Организация рабочих мест

Рабочее место - это ограниченный в пространстве участок производственной площади на предприятии или участок обслуживаемой территории вне предприятия, закрепленный за работником или группой работников, оснащенный средствами труда и предназначенный для выполнения определенной работы.

Под организацией рабочего места понимают его планировку, оснащение и систему обслуживания.

Рациональная планировка рабочего места предусматривает экономное использование производственной площади, свободный доступ к рабочему месту, отсутствие лишних предметов на рабочем месте и в помещении, постоянство размещения предметов труда в зоне деятельности, оптимальную рабочую позу.

В зависимости от выполняемой работы, типа производства рабочие места оснащаются:

· основным технологическим оборудованием (передающие и приемные устройства, стативное оборудование, пульты управления и т.п.);

· вспомогательным оборудованием (транспортеры, краны, тележки и т.п.);

· технологической оснасткой (контрольно-измерительные приборы, инструмент, соответствующая документация и информация);

· организационной оснасткой (столы, тумбочки, шкафы, сидения, подставки, средства связи и сигнализации, средства оргтехники).

Основное и вспомогательное оборудование должно соответствовать санитарно-гигиеническим, эргономическим и эстетическим требованиям, обеспечивать безопасность труда. Документация на рабочем месте должна быть исчерпывающей, а ее количество - минимально необходимым.

Обслуживание рабочего места предусматривает обеспечение его всеми видами энергии; наладку и настройку оборудования; обеспечение инструментом и приспособлениями, информацией и документацией; инструктаж, культурно-бытовое обслуживание и охрану труда.

Недостатки в организации рабочего места ведут к потерям рабочего времени, снижению качества, неэффективному использованию оборудования, нарушению дисциплины. С целью улучшения организации рабочих мест на предприятиях связи регулярно проводится их аттестация. В процессе аттестации оценивается соответствие оборудования характеру и объему выполняемых работ, прогрессивность производственного процесса, соответствие квалификации работника, рациональность планировки, оснащение, условия труда и техника безопасности и по результатам оценки разрабатывается план рационализации рабочих мест.

Улучшение условий труда играет важную роль в повышении трудового потенциала. Так, примерно 20% работающих занято на рабочих местах, не отвечающих требованиям безопасности. И вместо того, чтобы улучшать условия труда, предприятия тратят средства (причем в 2 раза больше) на компенсацию работнику за производственный риск (введение сокращенного рабочего дня, повышение тарифных ставок, предоставление бесплатного лечебного питания, досрочный выход на пенсию и т.д.)

В нашей стране было разработано множество ГОСТов - нормативных документов, определяющих максимально безопасные условия труда. В настоящее время в нашу жизнь прочно вошли компьютеры. В 1996 году Госкомсанэпиднадзором России были утверждены санитарные правила и нормы (СанПиН) "Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы". В них содержатся требования к ВДТ и ПЭВМ, к помещениям по их эксплуатации, к микроклимату, шуму, вибрации, к освещению рабочих мест. В СанПиНе содержатся требования к конструкции рабочего стола, стула, учитывающей современные требования эргономики, а также к рабочей позе, к режиму труда и отдыха при работе с ВДТ и ПЭВМ.

Реализация трудового потенциала работника связана с утверждением в коллективе благоприятной психологической обстановки, уменьшающей риск возникновения конфликтов, утверждающей дух взаимопомощи и поддержки - все это способствует росту производительности труда.

Повышение квалификации персонала позволяет наилучшим образом соединить технику и людей в едином производственном процессе. Управление обучением и повышением квалификации рассматривалось в "Управление процессом обучения и повышения квалификации персонала".

Укреплению технологической, трудовой и производственной дисциплины способствует воспитательная работа, а также организация труда на научной основе по всем направлениям.

Вопросы стимулирования и оплаты труда подробно рассматриваются в учебных дисциплинах "Менеджмент", "Экономика организации".

Нормирование труда считают основой организации труда. Установление норм труда не только обеспечивает экономию затрат труда, но и обеспечивает мотивацию труда, на основе норм труда строятся планирование, организация производства и управления. Подробно основы нормирования труда рассматриваются в "Основы нормирования труда", по которой предусмотрены четыре практических работы.

Рациональная организация труда играет важную роль не только в производственной, но и в сфере управления производственным коллективом. Работа персонала управления нуждается в совершенствовании.

Часть менеджмента, которая изучает организацию личного труда работника, называется персональным менеджментом. Важнейшими направлениями персонального менеджмента являются:

· организация труда в аппарате управления (разделение труда; регламентация труда - установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов; выбор методов работы);

· организация личного труда работника сферы управления (планирование и распределение рабоче8о времени, управление потоком посетителей, индивидуальный стиль работы, рациональное ведение корреспонденции и т.д.);

· организация рабочего места;

· организация использования средств вычислительной техники;

· самообразование.

Среди круга вопросов персонального менеджмента особое значение имеют использование и планирование рабочего времени и организация личного труда персонала управления.

