Правила общения по телефону

Благодаря телефону, многократно повысилась деловая оперативность решения многих вопросов в социальной работе. По телефону можно отдать распоряжение, договориться о встрече, провести консультацию, задать вопросы и т.д. Телефонный разговор позволяет избежать в некоторых случаях деловой переписки, он обеспечивает необходимое двустороннее общение. Однако использовать его следует разумно. Для более эффективного общения по телефону следует выполнять определенные правила:

1.К телефонному деловому разговору нужно тщательно готовиться, выделив в нем главное; подобрать все необходимые материалы, календарь, авторучки, номера телефонов. При неподготовленности к телефонному разговору 30-40 % его времени будет занято повторениями, паузами, обусловленными обдумыванием, просмотром бумаг и т.д.

2.Нужно помнить о том, что излишняя эмоциональность ведет к речевой нечеткости и увеличивает время телефонного разговора.

3.Учитывать то, что телефон усугубляет недостатки речи: быстрое или замедленное произношение слов затрудняет их восприятие.

4.До того, как набрать номер телефона, необходимо знать не только цель разговора, но и его тактику. Для этого необходимо записать вопросы, на которые вы хотите получить ответы. Вопросы и ответы должны быть сформулированы четко, чтобы собеседник их правильно истолковал.

5.Если в разговоре будут подняты два или несколько вопросов, то необходимо их разделять, задавая после обсуждения каждого вопроса, например такие: «Итак, я поняла, что по этому вопросу мы договорились?», «Могу я считать, что..?», «Таким образом, вы придете на прием 20 числа?» Набрав номер телефона, необходимо помнить, что длительные телефонные гудки отрицательно действуют на нервной системе, мешают работать и т.д. Если вы звоните пожилому человеку и др., которым требуется более длительное время, чтобы услышать звонок и подойти, то вы должны ждать ответа более продолжительное время. Помните, что человек, не успевший снять трубку, будет эмоционально подавлен. Во всех других случаях ожидания ответа нужно в продолжение 6-7 гудков.

7.Во время разговора необходимо пользоваться следующими репликами: «Как вы меня слышите?», «Извините, я не расслышала, что вы сказали», «Повторите, пожалуйста, что вы сказали».

8.Звонить к сослуживцам по домашнему телефону возможно, согласно этикету, только в серьезных случаях, если эта возможность не была оговорена раньше.

9.Звонить без острой необходимости и, если это не было оговорено раньше, после 22 часов, не рекомендуется.

10.Говоря по телефону, необходимо сдерживать свои эмоции, не пытаться прервать речь собеседника.

11.Если собеседник выражает эмоциональное негодование, упреки, то необходимо сохранить спокойный ровный тон, кратко изложить свои аргументы. Однако, почувствовав, что разговор не может завершиться положительно, необходимо в корректной форме перевести разговор на личную встречу, закончив его примерно так: «Итак, мы договорились, что обсудим этот вопрос при встрече».

12.Телефонный разговор должен начинаться с приветствия и занимать не более 5 минут. Однако, если клиент не понял вас, не расслышал, то необходимо разговор довести до конца.

13.Звонить необходимо в том случае, если вы уверены, что не можете обойтись без звонка.

14.Очень важен тон, уверенный и спокойный, доброжелательный голос.

Дата добавления: 2014-01-11