Документация, регистры и формы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документа как письменного доказательства действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит прежде всего от правильности и своевременности составления документов.

Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций при подписании документа, на основании которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя личную ответственность за правомерность и целесообразность данной хозяйственной операции.

Последующий контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также в ходе аудита.

Документы играют важную роль как объект судебно-бухгалтерской экспертизы, поэтому им должно быть уделено большое внимание.

Документация как способ оформления хозяйственных операций и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация. Документы являются основанием для последующих записей операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы.

На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности юридических лиц совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также их особенностями в учетной работе. Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам: назначение, порядок отражения операций, способ охвата операций, количество учетных записей, место составления.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными являются такие документы, в которых дается приказ, распоряжение руководителя организации о совершении определенных операций. Назначением таких документов является передача указаний руководящих работников исполнителям данной хозяйственной операции. Эти документы определяют содержание, порядок и срок исполнения задания. Распорядительные документы не могут служить основанием для отражения операции в учетных записях, поскольку не свидетельствуют о ее совершении.

К таким документам относятся чеки на получение наличных денег с расчетного счета в банке; приказы на отпуск материалов на сторону; доверенности на получение оборудования или других ценностей со склада поставщика и т.д.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые удостоверяют факт свершения хозяйственной операции. Для материально ответственных лиц они служат оправданием в выдаче или получении каких-либо ценностей и денежных средств. В бухгалтерском учете оправдательные документы служат основанием для отражения хозяйственных операций на счетах и оправдывают правильность сделанных записей. Примером служат акты на выполненные и сданные работы заказчику, отчеты кассира, приходные ордера склада и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются учетными работниками на основании распорядительных и оправдательных документов с целью подготовки их отражения в учете. Документы бухгалтерского оформления не могут быть ни основанием для производства операций, ни подтверждением ее совершения. Они служат для технической подготовки записей в бухгалтерском учете.

К ним относятся бухгалтерские справки, мемориальные ордера, расчетные ведомости по заработной плате, расчеты по отчислениям в фонды, ведомости распределения накладных расходов, расчеты, связанные с определением фактической себестоимости строительно-монтажных работ и др.

Комбинированными являются документы, которые одновременно имеют особенности распорядительных и оправдательных документов, а иногда и документов бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов уменьшает количество записей и дает экономию труда и бумаги.

К числу комбинированных документов относятся авансовые отчеты, накладные на отпуск товаров на сторону или в переработку, требования на отпуск материалов со склада, лимитно-заборные карты, наряды на выполнение работ, кассовые приходные и расходные ордера и др.

В зависимости от порядка отражения операций документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций. Они подтверждают факт ее осуществления и служат основанием для бухгалтерских записей. К первичным документам относятся приходные ордера складов, чеки, счета, приемно-сдаточные акты, накладные, квитанции и др.

Сводные документы составляются на основании однородных первичных документов. К ним относят отчеты кассиров, авансовые отчеты подотчетных лиц, материальные отчеты по строительным участкам и др. Отчет кассира составляется на основании приходных и расходных кассовых ордеров. В авансовый отчет подотчетного лица записываются все первичные документы, подтверждающие сделанные расходы. Материальный отчет по строительному участку заполняется по данным первичных приходных и расходных документов на материалы.

Сводные документы сокращают учетную работу. Вместо отражения на счетах каждого первичного документа на них делается запись по итогам сводного документа, объединяющего несколько первичных документов. Например, авансовый отчет.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные (например, кассовые ордеры, требования на отпуск материалов) и многострочные (платежные ведомости, лимитные карты и др.)

По способу охвата хозяйственных операций различают документы разовые и накопительные.

Разовыми называют такие документы, которые составляют за один прием (одновременно). Они отражают одну или несколько хозяйственных операций. Такие документы после их составления сразу же можно использовать для бухгалтерских записей. К ним относятся наряды на производство работ, платежные требования, приходные ордера, требования на материалы, приемно-сдаточные акты, отчеты кассира, авансовые счета, группировочные ведомости и др.

