Разработка и оформление СД

ССД и СД готовятся, печатаются и размножаются в строго ограниченном количестве.

Необходимость печатанья доков подтверждается визой руководителя подразделения. При написании на СД резолюции и проставлении других отметок, а также при каждой расписке в получении и возвращении СД обязательно проставляется дата. При необходимости направления СД в 5 и более адресов исполнитель на обратной стороне последнего экземпляра направляемого в дело или на отдельном листе составляет и подписывает указатель рассылки, который утверждается должностным лицом подписавшим документ или руководителем РСП. Ограничительная пометка «лично» проставляется на документах, которые подлежат вручению лично адресату.

Пометка «Литер «М»» проставляется на мобилизационных документах.

СД и каждое приложение к нему должны иметь отдельные регистрационные номера и нумерацию листов.

При отправке СД с сопроводительным письмом указывается наименование каждого приложения, его регистрационный номер, номера и количество экземпляров, количество листов в каждом экземпляре и гриф секретности.

При отправке СД с большим количеством приложений составляется опись, в которой указываются их реквизиты, а на самом сопроводительном письме делается запись «Приложение согласно описи №__ на стольких то листах».

Экземпляры исходящего СД остающегося в деле оформляются не на бланке, но проставляются все необходимые реквизиты (регистрационный номер, дата, должность, фамилия должностного лица подписавшего документ, заверяется подписью исполнителя документа). Указание по оформлению СД оформляются на его первом листе, и включает в себя должность, фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату. Ответ на вопрос, поставленный в СД, поступивший из подчиненной организации может быть дан в виде резолюции или … (пояснительной) справки на самом документе. Такой документ затем отправляются за входящим номером. СД подлежащие регистрации, рассылке и подшивке в дело подписанные руководителем организации или другим должностным лицом, а также исполненные входящие документы работники сдают в РСП. Отпечатанные и подписанные СД сдают вместе с черновиками. При приеме СД погашается расписка работника в карточке учета.

Форма 2.

Опись документов находящихся у исполнителя.

Номер по порядку	Номер документа и гриф секретности	дата получателя	вид и краткое содержание	Количество
… или внутренний	входящий	… или предварительного учета	экземпляров	листов в экземпляре	листов в черновике	расписка в получении документа дат

Забракованные или отпечатанные лишние экземпляры СД сдаются в РСП для уничтожения. При этом сотрудник производит отметку в журнале (карточке) о необходимости уничтожения этих документов.

Если документ на уничтожение сдается уполномоченным РСП, то отметка об уничтожении проставляется на самом документе. Если документ, подготовленный и отпечатанный как несекретный, по решению руководителя подлежит уничтожению, то он регистрируется в журнале учета отпечатанных в машинописном бюро документов.

Форма 32.

порядковый номер и гриф секретности	вид и краткое содержание документа	фамилия исполнителя и наименование подразделения	номера блокнотов и листов черновика	расписка машинистки в получении материалов для печатания и дата	отпечатано экземпляров	отпечатано листов в экземпляре	номера перепечатанных листов	расписка старшей машинистки в получении материалов и дата	расписка старшей машинистки и работника РСП в уничтожении перепечатанных листов	расписка работника РСП в получении отпечатанного документа с черновиком и дата

После регистрации в журнале 32 подготовленный секретный документ регистрируется в журнале подготовленных СД (форма 33) или в карточке учета подготовленных СД (форма 34)

Форма 33.

Журнал учета подготовленных СД.

1. Порядковый номер и гриф секретности

2. Вид и краткое содержание

3. Подразделение и фамилия исполнителя

4. Номера спец блокнота и листов черновика

5. Количество отпечатанных экземпляров

6. Количество отпечатанных листов в экземпляре

7. Регистрационный номер машинописного бюро

8. Расписка исполнителя в получении документа с черновиком дата

9. Расписка в получении от исполнителя документа с черновиком дата

10. Расписка работник РСП об уничтожении черновика

11. Куда и кому отправлен документ

12. Номер экземпляров отправленных документов

13. Номер сопроводительного письма и дата отправления документов

14. Номер дела и тома, в которые подшит документ, номера листов.

15. Номер реестра и порядковый номер по разносной книге

16. Расписка работника РСП и номер, дата акта об уничтожении документа.

17. Расписка о проверке наличия документа

18. Примечания

Форма 34.

Карточка учета подготовленных СД

Таблица 1.

Рег. Номер и гриф секретности	Дата регистрации	вид и краткое содержание без указания секретных сведений	подразделение и фамилий исполнителя	номера спец блокнота черновика

Таблица 2.

Кому направлен

Номер экз.

Листов в экз.

Всего листов

Исход. № и дата

Номер реестра или расписки

Документ подшит в дело и том

Документ подшит номера листов

Расписка о проверке наличия док-та и дата

Таблица 3.

Кол-во экз.

Кол-во листов в экз.

Расписка исполнителя в получении от машинистки отпечатанного док-та с черновиком и дата

Расписка о получении от исполнителя док-та и черновиков и дата

Расписка работника РСП об уничтожении черновика и дата

Для засекречивания предоставляются все экземпляры отпечатанного документа и черновики. Количество экземпляров подтверждается подписями исполнителя. В случае не до сдачи листов экземпляров или черновиков проводится служебное расследование. При необходимости работникам разрешается передавать СД друг другу внутри отдела минуя РСП.

Работник, получивший СД, обязан вернуть его в тот же день.

Дата добавления: 2014-01-20