Документальное оформление результатов анализа

Классификация, систематизация и накопление экономической информации

Классификация источников данных для экономического анализа

Понятие об экономической информации и ее значение

Экономическая информация представляет собой систему (совокупность) сведений о производственно-сбытовой, снабженческой, финансовой и другой экономической деятельности предприятий, объединений, других подразделений народного хозяйства и охватывает все области их хозяйственной деятельности. Она сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг.

Деятельность предприятий складывается из огромной совокупности событий и явлений, каждое из которых представляет собой источник информации.

Успешное выполнение программы экономического анализа во многом зависит от информационного обеспечения.

Система экономической информации – важная составная часть хозяйственного руководства – основа анализа. Имеется двоякая связь предмета экономического анализа с информацией. С одной стороны, анализ выступает как потребитель информации, с другой – как ее источник. В переработанном и обобщенном виде информация используется руководителями и специалистами для принятия управленческих решений. Кроме того, предмет анализа выполняет также контрольные и распорядительные функции по отношению к самой информации, вызывая изменение ее объема, содержания, качества, адреса и цели использования.

Для анализа используют научно-техническую, административно-правовую и экономическую информацию.

Все источники данных для анализа делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

К учетным источникам относятся: бухгалтерский учет и отчетность; статистический учет и отчетность; оперативный учет и отчетность; выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности находят наиболее полное отражение и обобщение хозяйственные средства и хозяйственные операции с целью контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, методами строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная характеристика многообразных хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств хозяйства по составу и размещению, по источникам образования и целевому назначению. Своевременный и полный анализ бухгалтерской отчетности позволяет принять необходимые меры по улучшению деятельности предприятия.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность, применяемые на отдельных участках хозяйственной деятельности предприятий, обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для текущего анализа такая информация неоценима. Так, невозможно обойтись при текущем анализе товарооборота без оперативных данных о ежедневной выручке за проданные товары.

Однако не все явления общественной жизни находят отражение в системе учета. Например, в годовых отчетах нет характеристики качества земельных угодий, работы бригад и звеньев, производительности труда по профессиям и т.д. Часть данных могут быть получены только с помощью специальных наблюдений. Сбор необходимых данных ведется по заранее разработанному статистическому бланку исходя из программы исследования. Статистический бланк (формуляр) может иметь списочную или карточную формы. При небольшом количестве вопросов по каждой единице наблюдения используется списочная форма бланка. В остальных случаях лучшие результаты обеспечивает карточная система. Наблюдение может быть сплошным (что очень трудоемко) и выборочным (когда обследуется только часть изучаемой совокупности).

Для изучения социологических проблем может использоваться анкетное обследование.

Способ отбора единиц при выборочных наблюдениях зависит от характера исследования. Он может быть механическим, случайным, типическим и гнездовым. Для анализа сельскохозяйственного производства целесообразно использовать механическую или случайную выборку. Типическая выборка обеспечивает высокое качество статистического материала при решении конкретных вопросов организации производства. Гнездовую выборку можно применять при изучении специфических явлений общественной жизни.

Бланки по каждой единице наблюдения заполняет исследователь или по его поручению специальный работник. Степень полноты охвата изучаемой совокупности определяется организационным планом исследования.

Выборочные учетные данные помогают углубить и детализировать показатели отчетности. За последние годы отчетность, как известно, значительно сокращена; ее расширение не всегда оправдано. В этих условиях получают распространение эпизодические выборки, наблюдения, углубленные проверки. Выборочные данные следует рассматривать как источник учетного характера, поскольку их получают из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность:

а) официальные документы: законы, указы президента, постановления кабинета министров, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;

б) хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;

в) решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия;

г) материалы изучения передового опыта, приобретенные из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т.д.);

д) техническая и технологическая документация;

е) материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометражи, фотографии и т.п.);

ж) устная информация, которая получена во время встреч с членами коллектива или представителями других предприятий. Комплексное использование перечисленных источников информации и правильное их сочетание в процессе экономического анализа позволяют всесторонне изучать работу предприятий и полнее выявлять резервы их экономического и социального развития.

Ведущая роль в информационном обеспечении принадлежит бухгалтерской, оперативнотехнической и статистической отчетности. Данные годовых, квартальных и месячных отчетов и балансов, показатели статистической и оперативно-технической отчетности характеризуют результаты работы предприятия в целом за год, по отдельным периодам и видам работ.

Для анализа работы цехов, участков, бригад и других коллективов используют производственные отчеты, бухгалтерские регистры и первичные документы.

