Информационный блок №7

Тема: «Документационное обеспечение деятельности исполнительных органов управления в организациях (на предприятиях) гостиничного сервиса».

Содержание и структура (учебные вопросы):

1. Особенности функционирования исполнительных органов управления в организациях гостиничного сервиса и специфика их документационного обеспечения.

1. Причины, обусловливающие особенности функционала исполнительных органов управления в сфере гостиничного сервиса.

2. Основные составляющие специфики документационного обеспечения деятельности исполнительных органов управления гостиничными комплексами.

2. Структура и содержание процессов делопроизводства в организациях

гостиничного бизнеса. Документационное обеспечение деятельности

правления (исполнительного директора).

1. Структура подготовки организационно – распорядительных документов.

2. Объем и особенности документооборота (документопотоков).

3. Понятие ведомственного архива предприятия.

3. Подготовка и сдача дел в ведомственный архив.

Всего на информационно - обучающий блок №7: 9 часов.

Лекционное занятие – 2 часа.

Самостоятельная работа – 7 часов.

Структура функционала исполнительного органа управления в организации гостиничного сервиса определяется по совокупности некоторых составляющих:

1. Организационно-правовой формой гостиничного комплекса.

2. Видом оказываемых гостиничных услуг, включая дополнительные, то есть категорией обслуживания.

3. Географическим признаком (особенностью размещения);

4. Состав и структура гостиничного (имущественного) комплекса и особенности его эксплуатации.

5. Количественный и качественный состав обслуживающего персонала (то есть, то, что мы называем – штат организации).

6. Контингент клиентуры (качественные его характеристики).

Эти исходные обстоятельства определяют полномочия и круг обязанностей исполнительного органа управления любого гостиничного комплекса, формулируют содержательную сторону функционала.

Естественно, специфика управленческой деятельности накладывает определенные особенности на все виды обеспечения этой работы, в том числе и на документационное обеспечение управления.

Давайте посмотрим на эту специфику делопроизводства более внимательно. Для этого необходимо структурировать делопроизводство как вид обеспечения управления.

Структурно ДОУ состоит из двух составных частей:

1. Ведение документации.

2. Организация работы с документами.

Какие задачи решает каждая из этих составных частей?

Составная часть – ведение документации.

Ведение документации охватывает процессы документирования. И не просто документирования, а с соблюдением при этом ряда требований. Сюда относятся законы, требования, а также обычаи делового оборота. Что имеется в виду?

Первая группа норм и правил по ведению документации.

Это нормы права по содержанию и форме документа – они подразумевают четыре требования:

а) содержание документа должно отвечать требованиям законодательства в той области права, которая обслуживает предмет, о котором идет речь в документе (например, составляя должностную инструкцию дежурного в приемном покое по оформлению заселения в гостиницу необходимо, по крайней мере, знать Правила предоставления гостиничных услуг в РФ (утверждено Постановлением Правительства России за №490 от 25.04.97 г.).

Иначе в последствии можно иметь большие неприятности: и от клиентов и от налоговой инспекции, и от милиции, да и в суде дело будет всегда проиграно.

б) нормы права по компетентности – каждый орган управления имеет круг своих прав и обязанностей, естественно и документы должны составляться в пределах этого круга, так называемой компетенции.

в) соблюдение рекомендуемых государственным стандартом правил по оформлению реквизитов.

Соблюдение этих требований придает документу юридическую силу - то есть достоверность, официальность и обязательность выполнения для всех лиц, кому адресован документ.

г) сюда же можно отнести и четвертое требование: рекомендации по бумажному носителю: формат бумаги (для каждого документа он рекомендуется определенный), ее цвет и плотность. Дело облегчается здесь тем, что все офисная оргтехника рассчитана уже к применению именно такого бумажного носителя, который отвечает нормам этого пункта.

Вторая группа норм и правил ведения документации охватывает вопросы эргономики документов. Что это такое?

