Печатание и учет СД

Печатание производится в помещении машинописного бюро. В организациях с незначительным документооборотом, не имеющих машинописного бюро СД печатаются в РСП. Используемая техника должна отвечать требованиям по противодействию ИТР и технической ЗИ. В машинописном бюро располагается заведующая, которая принимает подготовленные материалы, регистрирует и выдает отпечатанные СД и черновики, а также осуществляет контроль за обеспечением режима секретности при работе машинисток. Все материалы, поступающие в машинописное бюро для печатания и перепечатывания регистрируются журнале учета документов (форма 32).

При печатании СД непосредственно работниками РСП регистрируются в журнале учета подготовленных СД (форма 33).

При приеме СД для печатания в машинописном бюро расписываются за черновик на корешках блокнота или на контрольном листе спец блокнота, а за черновик исполненный в рабочей тетради или на предварительно учтенных листах фиксируется в описи документа находящегося у исполнителя (форма 2).

При этом на первом листе черновика, а также на корешках спец блокнота или на контрольном листе спец блокнота проставляется номер СД по журналу ф. 32.

Передача материалов заведующей машинописного бюро в работу машинисткам и их возвращение производится также на ф. 32. За разъяснением вопросов, возникающих при печатании машинистка обращается к заведующей либо к исполнителю. При карточном учете каждого отпечатанного СД заполняется карточка учета подготовленных СД (ф. 34). Карточка передается в РСП под расписку в журнале учета документов отпечатанных в машинописном бюро. В указанных карточках делают отметки об отправке СД, подшивке их в дело с проставлением номера тома, дела, листов, а при необходимости с проставлением номера и даты акта об уничтожении документов и дел. После чего карточки учета помещают в картотеку в порядке возрастания номеров. При журнальном учете отпечатанный в машинописном бюро СД и черновик передаются под расписку в журнале учета документов (ф. 32) работнику РСП, который регистрирует их в журнале учета (ф. 33) и выдает исполнителю документа под расписку, производит отметку в указанном журнале о дальнейшем движении документа. Допускается получение отпечатанного СД исполнителем под роспись. Отпечатанный СД проверяется на наличие регистрационного номера, грифа секретности, количество листов и экземпляров, номера и количества листов черновика. Необходимо сверить эти данные с записями в журнале учета и внести их в опись. На каждом экземпляре отпечатанного СД в правом верхнем углу проставляется гриф секретности и при необходимости пометки «лично», «Литер «М»». При печатании до 5-ти экземпляров СД на обороте последнего листа каждого экземпляра в левом нижнем углу проставляют его регистрационный номер, количество отпечатанных экземпляров, наименование и регистрационный номер носителя, указатель рассылки, фамилия исполнителя, его рабочий телефон, свою фамилию, дату печатания. Регистрационный номер, за которым документ учтен в машинописном бюро проставляется на каждом листе отпечатанного документа на лицевой стороне внизу вне текста.

Создание копий и производство выписок СД производится с письменного согласия руководителя. Копии СД и выписки из них регистрируются за отдельными номерами. Дополнительно размноженные экземпляры СД регистрируются за тем же номером за которым он был … (отпечатан). В произведенном размножении делается пометка на экземплярах СД, остающихся в деле и копии СД в правом верхнем углу ставится отметка «копия». На выписке СД после наименования документа проставляется отметка «выписка». Если СД переводится на другие языки, он регистрируется за новым номером. В случае перепечатки отдельных листов это отображается в журнале формы 32. Если при перепечатке СД меняется и общее количество, то перепечатанные листы отдаются исполнителю документа под расписку после внесения изменений в соответствующие журналы учета.

После перепечатывания СД (полностью) регистрируются в машинописном бюро за новым номером. Стенографирование СД производится в РСП в соответствии с требованиями по противодействию ИТР и тех. ЗИ. Машинистки, другие носители речевой информации, и стенографические тетради регистрируются в журнале учета рабочих тетрадей. Записи на учтенном носителе информации регистрируются в журнале учета произведенных звукозаписей. По окончанию рабочего дня все СД, черновики машинистки сдают в РСП в опечатанной рабочей папке.

Если машинописное бюро размещается в РСП, то материалы могут храниться в опечатанном хранилище. Испорченные листы бумаги, отработанная красящая лента, копировальная бумага подлежат ежедневной сдачи в РСП для уничтожения.

Дата добавления: 2014-01-20