Руководителей и специалистов разного ранга тревожит проблема дефицита времени. И проблема заключается не в том, сколько они имеют (каждый руководитель и специалист обладает равным количеством рабочего времени), а в том, как они используют то время, которым располагают. Культура управленческого труда характеризуется прежде всего культурой использования своего рабочего времени.

Рациональная организация своего рабочего времени руководителя, специалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем, изучение структуры затрат рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы.

При изучении структуры затрат рабочего времени могут быть использованы следующие методы:

· анкетный и устный опросы;

· фотография рабочего времени;

· самонаблюдение(описание этих методов приводится в "Основы нормирования труда").

Для записи текущих дел при учете рабочего времени используются календари, записные книжки, дневники времени, специальные таблицы и формы. Для проведения исследования рекомендуется период времени не менее 2-3 недель.

Чтобы можно было провести анализ, все виды затрат времени необходимо сгруппировать в отдельные группы. Классификационные группы затрат рабочего времени определятся в зависимости от выбранного критерия. В качестве критерия могут быть:

· характер выполняемых работ;

· функции руководства;

· форма работы;

· методы выполнения управленческих операций.

По характеру выполняемых работ затраты рабочего времени могут быть сгруппированы следующим образом: служебно-коммуникационная, распорядительная, координационная, контрольно-оценочная, индивидуальная, творческая, вспомогательная работа, отдых и личные надобности.

По функциям руководства затраты времени могут быть сгруппированы следующим образом: планирование, организация, координация, стимулирование и контроль.

По формам работы можно выделить следующие группы: проведение совещаний, участие в совещаниях и встречах; работа, связанная с выполнением должностных обязанностей; работа с корреспонденцией; индивидуальные беседы с подчиненными; телефонные разговоры и др.

В зависимости от методов выполнения управленческих операций возможна такая классификация: организационно-административные, аналитико-конструктивные и информационно-технические операции.

Каждый руководитель или специалист, используя в процессе анализа классификацию затрат рабочего времени, имеет возможность получить разнообразную информацию для изысканий резервов в своей повседневной работе. В таб. 4.1.1 приведена структура затрат рабочего времени при выполнении различных видов управленческих операций.

Таблица 4.1.1. Структура затрат рабочего времени при выполнении управленческих операций

Вид операций	Затраты рабочего времени к общим затратам, %
Руководители	Специалисты	Другие служащие
Организационно-административные			-
Аналитические
Конструктивные			-
Информационно-технические

Соотношение затрат рабочего времени при выполнении управленческих операций отражает характер и стиль управленческой деятельности. Так, большие затраты рабочего времени на выполнение информационно-технических операций свидетельствует о недостаточном использовании средств вычислительной и оргтехники в практике управления. Большие затраты рабочего времени руководителей и специалистов на организационно-административные операции характеризуют неустойчивость системы управления.

Используя данные о структуре затрат рабочего времени, можно определить потери рабочего времени, установить пропорции расходования времени на получение необходимой информации, распределение заданий и передачу полномочий, проведение совещаний, телефонные разговоры и на другие вопросы.

Полученные в результате исследования данные и их анализ позволяют сделать выводы об использовании рабочего времени, определить причины неэффективного его использования и разработать предложения по устранению основных потерь рабочего времени.

Каждый день руководителю приходится принимать решение о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. И в этом ему поможет планирование времени. Планированием должны быть охвачены все периоды: день, неделя, месяц, год. Планирование времени позволяет заглянуть в будущее, добиться достижения поставленных целей, почувствовать уверенность в себе, дает выигрыш во времени.

Важнейшим периодом планирования для руководителя является день. При составлении плана работы необходимо соблюдать следующие правила:

· планированием должно быть охвачено не более 60% времени, 40% - оставить для неотложных дел;

· в первую очередь необходимо планировать наиболее важные дела, т.к. за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов (закон Парето 20:80);

· использовать А, Б, В анализ при установлении приоритетов (все задачи на планируемый период следует распределить по важности на три категории: категория А - важнейшие задачи, их относительная значимость составляет 65% и выполнять их следует самому; категория Б - важные задачи, относительная значимость их 20% и частично такие задачи можно перепоручить; категория В - менее важные, рутинные задачи, относительная значимость их 15% и такие задачи должны быть перепоручены.)

· для ежедневного планирования времени специалисты в области управления рекомендуют использовать метод "Альпы". Он прост, требует не более 10 минут времени для составления плана, но позволяет сэкономить до 2 часов рабочего времени. Этот метод включает пять этапов планирования рабочего дня:

I этап - составление списка дел на планируемый день.

II этап - оценка длительности времени на их выполнение.

III этап - резервирование времени про запас. Запланированные в списке дела должны быть выполнены за 60% рабочего времени, а 40% - резервное время. Если в такую пропорцию нельзя уложиться, то можно сократить список дел, перепоручить дела, сократить время на каждую задачу или перенести часть дел на следующий день.

IV этап - принятие решений по приоритетам, сокращениям, перепоручению. На этом этапе с помощью АБВ анализа необходимо установить приоритеты и уточнить в соответствии с ними задачи дня, перепроверить потребность во времени и сократить его по возможности до совершенно необходимого, продумать возможности перепоручения.