а) культура и грамотность языка при составлении документа. Мало того, что категорически не допускается заборная лексика и базарные словообразования, вопрос в другом: культура языка, его однозначность, правильность в написании профессиональных терминов и географических названий, знание и соблюдение норм трех составных частей правописания в русском языке: фонетики, морфологии и синтаксиса.

И так далее и тому подобное, это целая наука и постигается она в основном на практике.

б) читаемость документа и его восприятие. Здесь тоже много важных моментов. Документ должен настраивать на деловой конструктивный подход, не допустим пренебрежительный тон и заискивание; должна быть видна главная мысль, не допускается, как говорят документоведы: «вода» и «словоблудие». Документ должен легко читаться теми, кому он предназначен и восприниматься так, как рассчитывает на это его составитель.

в) документ должен быть компактен по объему. Если это деловое письмо, то предпочтительно на одной странице, если приказ – крайне не желательно переносить одну строку текста и подпись на последний лист. Документ должен быть удобен в передаче средствами связи: если в документе есть таблица – линии должны четко прорисовываться, шрифты соразмерны тексту (понятие кегля), а цифры, особенно в сложных числах, хорошо читаемы и т.п. То есть, все то, что обеспечивает документу удобство в применении, хранении и передаче.

Третья группа норм, в правилах ведения документации является более конкретизированной. Дело в том, что итоговым продуктом, результатом труда процесса ведения документации является документ и в своем абсолютном большинстве официальный документ. А официальный документ служит, в свою очередь, инструментом для ведения управленческой деятельности.

Позволительно провести аналогию: суть и смысл документационного обеспечения управления можно сравнить с хирургической операцией. Хирург ведет операцию, а операционная сестра подает ему инструмент по его указанию. Она отвечает за инструменты, а после операции их моет, сушит, раскладывает по ящикам, учитывает и хранит по правилам.

Так и в делопроизводстве: оно готовит документ, своевременно обеспечивает им управленца, а по окончанию надобности, этот документ учитывает, нумерует, хранит формируя в дела, оформляет по правилам и сдает в архив.

При этом любой инструмент имеет свое предназначение, изготавливается по определенным правилам. Точно так же и конкретный документ служит определенной цели и оформляется, соответственно, по индивидуальным правилам.

Третья группа норм и правил ведения документации классифицирует управленческие документы по признаку их предназначения и определяет правила оформление групп документов и специфику оформления отдельных видов документов. Третью группу можно обозначить как «Правила классификации и оформления отдельных видов документов».

Эта первая составляющая часть ДОУ,

которая называется «Ведение документации».

Прошу вопросы?

Вторая составная часть документационного обеспечения управления состоит практически на 100 процентов из содержания понятия «документооборот».

Рабочие этапы этой составной части:

1. Регистрация документов.

2. Регистрация внутреннего движения документов.

3. Контроль исполнения документов.

4. Организация текущего хранения документов.

5. Подготовка дел к архивному хранению.

6. Передача дел в архив.

Особенности содержания, составные элементы и проблематику каждой из этих этапных ступенек мы уже рассматривали.

В чем особенности именно конкретной организации «Серебряный ключ». Это отличие кроется в содержании тонированных элементов рабочей схемы «Структура документационного обеспечения управления организацией гостиничного сервиса».

Особенности уже на стадии оформления документа. Что при этом необходимо учитывать и чем руководствоваться.

При оформлении управленческих документов в вопросе текстовой части, или как это обозначено на рабочей схеме «Содержания» необходимо учитывать два момента.

1. Работникам службы документационного обеспечения управления необходимо знать нормативную базу, или попросту говоря, законодательство, действующее в гостиничном бизнесе, и свободно владеть терминологией гостиничного дела.

Из каких составных частей складывается это знание и владение:

- законодательство РФ, законодательство субъекта федерации, местное нормотворчество, решения руководящих органов корпорации, обычаи делового оборота в гостиничном деле понятийный аппарат, и если хотите, профессиональный «сленг».