Потребность в конкретных источниках информации зависит от анализируемых объектов, предмета изучения, цели и задач, периода проведения анализа. Чем полнее и разнообразнее информация, тем глубже и действеннее выводы и предложения по повышению эффективности производства.

В настоящее время практическая полезность анализа в значительной степени ограничивается недостатками его информационной базы. Проведению подробных аналитических исследований в большинстве случаев препятствует отсутствие необходимых учетных данных.

До настоящего времени в развитии двух смежных наук – бухгалтерского учета и экономического анализа ведущая роль принадлежала бухгалтерскому учету. Экономистам-аналитикам приходилось буквально «подстраиваться» под те сведения, которые заключали в себе различные виды учетной документации. Содержание анализа во многом определялось организацией учета, применяемыми в нем формами, счетами, выходными данными. Однако в действительности главная задача двух смежных наук заключается в определении путей повышения эффективности производства на основании подготовки и изучения данных о деятельности предприятия, и приоритет в ее решении принадлежит экономическому анализу.

Бухгалтерский учет должен поставлять информацию, необходимую для аналитической работы, «подстраиваться» при этом под нужды анализа. Это позволит не только успешнее вести аналитическую работу, но и избежать перенасыщенности учетных документов теми сведениями, которые имеют для анализа второстепенное значение или вообще не имеют никакого значения.

Проведенная в последние годы работа по упорядочению содержания учетной документации и сокращению документооборота не учитывала потребностей системного анализа и далеко не исчерпала резервов совершенствования состава учетных данных.

Один из недостатков существующей системы учета заключается в том, что она не позволяет проследить связь издержек производства с показателями количества используемых производственных ресурсов, в частности основных производственных фондов и оборотных средств.

Потоки плановых, нормативных, статистических, бухгалтерских, оперативных сведений, их хранение, переработку и использование можно рационально организовать только на научной основе.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Основными из них являются:

1) информация независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям анализа, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент необходима аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения резервов повышения эффективности производства;

2) объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

Первичные документы объективно отражают суть той или иной хозяйственной операции. Но, к сожалению, имеют место и подлоги, искажения, приписки, ошибки. Переложение первичной регистрации операций на машины (телефоны, телетайпы, телевидение и другие контрольно-измерительные и передающие устройства) не только существенно сокращает трудоемкость работ, но и повышает объективность данных; единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также плановых данных), устранение дублирования в первичной информации.

Единство информации учетных и плановых позиций вытекает из требований единства экономики. Однако этот основополагающий принцип не всегда соблюдается. Первичная документация в различных организациях даже одной и той же отрасли не унифицирована, тем более нет такой унификации на предприятиях разных отраслей, при различных формах собственности. В настоящее время устанавливаются единые формы бухгалтерской отчетности, приближенные к международным стандартам. Все предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами (кооперативы, арендные, коллективные и частные предприятия, совместные предприятия с учетом иностранного капитала, государственные предприятия и организации), составляют бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках по единым формам. Единство отчетных форм основывается, естественно, и на общих принципах счетоводства. Хотя этот принцип, как указывалось выше, не всегда соблюдается;

3) оперативность информации. Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику своевременно. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на коипьютере и т.д.;

4) система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование ее данных. Вместе с тем она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Из Данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствования информационных потоков путем устранения лишних данных и введения необходимых.

Таким образом, информационная система анализа должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности экономического анализа.

Формирование и использование экономической информации основано на таком подходе, при котором изучаемые объекты рассматриваются как системы. Системный подход нацеливает аналитиков при проведении исследования на раскрытие целостности объекта, его многообразных связей и сведение их в единую целостную картину. При системном подходе определяются основные цели системы, достижению которых должны содействовать обрабатываемые данные и получаемая результативная информация. По целям конструируется система.

Под системой в данном случае понимается набор элементов и информационные связи, возникающие между ними и обеспечивающие оптимальное управление экономикой предприятий.

Система управленческой информации отличается сложностью. Причем наблюдается тенденция усложнения взаимосвязей в информационном потоке. Одновременно происходит систематический рост объемов информации, ее избыточности при информационной недостаточности для принятия оптимальных управленческих решений. Экономическая информация весьма неоднородна. Все это усложняет ее использование в управлении экономикой.