Накопительными называются документы, которые заполняются постепенно на протяжении определенного периода времени (суток, декады, месяца). В них по мере совершения записываются однородные систематически повторяющиеся операции. В отличие от разовых накопительные документы отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.

К накопительным документам относятся, например, двухнедельные и месячные наряды по учету выработки рабочих, лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени, ведомости распределения материалов по объектам. Применение накопительных документов значительно сокращает число выписываемых документов и сокращает количество записей по счетам. Так, вместо того, чтобы отражать в бухгалтерских счетах каждый отдельный отпуск материалов со склада в производство, в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты производится одна итоговая запись.

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешние документы составляются другими организациями, предприятиями, учреждениями и поступают в данную организацию (выписки из расчетного счета, платежные требования и др.).

Внутренние документы составляются в данной организации (лимитно-заборные карты, требования, накладные, акты и др.)

Такое деление вызывается тем, что документы, относящиеся к разным группам, имеют особенности при проверке и бухгалтерской обработке.

При изучении классификации документов следует помнить, что в бухгалтерском учете каждый документ относится одновременно к различным классификационным группам. Так, кассовый приходный или расходный ордер после поступления и выдачи денег и указания корреспондирующих счетов содержит признаки распорядительного, оправдательного и документа бухгалтерского оформления.

Документация совершенствуется одновременно по нескольким направлениям: сокращение числа выписываемых документов, упрощение содержания, максимальное использование вычислительной и оргтехники. Наблюдения показывают, что нередко организации выписывают документы в излишнем количестве экземпляров, оставляют ненужные корешки и копии, лишние реестры и т.п. Недостаточно используются накопительные документы.

Наиболее трудоемкой работой в учете является документирование операций движения материалов и начисления заработной платы. Поэтому необходимы единообразные формы документов для отражения одних и тех же операций. Создание типовых бланков документов называется их унификацией.

Применение унифицированных документов снижает стоимость их изготовления, так как бланки печатаются в больших количествах. Унификация оптимизирует и удешевляет учет. К типовым относятся банковские документы (чеки, платежные требования и др.); приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, платежные и расчетные ведомости и др.

Как правило, для типовых документов устанавливаются одинаковые размеры (форматы) бланков, на которых они печатаются.

Установление одинаковых размеров бланков для однотипных документов носит название стандартизации. Стандартные размеры бланков позволяют лучше использовать бумагу, упрощают обработку, облегчают хранение документов в архиве.

Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической силы. Они не могут служить доказательством совершения операций и обоснованием бухгалтерских записей.

Все поступающие в бухгалтерию документы подвергаются строгой проверке как по форме, так и по содержанию.

Проверка по существу состоит в том, что бухгалтерия устанавливает правильность и целесообразность совершенной операции, соответствие ее плановому заданию, действующим нормам, сметным назначениям. Такая проверка документов является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению хозяйственной операции.

При проверке документов по форме устанавливают правильность их реквизитов, наличие соответствующих подписей, ясность содержания самой операции, верность арифметических подсчетов и т.д.

В отдельных случаях документы должны приниматься с распиской на копии рестра сдаваемых документов. Такой порядок, например, устанавливается при сдаче заведующим складом всех документов о приходе и расходе материальных ценностей представителю бухгалтерии.

После принятия документов бухгалтерией они подлежат дальнейшей учетной обработке, которая состоит из трех этапов: расценки, группировки и разметки.

Многие поступающие в бухгалтерию документы содержат лишь натуральные показатели, поэтому возникает необходимость произвести оценку тех показателей (выработке рабочих, отработанное время и т.п.), которые указаны в натуральных измерителях. Расценка документов (таксировка) — это определение и запись в документ цены и суммы, т.е. денежной оценки хозяйственных операций. Она производится на основании имеющихся ценников на материалы, сдельных расценок на выполненные работы, плановых или оптовых цен на продукцию и т.д.