Однако, особенностью гостиничного бизнеса является, то что для осуществления основной деятельности по предоставлению гостиничных услуг необходимо эксплуатировать достаточно сложные имущественные комплексы, гостиничного хозяйства. В связи с этим возникает необходимость документирования управленческой деятельности по содержанию в исправном состоянии и безопасной эксплуатации зданий, сооружений, автомобильного парка, экскурсионных туристических маршрутов., объектов общественного питания, лифтового хозяйства, обеспечению санитарно- эпидемиологического благополучия персонала и гостей, вопросы первой медицинской помощи и т.д.т.п.

По всем этим вопросам необходима документационная поддержка, а значит необходим хотя бы минимум знаний проблематики и владения понятийным аппаратом. И чем выше будут такие знания, тем, объективно, качественнее может быть уровень документационного обеспечения управления гостиничным комплексом.

2. Второй момент: при оформлении документов на стадии составления конкретики, то есть текстовой части документа, необходимо учитывать уровень компетентности, круг прав и обязанностей исполнительного органа управления.

Где зафиксированы эти права и обязанности:

а) Законодательство федеральное, краевое, муниципальное – первая группа документов.

б) Устав организации, общее собрание участников (акционеров), Совет директоров – в пределах своей компетенции.

в) Долговременные договора (арендные, на поставку электроэнергии, воды, тепла, обязанности вытекающие из особенностей эксплуатации гостиничного хозяйства) – это третья специфическая по своему набору группа документов.

Оба перечисленных нами рабочих момента составляют специфику оформления любого управленческого документа в гостиничном сервисе. И если делопроизводство заботится о том, чтобы управленческие документы обладали юридической силой оба эти момента необходимо скрупулезно учитывать.

Заключая разговор об особенностях общих правил составления и оформления управленческих документов и переходя к специфике оформления отдельных документов, необходимо упомянуть еще один очень важный аспект, который присутствует только в гостиничном сервисе, и которого нет ни в одной другой отрасли, предоставляющей услуги населению.

Об этом Вам должны сказать в предмете «Законодательные основы гостиничного сервиса». Однако учитывая что наши две области тесно связаны повторное упоминание лишним не будет.

Суть вопроса: гостиницы несут более высокую ответственность в общем, и за качество предоставляемых услуг в частности, чем все другие организации, предоставляющие услуги: рестораны обычные, фотоателье, аэропорты, бани, швейные ателье и т.д. т.п. И даже тогда, когда гостиничная организация полностью выполнила свои обязательства.

В гостиничном бизнесе очень часто не действует правило юриспруденции, каталог гласит: ответственность за причиненный ущерб должен нести непосредственный причинитель вреда.

Например, никому не придет в голову предъявлять имущественный иск администрации железнодорожного вокзала, если на его территории, а конкретно на перроне, у пассажира украли чемодан.

А вот если тот же самый чемодан украли на территории гостиницы (из номера или холла), то гостиница заплатит за него без разговоров – если администрация умная, а если глупая то – оплатит стоимость чемодана + судебные издержки. И ни какая вывеска при входе «администрация ответственности не несет» - не поможет.

Подробнее об исторических причинах неограниченной ответственности владельцев гостиниц, методах борьбы с финансовыми потерями по этому вопросу можно ознакомится в довольно приличном учебнике: Ю.Ф.Волков «Законодательные основы гостиничного сервиса.»- Изд. «Феникс», 2003г. Ростов на Дону.

Вот это самая полная и неограниченная ответственность, или, как говорят юристы, «презумпция вины», накладывает отпечаток на характер управления гостиничным комплексом и, естественно, формируют еще одну особенность его документационного обеспечения.