V этап - контроль выполнения плана и перенос несделанного на следующий день.

Более подробно метод "Альпы" описан в книге Л. Зайверт. "Ваше время в ваших руках". АО "Интерэксперт" Москва 1995.

Эффективный метод планирования времени "Тайм менеджер", широко используемый за рубежом для составления годовых, месячных, дневных планов, описан в книге А.П. Егоршина "Управление персоналом" Н.Новгород: НИМБ, 1997. Этот метод применяется и на крупных отечественных предприятиях.

Мы рассмотрели одну сторону организации личной работы руководителей и специалистов - учет и планирование рабочего времени.

Второй стороной организации личной работы является техника личной работы. Она основана на знаниях, умениях, навыках, методах, приемах, технических средствах, которые применяет персонал управления в практике повседневной работы при выполнении своих функций.

Высокая техника личной работы менеджера способствует производительности всего коллектива, работа никогда не кажется трудной, изматывающей, она приносит удовольствие. Рационально организованная личная работа несет в себе мощный оздоровительный заряд.

На первом месте в организации техники личной работы менеджера стоит умение управлять своим временем (самоменеджмент).

Не менее важным является организация своего рабочего места. Организованное по душе рабочее место служит дополнительным стимулом к плодотворной работе, создает хорошее настроение. Оборудование офиса современной эстетически красивой и экологически чистой мебелью создает представление о благополучии фирмы. На рабочем месте должны находиться только те предметы и средства, которые постоянно используются для решения управленческих задач. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Каждая вещь должна иметь свое постоянное место. Все технические средства для ручных и механических работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в органайзере. Офис должен находиться в идеальной чистоте. Норма освещенности рабочего места должна быть 200 Лк, средняя температура 20ºС. Оптимальным вариантом является оборудование помещения кондиционером, при его отсутствии необходимо проветривать помещение.

Большую роль в совершенствовании техники личной работы играют система делопроизводства, организация информационной сети. Трудно переоценить управленческие возможности персонального компьютера. Он поможет без особых затрат времени лично менеджеру иметь и постоянно пополнять базу данных. Неизбежный ворох папок, картотек, блокнотов, записок замещается несколькими дискетами, способными за несколько десятков секунд выдать любую информацию.

Среди инструментов личной работы менеджера можно выделить несколько поколений.

Перекидной календарь был основным инструментом чиновника и менеджера почти столетие. Результатом его совершенствования стали ежедневники и еженедельники. Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно реализовалась в виде "органайзера". Развитие электронной техники привело к созданию электронных записных книжек (ЭЗК). Инструментом третьего поколения стал "Тайм менеджер" - он позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем исходя из поставленных целей. Но его применение ограничивается высокой стоимостью инструмента обучения, оплату которых могут позволить себе только преуспевающие фирмы (от 400 до 900 долл. на человека).

Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента личной эффективности менеджера и любого специалиста привела к созданию программного обеспечения для решения личных задач: календарного планирования, документооборота, справочника, калькулятора и др.

Выбор инструмента личной работы зависит от типа предприятия, финансовых возможностей, категории сотрудника.

Техника личной работы основывается не только на организации, но и на психологии. Требования психологического характера рассматриваются в курсе "Психология управления".

Выводы по теме

1. Главная цель рациональной организации труда - создание необходимых условий для эффективного использования материальных и трудовых ресурсов.

2. Рациональная организация труда способствует решению экономических, психофизиологических и социальных задач.

3. Овладение методами учета и планирования рабочего времени и техникой личной работы руководителями и специалистами способствует выработке эффективного стиля работы, улучшению результатов их труда.

Вопросы для самоконтроля

1. В чем состоит главная цель рациональной организации труда на предприятии?

2. Назовите и охарактеризуйте три основные задачи рациональной организации труда.

3. Кого считают основоположником научной организации труда?

4. В чем заключается цель разделения и кооперации труда?

5. Какие формы разделения и кооперации труда используются на предприятии связи, в чем их эффективность?

6. Какие требования предъявляются к планировке и оснащению рабочих мест?

7. Перечислите направления рациональной организации труда.

8. Что изучает персональный менеджмент?

9. Какую технику личной работы вы рекомендуете использовать в своем подразделении?

10. Почему необходимо вести учет и планирование рабочего времени менеджеру и специалисту?

Ссылки на дополнительные материалы (печатные и электронные ресурсы)

Основные:

1. Квалификационный справочник должностей служащих. Комментарий к КЗоТ. М. Инфра - М. 2001

2. А.П. Егоршин. Управление персоналом. Нижний Новгород 1997.

3. Научная организация труда в управлении производственным коллективом. Общеотраслевые научно-методические рекомендации. М. Экономика. 1991.

Дополнительные:

1. Л. Зайверт. "Ваше время в ваших руках". АО "Интерэксперт" Москва 1995.

2. А.П. Егоршин "Управление персоналом" Н.Новгород: НИМБ, 1997.

Дата добавления: 2014-01-20