После таксировки документы группируют по однородным признакам, например, комплектуются пачки кассовых ордеров, требований на выдачу материала. Внутри каждой пачки однородных документов приводится более детальная группировка, например, приходные кассовые ордера подразделяются по источникам поступления денег (от подотчетных лиц, дебиторов, с расчетного счета и т.д.), в пачке документов по расходу материалов осуществляется группировка по складам, видам материалов.

Такая группировка позволяет записывать в соответствующие ведомости общие итоги однородных операций.

Ведомости бывают двух видов: накопительные и группировочные. Накопительные ведомости заполняются постепенно — по мере поступления документов в бухгалтерию, группировочные — одновременно с общими итогами, подсчитанными по документам, в соответствующих разрезах.

В процессе разметки указывается корреспонденция между счетами по данной операции. Ее можно проводить на бланке документа или на специальном бланке, относящемся ко всем однородным документам, выписанным за определенный период (день, пятидневку, декаду, месяц). Чаще всего для этой цели используют особый штамп, в котором проставляют только шифр дебетуемых и кредитуемых счетов и сумму.

Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций требуется предварительно установить порядок движения документов. Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.

После проверки и бухгалтерской обработки документов производятся записи (в определенной последовательности) в учетные регистры. Учетные регистры — это таблицы определенной формы, предназначенные для учетных записей. Построение тех или иных регистров зависит от характера учетных показателей, для получения которых они предназначены.

Для учетной регистрации применяются различные бухгалтерские регистры. Регистры различают:

1) по внешнему виду: бухгалтерские книги, карточки и свободные листы (ведомости).

2) по общему содержанию: синтетические и аналитические;

3) по характеру записей: хронологические и систематические;

В синтетических регистрах бухгалтерские записи группируются в разрезе синтетических счетов в укрупненном виде и в денежном выражении, например, главная книга счетов. В регистры аналитического учета делаются более подробные записи и в денежном, и в натуральном выражении. Широко используются комбинированные регистры, сочетающие признаки синтетического и аналитического обобщения счетов, например, журналы-ордера.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги для учетной регистрации операций в хронологическом или систематическом порядке. Исторически учетная регистрация возникла именно в книгах.

Карточки — отдельные листы плотной бумаги, не скрепленные между собой. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой.

Сводные листы (ведомости) широко используются для составления журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей. Их достоинство — сочетание группировки по аналитическим и синтетическим счетам.

Определенное сочетание различных по строению видов учетных регистров, порядка, последовательности и способов учетной регистрации определяет форму бухгалтерского учета. В настоящее время в организациях в основном используются мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная, а на малых предприятиях — журнал-главная и простая форма бухгалтерского учета.

Определяющими признаками конкретной формы бухгалтерского учета являются:

главный тип учетного регистра, в котором составляется бухгалтерская проводка;

последовательность записи и конкретные порядки систематизации данных в учетных регистрах;

система взаимной сварки итогов текущего бухгалтерского учета;

применение технических средств для выполнения работ;

особенности методики использования данных текущего учета для экономического анализа, аудиторской проверки и ревизии хозяйственной деятельности предприятия.

особенности составления отчетности.

Первой формой бухгалтерского учета можно считать двойную итальянскую форму. Возникновение и развитие ее связано с капиталистическим способом производства. Двойная итальянская форма бухгалтерского учета была описана Лукой Пачоли в XV в. В ее основу было положено ведение трех книг: памятной, журнала и Главной. В памятную книгу записывались все совершающиеся хозяйственные операции. На основе этого делались записи в журнале с указанием корреспондирующих счетов, а из журнала записи переносились в Главную книгу по бухгалтерским счетам. На основе записей на счетах Главной книги составлялся бухгалтерский баланс. Итак, в двойной итальянской форме бухгалтерского учета применялась двойная запись (балансовый прием), в качестве регистров использовались книги, практиковалось (по мере необходимости) составления баланса.

Дата добавления: 2014-01-20