В чем она проявляется:

1. В документационном оформлении служб безопасности, камер хранения, паспортных столов, внесения соответствующих разделов в Положения почти всех структурных подразделений и должностные инструкции персонала;

2. Значительны, по сравнению с другими организациями общественных услуг, объем документирования управленческой деятельности по обеспечению безопасности, санитарно-эпидемиологического благополучия, предотвращение травматизма.

3. Большое количество документов по вопросам квалификации знаний и умений персонала в очень многих областях (это ведет к оформлению документов по переаттестациям, оценкам качества обслуживания, правилам корпорационного этикета и т.д. и т.п.), то есть формам документов, которые не используются в организациях другого профиля. Все это к вопросу об особенностях состава документов в группах согласно классификации управленческих документов (см. схему).

И наконец, итоговый показатель специфики документационного обеспечения управления гостиничного бизнеса – документопотоки организации. Характеристики объемов, структура и содержание (см. схему). Следствие – состав номенклатуры дел в организации, объем и особенности работы и экспертной комиссии по экспертизе документов.

(По вопросу специфики делопроизводства в гостиничном сервисе тезисно – это все. Вопросы?).

Мы рассмотрели документационное обеспечение деятельности исполнительного органа управления организации гостиничного сервиса в теоретизированном плане, а теперь вернемся к нашему учебному гостиничному комплексу: ООО «Серебряный ключ» и организуем на нем документационное обеспечение управления.

Итак: общее собрание участников (или акционеров в АО) подписали учредительный договор, утвердили Устав общества, зарегистрировали предприятие, избрали Совет директоров и назначили правление общества во главе с исполнительным директором.

Что на этот момент еще есть в организации?

- Передаточные ведомости на имущественный комплекс.

- Документы подтверждающие государственную регистрацию, счет в банке и печать.

- Документы на право заниматься видом деятельности (лицензии).

- Акты о готовности зданий сооружений к предоставлению услуг гостиничного сервиса (МЧС, отдельно пожарные, Госсанэпиднадзор, природоохранные органы, службы газа, энергонадзор, согласование с муниципалитетом).

То есть, гостиничный комплекс готов к эксплуатации. Хотя на практике исполнительный орган управления документы последних двух групп приходится оформлять своими силами.

С чего начинать работу? С организации работы правления общества.

Учитывая, что правление коллегиальный орган, то основным документом, отражающим его деятельность, является протокол заседания, распорядительным документом является решение правления, которое отражается в постановляющей части протокола. Для упорядочения работы правления общества общее собрание участников (акционеров для АО) общества утверждает положение о правлении. Разработка его может быть возложена на Совет директоров.

Что включает в себя такое положение:

1. Оформление на общем бланке организации. Обязательный реквизит «Гриф утверждения» и «Заголовок документа», дополнительные – «Исполнитель документа», «Подпись», «Оттиск печати», «Дата», «Регистрационный номер» и др.

2. Текст документа включает:

- Общие положения.

- Порядок оформления.

- Права, обязанности и ответственность членов правления.

- Организация работы.

- Порядок подготовки и проведения заседаний правления.

- Оформление протокола заседания.

- Организация исполнения решений правления.

Положение может быть завизировано юридической службой (юрисконсультом общества).

Итог по документированию деятельности правления:

- выписка из решения общего собрания участников (учредителей для АО) о назначении состава правления общества.

- Положение о правлении общества (утверждено общим собранием участников (акционеров для АО)).

- Протоколы заседаний правления общества, сшитых в тетрадь (в дело).

- Информационно-справочные материалы по подготовке заседаний правления и документы по выполнению решений правления (акты, сводки, графики, обзоры и др.) (сшитые в одно дело).

По правлению общества все! Вопросы?

Несмотря на наличие управления, основную нагрузку по организации и ведению деятельности несет исполнительный директор. Для систематизации и большей результативности его управленческой деятельности всегда применяется прием орг.штатного структурирования. Что это такое?