Структура экономической информации обусловлена ее содержанием и назначением в управлении. В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управляемый объект экономическая информация может классифицироваться по различным признакам:

1) по изменяемости – на постоянную (условно-постоянную), которая не изменяется в течение какого-то периода времени (месяца, квартала, года и т.д.), и переменную;

2) по насыщенности – на недостаточную, достаточную и избыточную;

3) по отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области;

4) по полезности – на полезную и бесполезную;

5) по способу изображения – на текстовую, цифровую, алфавитную, алфавитно-цифровую и графическую (графики, диаграммы, схемы, чертежи);

6) по функциональному назначению – на плановую, нормативную, учетную и отчетную;

7) по отношению к процессу обработки данных – на обрабатываемую и необрабатываемую;

8) по степени обработки – на первичную, промежуточную (подвергающуюся соответствующей обработке) и результативную;

9) по отношению к управляемому объекту – на внутреннюю (образуемую на самом предприятии) и внешнюю (поступающую из-за его пределов), входящую (поступающую на управляемый объект) и исходящую (поступающую от управляемого объекта);

10) по объему необходимых сведений для управления экономикой предприятий и объединений – на комплексную и тематическую, относящуюся к определенному аспекту их деятельности;

11) по форме представлений – на письменную и устную.

Экономический анализ обычно начинается с составления плана его проведения, сбора, накопления и систематизации информации. К операциям сбора, накопления и систематизации информации предъявляются определенные требования: она должна собираться в нужном объеме и своевременно, быть достоверной, полезной и удобной для восприятия и дальнейшего использования.

Необходимость сбора, накопления и хранения экономической информации диктуется многими обстоятельствами. К их числу относятся: многократность и длительность ее применения, разрыв во времени между сбором и использованием информации в анализе и управлении экономикой.

Запутанность потоков информации, несовершенство их каналов, методов и техники сбора, и обработки приводят к существенному запаздыванию информации и к потери ее качества.

Основа современного получения информации – это интеграция ее сбора и обработки. Автоматизированная система сбора, обработки и хранения информации сокращает время между ее возникновением и широким применением в аналитической работе. Современная система сбора, хранения и преобразования информации представляет собой десятки регистраторов, терминальных и других устройств. Технические средства имеют большое значение в информационной системе, обеспечивая своевременное поступление информации о процессах, происходящих на производстве, для руководителей и других работников управления.

С применением в анализе, управлении экономикой ЭВМ возросла роль информационного обеспечения и повысились требования к нему, появились условия создания единой централизованной информационной системы, получившей название банка данных (БД).

Автоматизированный банк данных (АБД) – это современная организация сбора информации с целью ее автоматической обработки. Специфика подобной системы состоит в том, что она предлагает наличие упорядоченных данных. Банк данных представляет собой совокупность взаимосвязанных информационных массивов (файлов), поддержание их в рабочем состоянии и постоянную готовность к выдаче информации для решения аналитических и других управленческих задач.

База данных должна отвечать следующим требованиям:

· содержать минимально необходимые, но достаточные данные для решения аналитических и других управленческих задач;

· допускать расширение данных и подключение новых файлов без изменения программы обработки данных;

· предусматривать минимальное, причем контролируемое, дублирование данных и исключать возможность появления противоречивой информации.

В настоящее время база данных многих АСУ имеет ряд существенных недостатков. Главные из них заключаются в том, что в большинстве АСУ существует общий информационный блок, включающий нормативно-справочную информацию, а в рамках отдельных подсистем созданы массивы базовой информации. Как результат – наличие неоправданной избыточности плановой, нормативной и другой базовой информации, ее дублирование и трудности в обеспечении согласованности данных различных информационных массивов.

Неоднократное использование информации, находящейся в базе данных, предъявляет повышенные требования к ее достоверности и сохранности. К техническому процессу ведения базы данных предъявляются также высокие требования, поскольку он должен обеспечивать минимальную возможность возникновения ошибок, наибольшую вероятность их выявления с наименьшими затратами времени и средств на исправление ошибок, надежную сохранность и своевременное обновление базы данных.

Доброкачественность анализа и достоверность аналитических выводов зависят прежде всего от качества информации. Ошибки, неувязки и все другие недостатки, содержащиеся подчас в ней, могут отразиться на аналитических расчетах, исказить результаты анализа. Поэтому предварительным условием анализа является тщательная проверка всех привлекаемых к анализу материалов. Подготовка данных к анализу состоит главным образом в их проверке и в проверке качества отчетных материалов. Важная роль здесь принадлежит внешнему и внутреннему аудиту.

Проверка отчетных материалов производится с целью установления:

· правильности оформления отчетов; полноты охвата всех предприятий, подлежащих включению в сводный отчет; правильности подсчетов и вычислений;

· полноты, качества и сроков проведения инвентаризации, отражения ее результатов в учете и мер, принятых по обнаруженным недостачам;

· соответствия показателей отчетности по платежам в бюджет и финансированию из бюджета данным финансовых органов;

· обоснованности и законности списаний на счет «Прибыли и убытки» изменений уставного капитала, списания потерь по операциям прошлых лет, по невостребованной дебиторской задолженности, по недостачам, списания потерь от стихийных бедствий, от ликвидации основных средств и др.;

· правильности оценки статей баланса в соответствии с действующими положениями.

