Отображение строк списка с использованием фильтра

Лекция № 9

Тема: Работа с простейшей базой данных в табличном процессоре Microsoft Excel

Использование списка (таблицы) в качестве базы данных

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.

На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка, так как после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

1. Укажите ячейки в фильтруемом списке.

2. Выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем – Автофильтр

3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.

4. Выберите значение в списке.

Повторите шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

! Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт Условие.

! Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

! С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения.

Удаление фильтра из списка

· Чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажмите на кнопку со стрелкой, а затем выберите из развернувшегося списка Все.

· Чтобы удалить фильтры для всех столбцов списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем – команду Отобразить все.

· Чтобы удалить автофильтр из списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем – команду Автофильтр.

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе также должно быть не менее трех пустых строк выше списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора.

· Скопируйте из списка заголовки фильтруемых столбцов.

· Вставьте скопированные заголовки столбцов в первой пустой строке диапазона условий отбора.

· Введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора. Убедитесь, что между значениями условий и списком находится как минимум одна пустая строка.

· Укажите ячейку в списке, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем– команду Расширенный фильтр.

· Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте.

· Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки.

· Введите в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажмите кнопку свертывания диалогового окна: (красная стрелка).

Суммирование значений в списке

Microsoft Excel предоставляет несколько возможных способов суммирования и анализа значений в списке.

1. Для расчета общего итога по столбцу или по строке может быть использовано автоматическое суммирование, позволяющее быстро создать формулу суммирования значений столбца или строки.

2. Имеется возможность автоматического расчета промежуточных итогов по значениям списка. Например, для списка, содержащего суммы продаж для представителей отдела продаж по разным регионам, можно рассчитать промежуточные итоги для каждого региона или для каждого представителя отдела продаж.

3. Для расчета итогового значения по строкам списка в соответствии с заданным условием можно воспользоваться командой Автофильтр, чтобы вывести строки, удовлетворяющие этому условию, а затем рассчитать сумму только по этим строкам с помощью автоматического суммирования.

4. Суммарные значения списка могут быть определены в отчете, использующем методы расчетов и форматы, заданные пользователем с помощью сводной таблицы.

5. Можно создать формулу расчета итоговых значений списка по определенному условию с помощью мастера суммирования.

Импорт текстовых, табличных и графических данных

При работе с Microsoft Excel и другими программами Microsoft Office, данные, созданные в Microsoft Excel, могут быть использованы в других программах Office, и наоборот. Обмениваться данными можно различными способами в зависимости от того, в каком виде они должны быть представлены, должны ли они изменяться при редактировании исходного файла, с каким приложением должен происходить обмен. Для получения обратитесь к помощнику Office или к команде Вызов справки в меню справки Microsoft Excel.

Вставка текстов, рисунков и картинок в книгу

Существует возможность вставки рисунков и отсканированных фотографий из других программ и файлов. Для вставки рисунка из другой программы выберите команду Рисунок в меню Вставка, а затем — команду Из файла, а для вставки текста (документа Word) – Документ Word. При наличии установленной копии Clip Gallery для вставки картинок в книгу используйте команду Картинки (меню Вставка, подменю Рисунок).

Для вставки нового объекта из других приложений выбрать команду Вставка- Объект- указать приложение.

Дата добавления: 2014-01-07