Весь персонал организации разбивается на структурные подразделения, а в последствии и все имущество гостиничного комплекса, включая движимое и недвижимое. Обслуживающие и обеспечивающие системы здания, сооружения и территория закрепляются за этими подразделениями и отдельными их работниками. Как это выглядит в нашем конкретном случае?

Структура:

- Управление или административно-управленческая служба;

- Основные подразделения по виду деятельности (служба приема и размещения и служба обслуживания номерного фонда;

- Подразделения обеспечения (канцелярия, бухгалтерия, маркетинг и реклама, автопарк, служба экскурсионных услуг, служба безопасности и др.);

- Подразделения обслуживания (служба сантехников, электро- и газообслуживания, автомастерская, вентиляция и кондиционирование, ремонтно-строительная служба, служба малых токов и др.).

В каждом таком подразделении назначается руководитель, или старший и определяется объем задач и полномочий, и, естественно, оплата труда. В подразделениях могут создаваться службы, отделы и участки, где так же назначается старший, определяется порядок выполнения задач и производственных операций по направлениям и утверждаются обязанности каждого работника конкретно, либо группы работников по одинаковым задачам. Казалось бы все понятно, но практика показывает, что в ряде случаев слова к делу не пришьешь, особенно, когда вопрос становится о серьезной ответственности – нужен официальный документ. Организационный официальный документ!

Служба документационного обеспечения управления это давно предусмотрела, дополнив группу организационных документов специальными формами.

К таковым относятся следующие виды организационных документов:

- организационная структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- положение о структурном подразделении;

- должностная инструкция работника или типовая инструкция – если несколько работников с одинаковым объемом работы и обязанностями;

- инструкция на отдельный рабочий процесс;

- договора.

Давайте разберемся, что для чего предназначено?

Первые два документа: «организационная структура и штатная численность» и «штатное расписание» закрепляют общее принципиальное решение по организации. И если первый из этих документов в практическом его применении используется не часто и носит в ряде случаев общий, вспомогательный характер, то второй – «штатное расписание» является основным организационным документом, закрепляющим должностной и численный состав работников, а так же фонд оплаты труда. Учитывая важность этого документа, его форма унифицирована Госкомстатом России (Постановление №1 от 05.01.2004 г.). Этот документ внесен в список первичной учетной документации по учету кадров и его оплаты, которые сдаются в государственный архив РФ (список утвержден специальным Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 г. за №835 «О первичных учетных документах»).

Следующий вид документов договора долговременные. Что чаще всего востребовано и используется:

- договора аренды земельных участков, либо договора о пользовании (например: не хватает места для стоянки автомобилей или игры в волейбол, другой момент - экскурсии и туристические походы с посещением территорий, принадлежащих другим владельцам).

- Договора с электро и газоснабжающими организациями, водоканал, канализационные стоки, лифты, рейсовые перевозки и т.д. с организационной точки зрения: в них прописаны обязанности гостиничного комплекса, как стороны в договоре. И эти обязанности необходимо распределить среди структурных подразделений, должностных лиц общества, а так же закрепить это распределение в организационных документах.

Какими документами?

а) Положение о структурном подразделении. Все задачи которые возлагаются на подразделение по всем направлениям группируются, определяется круг полномочий, другие вопросы и оформляется Положение, например, службе приема и размещения ООО «Серебряный ключ».

б) Обязанности отдельно взятому работнику определяются в должностной инструкции, или инструкции по рабочему месту.

Инструкция, как форма документа используется и в случае, когда регламентируется порядок или правила выполнения какого-то отдельного вопроса, в решении которого участвует несколько специалистов разного профиля (например, порядок приема и размещения гостей, инструкция о порядке предоставления отчетных документов).

Все указанные в этой подгруппе документы вводятся в действие приказом директора организации, либо общим собранием участников ООО, в зависимости от этого кому это право определено в Уставе общества. То есть появляется первый документ из второй группы, которая называется – распорядительный документы и документ этот – Приказ; самый распространенный и востребованный документ группы распорядительной документации. Его часто называют – рабочий инструмент управления.

