ІІ. 1. Поняття про документ

ТЕМА: ОСНОВИ ТЕОРІЇ ДОКУМЕНТА

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:

1. письмовий акт, здатний служити юридичним доказом або юридичним фактом, що спричиняють правові наслідки;

2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3. достовірне історичне письмове джерело;

4. матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).

Уперше слово «документ» використали Цезар та Цицерон. Пізніше це слово стало означати «письмовий доказ», або «доказ взятий із книг». Слово «документ» вживалося з середньовіччя до ХІХ ст. До наших днів воно дійшло завдяки більш широкому тлумачення цього слова бельгійським вченим Полем Отлє 1868-1944р.

Поняття «документ» має полісемічне значення тому, що сприймається по-різному в наукових дисциплінах (інформатика, бібліотекознавство, архівознавство, музеєзнавство) й спеціальних галузях діяльності (бібліотечній, музейній, архівні справі та бібліографії).

Міжнародною організацією зі стандартизації (ІSО) найбільш загальним було визнано поняття документу як зафіксованої інформації, що застосується як одиниця в документаційному процесі.

В Україні офіційно прийняті три значення документу (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ І. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт із закріпленою інформацією, створеною людиною способом для її передачі в часі і просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком, що має відповідно до чинного законодавства правове значення.

Поняття Документа І обов’язкове для застосування у всіх видах нормативної документації: довідниках, навчальних посібниках, інформаційній та документальній літературі. Поняття Документа ІІ прийнято в галузі книговидання й книго розповсюдження. У діловодстві й архівній справі вживають поняття Документа ІІІ.

Для документознавства більш прийнятним є поняття Документа ІІ як поєднання матеріального об’єкту із закріпленою інформацією, що була створена людиною.

Зазначені у понятті ознаки документу припускають

1) наявність інформації зі смисловим змістом;

2) стабільну матеріальну основу, що забезпечує тривале використання й зберігання документу;

3) функціональне призначення для передання інформації у просторі й часу.

Особливості зафіксованої інформації:

1. Документ є носієм соціальної інформації, що була створена людиною для суспільного користування.
2. Документ припускає наявність семантичної (смислової) інформації як результату інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту - одна з головних відмінностей документу.
3. Фіксоване повідомлення має знакову форму. Знаковість - обов'язкова властивість будь-якого документного повідомлення.
4. Документ - це інформація, яка зафіксована людиною на матеріальному носії за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису і ін.
5. Для документу важлива стабільна речова форма.
6. Інформація може бути зафіксованою (документальною) й незафіксованою (не документальною).

Матеріальний об’єкт для запису й зберігання інформації прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документу без матеріального носія неможливо. Матеріальні об’єкти мають різноманітні форми: глиняні таблички, папірус, пергамент, сувої, книги, брошури, журнали, буклети, газети, листки, мікроафіши, магнітні й оптичні диски та ін.

Документ є джерелом інформації й засобом соціальної комунікації.

Дата добавления: 2014-01-07