к сужению возможностей взаимопонимания и сотрудничества руководства, администрации и работников, а также последних между собой. В такой ситуации рождаются слухи, которые могут превращаться в разрушительную силу: они должны своевременно выявляться, изучаться (дополнительный источник информации) и в случае недостоверности их распространение должно быть остановлено. Для этого необходимо:

1. Определить природу и серьезность обвинений

2. Определить источник слухов.

3. Схема действий: остановить распространение слухов.

Во многих случаях оправдания усиливают подозрения, поэтому целесообразной может оказаться одна из альтернативных «простому изложению фактов» тактик:

• принятие личной ответственности авторитетным лидером;
• вопросы «на осознание», на выявление противоречий;
• доведение ситуации до абсурда путем усиления аргументов другой стороны;
• игнорирование обвинений;
• формирование позиции «мы играем на одной стороне»;
• сведение ситуации к юмору;
• техника «ложного выбора»: создание конфликтующих групп внутри противостоящей группы.

4. Оценка эффективности:

1. регулировка и корректировка проводимых мероприятий,
2. принятие дополнительных решений.

Вместе с тем, слухи — это не всегда враги позитивной коммуникации с работниками и могут использоваться для ПР-сообщений, принося успех в создании имиджа руководителей. Ценность их в подобной ситуации в том, что им верят и каждый может внести свою лепту в их создание и распространение.

Дата добавления: 2014-01-07