Следующий этап постановки документационного обеспечения, это организация правильного и грамотного документирования производственных процессов и управления в структурных подразделениях. Из опыта работы гостиничных комплексов: на службу ДОУ всегда возлагают обязанность по оказанию практической помощи в организации правильного и грамотного ведения документации в подразделениях гостиницы. Особенно тех документов, которые затем будут формированы в дела, включаемые в номенклатуру дел.

Для простоты работы и сокращения времени на объяснения делопроизводства организации формирует сборник формуляров – образцов документов, которые используются в документировании персоналом предприятия.

Что это такое? Открываем наш словарик профессиональных терминов, которым в делопроизводстве служит ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное делао. Термины и определения».

Раздел 2.2 «Делопроизводство», подраздел 2.2.1. Документирование (термин номер 42): Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа расположенных в определенной последовательности.

Термин №48:

Формуляр – образец документа: модель построения документа, уставливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Для рядовых исполнителей которые эпизодически сталкиваются с документированием практикуется использование образцов (макетов) документов. Образец (макет) документов - это вариант полностью составленного и оформленного документа. Часто это копия рабочего документа. В ряде случаев их даже вывешивают на стендах в структурных подразделениях либо формируют в скоросшиватель.

Особый вопрос – вопрос о печатях и штампах.

Оттиск печати это 25 реквизит по ГОСТ Р6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Мы говорим о том что заверение документов печатью организации представляет собой особый способ удостоверения в их подлинности, утверждение их силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных документах, штатных расписаниях и т.д.).

В каждой организации существует свой устоявшийся перечень документов который нуждается в оформлении реквизита №25, при этом руквоводством служат методические рекомендации по внедрению требований ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Документ называется: «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению»/- ГОСТ Р 6.30-2003. М.: ВНИИДАД.-2003

Раздел «Примерный перечень документов заверяемый гербовой печатью».

Печати подразделяются на:

- гербовые, юридических лиц, простые (печати по центру «Для пакетов», «Отдел кадров», «Административно управленческая служба»).

Негосударственные организации используют фирменную печать которая приравнивается к гербовой: в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее названия, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы, и номера государственной регистрации.

Простые печать могут быть квадратными, круглыми, овальными, треугольными, на них воспроизводится название организации и структурного подразделения либо название их назначения (Например «Для пакетов», «Для пропусков», «Для накладных и счетов-фактур»). Штампы служат для облегчения работы при оформлении и операций, производимых с документами. Они воспроизводят целиком либо часть реквизита при оформлении, либо содержат формализованную отметку о какой-нибудь операции с документами (например: «Исполнено. В дело.» или «Исполнение в трех дневный срок»).

По вопросу ответственности за правильность пользования и сохранности печать издается приказ, либо инструкция, по организации.

Потеря печати дело очень неприятное, а восстановление – процедура хлопотная и очень недешевая.

Прав Т.Конеллан: «Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает его на половину».

Со временем дела начинают накапливаться. Многие из них уже не требуются в повседневной работе. Возникает необходимость создать ведомственный архив внутри организации. Однако, чтобы архив создавать, документы необходимо подготовить для архивного хранения.

Что в себя включает процесс по подготовке дел к сдаче в архив:

1. Экспертиза ценности документов.

2. Оформление дел, сдаваемых в архив.

3. Составление документов постоянного и долговременного хранения.

4. Обеспечение сохранности дел.

5. Передача дел в ведомственный архив.

1 этап. Экспертиза ценности документов.

Для этой работы приказом по организации назначается комиссия в составе:

- ведущий специалист (юрист, работник службы ДОУ, кадров или архива, если он уже существует);

- главный бухгалтер организации;

- секретарь-референт.

Орган этот совещательный. Его решения протоколируются и утверждаются руководителем.

Экспертная комиссия в своей работе строго руководствуется законодательством, независимо от организационно-правовой формы организации. Самодеятельность здесь категорически недопустима. Почему?

