Элементы системы внутреннего контроля

Тема 8. Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита.

План:

1. Элементы системы внутреннего контроля.

2. Порядок изучения и оценки системы внутреннего контроля.

Масштаб и особенности системы внутреннего контроля, а также степень их формализации должны соответствовать размерам эконо­мического субъекта и особенностям его деятельности.

Система внутреннего контроля экономического субъекта вклю­чает: систему бухгалтерского учета; контрольную среду; отдельные средства контроля.

СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА - совокупность конкретных форм и методов, обеспечивающих возможность для данной организации вести учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах на основании первичных документов, т.е. осуществлять ведение бухгалтерского учета, а также формировать бухгалтерскую отчетность.

Система бухгалтерского учета экономического субъекта может считаться эффективной, если в ходе фиксации хозяйственных опе­раций выполняются следующие требования:

• операции в учете правильно отражают временной период их
осуществления;

• операции в учете зафиксированы в правильных суммах;

• операции правильно и в соответствии с действующими нор­мативными положениями и учетной политикой отражены на счетах
бухгалтерского учета;

• зафиксированы особенности операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности;

• ограничена возможность появления злоупотреблений.

Контрольная среда представляет собой осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего кон­троля, и охватывает:

• стиль и основные принципы управления данным экономиче­ским субъектом;

• организационную структуру экономического субъекта;

• распределение ответственности и полномочий;

• осуществляемую кадровую политику;

• порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних
пользователей;

• порядок осуществления внутреннего управленческого учета и
подготовки отчетности для внутренних целей;

• соответствие хозяйственной деятельности экономического
субъекта в целом требованиям действующего законодательства.

Стиль и основные принципы управления — ответственность за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего кон­троля несет руководство экономического субъекта. От него зависит, будет ли система внутреннего контроля отвечать размерам и специ­фике деятельности экономического субъекта, функционировать регулярно и эффективно.

В экономическом субъекте в соответствии с его учредительными документами или правилами внутреннего распорядка может быть назначен ревизор, создана ревизионная комиссия или организован отдел «внутреннего аудита», которым будет передана часть функций по поддержанию системы внутреннего контроля.

Организационная структура экономического субъекта — эффек­тивная организационная структура экономического субъекта, пред­полагающая оправданное разделение ответственности и полномо­чий сотрудников, препятствующая попыткам отдельных лиц нару­шать требования контроля и обеспечивающая разделение несовмес­тимых функций. Функции данного сотрудника несовместимы, если их сосредоточение у одного лица может способствовать соверше­нию случайных или умышленных ошибок и нарушений и затруд­нять обнаружение таких ошибок и нарушений. Обычно подлежат затраты на осуществление контрольных мероприятий должны быть меньше тех экономических выгод, которые дает применение таких мероприятий;

• цель большинства средств контроля состоит в выявлении не­
желательных хозяйственных операций, а не тех, которые являются
необычными;

• человеку свойственно делать ошибки по небрежности, из-за
рассеянности, неверных суждений или недопонимания инструктив­ных материалов;

• возможно умышленное нарушение системы контроля в резуль­тате сговора сотрудников экономического субъекта как с другими
сотрудниками данного экономического субъекта, так и с третьими
лицами;

• возможно нарушение системы контроля вследствие злоупот­реблений со стороны представителей руководства, ответственных за
функционирование данных аспектов контроля;

• встречается практика существенного изменения условий ве­дения хозяйственной деятельности или правил учета, в результате
чего принятые контрольные процедуры могут перестать выполнять
свои функции.

Средства контроля должны обеспечивать:

• выполнение хозяйственных операций только с одобрения руководства, как в целом, так и в конкретных случаях;

• фиксирование в бухгалтерском учете всех операций в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правиль­ном периоде времени, в соответствии с принятой в экономическом
субъекте учетной политикой, а также обеспечение возможности
подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

• доступ к активам только с разрешения соответствующего руководства;

• определение руководством с установленной периодичностью
соответствия зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически
имеющихся в наличии активов, а в случае расхождений — принятие
надлежащих мер.