Особое внимание при проверке отчетных материалов следует обращать на их полноту и соответствие установленным формам, взаимную увязку показателей, на сопоставимость и преемственность отчетных показателей по сравнению с бизнес-планом и предыдущими периодами.

Все предприятия и организации обязаны составлять и представлять отчетность в объеме и по составу показателей, утвержденных в надлежащем порядке. Единство состава отчетных показателей обеспечивает, в частности, сводимость и обобщение данных, разработку единых схем контроля и анализа хозяйственно-финансовой деятельности.

Взаимная увязка показателей бухгалтерского баланса и других форм отчета является непременным условием правильного их составления. Система бухгалтерского учета и отчетности обеспечивает необходимую связь между показателями, если учет ведется правильно, а отчетность составлена со строгим соблюдением инструкций. Поэтому последующая проверка увязки показателей осуществляется с целью выявления отдельных ошибок и неточностей. Однако значительно большее аналитическое начало проявляется во внутреннем аудите, чем во внешнем. Это обусловливается прежде всего тем, что частные предприятия, товарищества с ограниченной ответственностью, акционерные общества, концерны и другие хозяйственные ассоциации обладают в условиях рынка правом на коммерческую тайну.

Они обязаны публиковать лишь баланс и отчет о прибыли, и убытках, которые и используются преимущественно внешними, независимыми аудиторскими фирмами. Остальные информационные данные используются по соглашению сторон. Совершенно иное положение в отношении аудита внутреннего. Информационная база здесь расширяется; значительно меняются и акценты аналитических разработок.

Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственного, вневедомственного к общественного контроля и анализа создает возможности для всестороннего изучения хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности производства.

Завершающий этап аналитической работы – оформление результатов анализа и обеспечение контроля за выполнением принятых управленческих решений. Результаты анализа оформляются поразному в зависимости от цели и задач.

В процессе обработки и изучения материалов составляются аналитические таблицы, а по отдельным вопросам – графики, диаграммы и картограммы, которые используются для более наглядного отражения и массового показа результатов анализа.

Таблицы должны быть простыми для понимания и правильно отражать содержание изучаемого вопроса. Поэтому нецелесообразно строить их громоздкими и перегружать обилием цифр. В небольших таблицах показатели выступают компактнее и рельефнее. Если с помощью таблиц не удается четко проследить зависимость между показателями или добиться хорошей наглядности, то используют графические методы изображения: графики, диаграммы и др. Таблицы и графики нумеруют.

По данным анализа, заключенным в таблицах, графиках, диаграммах и картограммах, делаются выводы. Выводы по результатам анализа должны быть конкретными, обоснованными, убедительными.

На основании сделанных выводов разрабатывают предложения и мероприятия по улучшению работы предприятия, устранению обнаруженных недостатков и использованию вскрытых резервов производства. Предложения и рекомендации должны быть конкретными, с указанием сроков и ответственных исполнителей за их выполнение. Они подтверждаются специальными расчетами, данными аналитических материалов, заключенных в таблицах, графиках и диаграммах.

Результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений оформляются в виде документов. Это могут быть пояснительная записка, справка, заключение.

Пояснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Содержание пояснительной записки должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, пояснительная записка должна содержать общие вопросы: экономический уровень развития предприятия, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.

В отличие от пояснительной записки содержание справки и заключения должно быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков и достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Результаты анализа могут оформляться в бестекстовой форме. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит объяснительного текста. Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в отобранной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает действенность потому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после соответствующих постановлений собраний, приказов руководителя или вышестоящих органов управления.

Разрабатываемые по результатам анализа мероприятия и рекомендации после их утверждения становятся обязательными для выполнения. Необходимо, чтобы каждое предложение было конкретным и реальным, а его выполнение обеспечено материальными, денежными ресурсами и ответственными исполнителями. Желательно также определить сроки исполнения и подсчитать ожидаемые результаты и эффект от внедрения разработанных мероприятий.

Важное значение при реализации результатов анализа имеет постоянный контроль за выполнением намеченных мероприятий, привлечение к работе по их осуществлению всех работников предприятия. Такой контроль обеспечивается со стороны выборных общественных органов, советов трудовых коллективов, ревизионных комиссий, банка.

Дата добавления: 2014-01-07