С течением времени документы из ведомственных архивов передаются в государственные архивы, где их проверит экспертно-приемочная комиссия государственной архивной службы. Поэтому необходимо с самого начала руководствоваться государственными нормативными актами.

- Главный документ это Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004г. № 125-ФЗ и ряд подзаконных актов.

Задача экспертной комиссии: произвести экспертизу документов. А экспертизой ценности документов называется изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения.

Что оценивается при экспертизе документов:

1. Роль и место организации, значимость выполняемых ею функций, место образования документов.

2. Значимость события (явления) и информации, отображенных в документе, повторение информации в других документах, вид документа, его подлинность.

3. Форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документов, их физическое состояние.

В зависимости от значимости документов в специальных перечнях установлены следующие сроки хранения: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет, пятьдесят лет, семьдесят пять лет и постоянно.

В результате работы экспертной комиссии все имеющиеся документы делятся на 4 группы.

1. Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в гос. архив.

2. Документы передаваемые на длительное хранение в ведомственный архив, архив организации (срок хранения свыше 10 лет).

3. Документы временного хранения (10 лет и меньше), они остаются для хранения в делопроизводстве.

4. Документы, подлежащие уничтожению.

Экспертная комиссия проводит свою работу ежегодно.

Итог: 4 группа – уничтожается по акту

3 группа – остается в делопроизводстве организации

2 и 1 группы – подвергаются процедуре подготовки к передаче в архив.

2 этап. Оформление дел, сдаваемых в архив.

Что включает работу по оформлению дел передаваемых в архив.

а) Документы в деле переформировывают и располагают строго в хронологическом порядке.

б) Нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором).

в) В конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле.

г) по наиболее важным документам (по личному составу и содержащим коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел (если они не сделаны ранее) и подшивают их в начале дела.

д) Переплетают дело.

е) На обложке дела дополнительно указывают количество листов (согласно завершительному листу), срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Каждая из перечисленных операций подробно и скрупулезно расписано в требованиях архивной службы РФ.

3 этап. Составление описей.

Все документы подготовленные к архивному хранению делят на две группы:

1. Дела основной деятельности.

2. Дела по личному составу.

Соответственно составляется опись номер один и номер два.

5 этап. Передача дел в архив организации (ведомственный архив).

Передача осуществляется по акту в трех экземплярах. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. На практике, документы временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по номенклатуре дел, однако хранятся на отдельных стеллажах или полках.

Депозитарное хранение документов.

Согласно пункту 15 статьи 3 Закона РФ «Об архивном деле» депозитарное хранение документов представляет собой хранение документов в архиве, музеи, библиотеки или ином специализированном учреждении на условиях определенных соответствующими договорами между организациями и специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Отсюда соображения:

1. Депозитарная форма хранения используется, когда у организации нет свободных площадей или других условий для организации хранения документов.

2. В качестве стороны в договоре с организацией в депозитарное хранение может быть не любой склад, а только специально уполномоченный для этого Правительством РФ орган.

3. Собственник документов остается прежний, депозитарное хранение имеет фиксированные сроки и осуществляется на возмездной основе.

Маленькая справка: депозитный (лат. – depositum, анг.-deposit)ценная вещь переданная на хранение, депозитарий- хранитель ценных бумаг или подлинных текстов. Депонент (анг.depositor) лицо, пользующееся услугами депозитария.

Многие господа бизнесмены вопросами архивного хранения в России не придают особого значения. И всерьез начинаю понимать значимость этого дела, когда волею судьбы организацию приходится закрывать. И здесь подтверждаются слова документоведов, что организацию легче открыть (зарегистрировать), чем потом ее закрывать. Камнем преткновения для многих становится именно добывание справки о передачи дел в Государственный архив (это необходимый документ для налоговой инспекции).

Дата добавления: 2014-01-20