Отслеживание исправлений в документе

Совместная работа над документом

В этой лекции вы узнаете, как:

ü отслеживать исправления в документе;

ü вставлять, просматривать и редактировать примечания;

ü устанавливать защиту документа паролем;

ü защитить документ от внесения изменений;

ü рассылать документ на рецензирование по электронной почте;

ü сравнивать документы и объединять исправления.

Завершив работу над документом, можно направить его коллегам на ре­цензирование для внесения исправлений и замечаний. Такой подход по­зволяет устранить все ошибки и неточности и обеспечивает достовер­ность информации.

Microsoft Office Word включает средства электронного рецензи­рования, позволяющие просматривать и корректировать электронную, а не напечатанную копию документа. Это осуществляется с помощью функции Запись исправлений, которая сохраняет все исправления, произведенные рецензентами. Помимо исправлений, ре­цензенты могут вставить в документ примечания, которые содержат предложения и замечания, предназначенные для автора документа и других рецензентов. Получив документ после рецензирования, вы мо­жете отобразить все исправления и решить, какие из них принять, а ка­кие отклонить. Если рецензенты вносили свои изменения и примечания в разные версии документа, вы можете свести все документы в один и уже в нем принимать или отклонять изменения.

Если вы не хотите, чтобы рецензенты вносили исправления непосредственно в вашу работу, вы можете защитить документ - тогда никто, кро­ме вас, не сможет вносить в него изменения. При необходимости можно даже установить пароль, который придется ввести, чтобы открыть до­кумент.

Если над документом одновременно работают несколько чело­век, то один обычно является «владельцем», а остальные ^_ «ре­цензентами». «Рецензенты» при работе с документом должны включить функцию Отслеживание исправле­ний, чтобы сохранить и исправления, и исходный текст доку­мента.

Функция Отслеживание исправлений находится в меню Сервис. После ее включения вы можете редактировать текст как обычно. Word отмечает измененный текст цветом и с помощью марке­ров рецензирования (например, подчеркиванием). В режиме Режим разметки на полях документа появляются выноски, в которых указывается тип изменения (например, удаление), а на полях слева от исправленной строки появляется вертикальная черта;

Чтобы увидеть исправления, щелкните правой кнопкой мыши на лю­бой панели инструментов и щелкните на Рецензирование, чтобы отобразить панель инструментов Рецензирование.

■ Если маркеры рецензирования мешают работе с документом, можно отменить их отображение. На панели инструментов Ре­цензирование щелкните на стрелке поля Отобра­зить для проверки и щелкните на Измененный документ. Что­бы снова включить маркеры, щелкните на Исправления в измененном документе.

■ Если маркеры исправлений включены, щелкните на кнопке со стрел­кой справа от списка Показать, чтобы выбрать тип исправле­ний, которые будут отображаться в окне документа.

■ Просмотр исправлений осуществляется с помощью панели инстру­ментов Рецензирование. Воспользуйтесь кнопками Следующее исправление и Предыдущее исправление, чтобы перейти к очередному исправлению.

■ Исправления можно просматривать поочередно, принимая или откло­няя каждое в отдельности, или принять все сразу. Чтобы принять ис­правление, щелкните на кнопке Принять, чтобы от­менить - на кнопке Отказаться. Чтобы принять все исправления сразу, щелкните на кнопке Принять все, а затем щелкните на Да. Чтобы от­клонить все исправления сразу, щелкните на стрелке Отказаться от исправления, а затем щелкните на Да.

Для того чтобы сохранить промежуточные версии документа, необя­зательно создавать отдельные файлы. Word позволяет сохранять вер­сии в самом документе. При этом экономится место на диске, так как со­храняются только различия между версиями, а не весь документ. Сохранив несколько версий, вы можете вернуться к любой из них, отре­дактировать ее и напечатать. При желании можно настроить Word на сохранение версии при каждом закрытии документа. Это особенно удоб­но, если важно, кто и когда внес изменение, как, например, в правовых документах. Чтобы сохранять версии при каждом закрытии документа, воспользуйтесь командой Версии в меню Файл.

Дата добавления: 2014-01-15