Процедурами внутреннего контроля являются:

• арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей;

• проведение сверок расчетов;

• проверка правильности осуществления документооборота и
наличия разрешительных записей руководящего персонала;

• проведение в соответствии с установленным порядком периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой на­
личности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей на предмет выяснения соответствия дан­ных бухгалтерского учета фактическому наличию;

• использование для целей контроля информации из источни­ков, расположенных вне данного экономического субъекта;

• осуществление мер, направленных на физическое ограниче­ние доступа несанкционированных лиц к активам предприятия, к
системе ведения документации и записей по бухгалтерским счетам;

• исследование динамики хозяйственных показателей, сравне­ние плановых и сметных хозяйственных показателей с фактически
имевшими место и выяснение причин выявленных расхождений.

Система внутреннего контроля охватывает следующие элементы:

1) компетентный, заслуживающий доверия персонал с четко
определенными правами и обязанностями;

2) разделение соответствующих обязанностей;

3) соблюдение необходимых формальных процедур при совершении хозяйственных операций;

4) физический контроль над активами и документацией;

5) своевременное составление первичных документов;

6) организация системы внутреннего аудита.

Компетентный, заслуживающий доверия персонал с четко опре­деленными правами и обязанностями — самый важный элемент внутреннего контроля. Если персонал не будет отвечать самым вы­соким требованиям, вся система будет неэффективной, даже при том, что остальные составляющие системы будут правильно органи­зованы. Работники предприятия должны быть компетентны, чест­ны, исполнительны. Права и обязанности каждого сотрудника должны быть четко сформулированы в должностных инструкциях.

Разделение соответствующих обязанностей необходимо для пре­дотвращения злоупотреблений и хищений, а также для выявления случайных ошибок. Если один и тот же человек совершает хозяйст­венную операцию и сам отражает ее в учете или выполняет все учетные функции, начиная от составления первичных документов и заканчивая составлением баланса, возрастает вероятность того, что ошибка не будет обнаружена.

Соблюдение необходимых формальных процедур при соверше­нии хозяйственных операций работниками предприятия должно быть неукоснительным. Данный элемент внутреннего контроля не­посредственно связан с четким определением прав и обязанностей отдельного работника. Каждый сотрудник должен, во-первых, абсо­лютно точно знать, какие формальные процедуры ему следует вы­полнять при исполнении своих должностных обязанностей, и, во-вторых, точно их выполнять.

Физический контроль над активами предполагает:

• обеспечение охраны имущества организации;

• плановые инвентаризации имущества предприятия в соответ­ствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества
и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня
1995 г.) и учетной политикой организации;

• инвентаризацию имущества в установленных указанных выше
Методических указаниях случаях.

Физический контроль над документацией осу­ществляется за счет:

• создания графика документооборота организации;

• последовательной нумерации первичных документов каждого
вида в течение отчетного периода (это нужно также для обеспече­ния поиска документов при необходимости и выявления отсутст­вующих документов);

• гашения первичных и оправдательных документов в установ­ленных случаях (это необходимо во избежание повторного их ис­пользования);

• брошюрования документов в папки по окончании отчетного
периода;

• организации архива в экономическом субъекте;

• сдачи папок документов в архив по истечении сроков опера­тивного хранения документов в бухгалтерии предприятия, установленных графиком документооборота организации.

Первичные документы в организации должны:

• быть оформлены в момент совершения хозяйственных опе­раций или сразу после их окончания, так как при большом интер­вале времени между совершением операции и ее учетом возрастает
вероятность ошибочных записей в первичном документе. Кроме
того, операция вообще может остаться не отраженной в учете;

• содержать обязательные реквизиты, установленные Феде­ральным законом «О бухгалтерском учете»;

• соответствовать типовым унифицированным формам, если та­ковые установлены;

• соответствовать формам документов, описанным в учетной
политике организации (в случае, когда формы документов установ­лены учетной политикой организации);

• кроме того, в случаях, когда в бухгалтерский учет вносятся
исправления, бухгалтерские справки, содержащие обоснование ис­правлений, и специальные расчеты должны быть изложены просто
и ясно во избежание двусмысленного толкования.

Орган внутреннего аудита в организации создается с целью не­зависимой проверки выполнения сотрудниками организации долж­ностных обязанностей. Организационные формы внутреннего ауди­та могут быть различными. Например, отдел внутреннего контроля, управление, бюро, отдельная группа внутренних аудиторов и др. Так как создание органа внутреннего аудита — достаточно дорогое мероприятие, а эффективность его работы не всегда возможно изме­рить в денежном выражении, многие руководители предприятий недо­оценивают важность этой структуры.

Дата добавления: 2014-01-20