Композиционные (текстовые) нормы служебных документов

Для офици­ально-делового стиля характерны разнообразные типы текстов. Это поста­новления, указы, законы (сфера правительственной деятельности); дипломатические договоры, меморандумы, ноты, протоколы (сфера международных отношений); уложения, кодексы, документы судебно-процес­суального характера (сфера юриспруденции); торговые соглашения, контракты, протоколы о намерениях, ком­мерческая корреспонденция (торгово-экономическая сфера); деловая переписка, акты, протоколы, приказы, распоряжения (сфера деятельности различных учреждений).

Первым шагом при составлении делового документа является уточнение характера официально-деловой ситуации и выбор жанра документа. Определенный жанр предполагает наличие типовых моделей или схем документов.

Форма служебного документа представляет собой со­вокупность элементов его оформления и содержания в аспекте их состава, объема, по­следовательности расположения, взаимосвязи.

К элементам оформления документа относятся наименования, адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Под элементами содержания понимаются структур­ные части текста документа — мотивировки, выводы, перечни, схемы.

Составные части заявления содержат следующие реквизиты: наименова­ние адресата, наименование заявителя, наименование документа (заявление). После этого обычно следуют формулировка просьбы (предложения) и ее аргументация, дата и под­пись заявителя.

Каждый документ определенного жанра имеет разновидности, которые отражают совокупность схожих ситуаций.

Заявление может быть личным, а может быть исковым. Исковое заявление реализуется в таких подвидах, как, например, «Заявление о продлении срока для принятия наследства», «Заявление о признании права собственности на часть домовладения», «Заявление о расторжении брака» и т.д.

В заявлениях сферы служебных и производственных отношений просьба чаще всего содержится в самом начале. С ключевого слова прошу обычно начинается сам документ. Обоснование излагается после просьбы.

Названия заявлений обычно отражают их содержательную сторону: «Заявление о признании документа недействительным», «Заявление о признании безвестно отсутствующим», «Заявление о признании недееспособным».

Составитель документа ориентируется на образец, отражающий не только общую схему документа, но и его постоянные, а также переменные элементы, включая их порядок и расположение.

Однако текстовые нормы документов могут различаться по степени же­сткости / гибкости организации. В этом отношении существует несколько типов тек­стов (иногда их называют «образец-матрица», «образец-модель», «образец-схема») [52, с. 221].

Первый тип текста характеризуется строгой фиксацией основ­ных параметров (набора содержательных элементов — «реквизитов», их последовательности, простран­ственного расположения).

К документам такого типа можно отнести анкету, доверенность, справку, уведомление и др.

Второй тип текста предполагает более свободный выбор речевых средств, фик­сированными являются два параметра — набор основ­ных содержательных элементов и их последова­тельность.

К деловым текстам этого типа можно отнести уже рассмотренные заявление, жалобу, ходатайство, а также большую часть деловых писем.

Последние, в частности, позволяют размещать текст письма на бланке, сообщая тем самым такие рек­визиты, как наименование организации -адресан­та, ее почтовый адрес, номер телефона или телефакса, дату подписа­ния и отправки документа.

Третий тип организации текста документа представляется наименее жестким, фиксированным в нем является лишь набор основ­ных элементов содержания (реквизитов), к тому же обычно реквизит употребляется в качестве начального элемента, характеризующего сам тип документа (например, «Объяснительная записка»).

В соответствии с определенным стандартом составляются и распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления).

Например, текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Обобщая сказанное, следует отметить, что особенности текстовых норм во многом определяют­ся жанровой принадлежностью составляемого документа. Степень свободы выбора речевых средств обратно пропорциональна степени фиксированности пара­метров [52, с. 224].

После выбора жанра документа и уточнения его композиции можно перейти к выбору языковых средств.

Дата добавления: 2014-01-07