Виды и порядок бухгалтерских записей в учетных регистрах

Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему информации, внешнему виду и способу записи.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (на­пример, накопительные ведомости учета отгрузки (отпуска) продук­ции покупателям, поступления денежных средств в кассу).

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группи­ровка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответст­вии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтер­ских счетах синтетического и аналитического учета. Примерами такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом.

Систематическая и хронологическая записи как формы регистра­ции хозяйственных фактов в бухгалтерском учете объединяются в од­ном учетном регистре - журнале-ордере или мемориальном ордере, машинограмме, где они дополняют друг друга¹. Под систематической записью понимается регистрация хозяйственных фактов в соответст­вии с их экономическим содержанием на бухгалтерских счетах (посту­пление основных средств, расходные кассовые операции и т. д.).

Хронологическая запись заключается в фиксировании хозяйствен­ных фактов по последовательности их совершения и оформления в бухгалтерских регистрах (поступление основных средств, расход де­нежных средств по датам текущего месяца и т.д.). Комбинированная запись объединяет в одном учетном регистре систематическую и хро­нологическую запись (журнал-ордер № 1, 2; ведомость № 16).

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры син­тетического и аналитического бухгалтерского учета (в обиходе их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистра ми) и комплексные.

В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации и стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счётов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера.

В аналитических регистрах записи выполняют подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов записи ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Параллельное ведение регистров аналитического учета с синтетическими существенно увеличивает трудоемкость работы по обобще­нию и сверке учетных данных с помощью оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Поэтому там, где это возможно, применяются учетные регистры, в которых совмещаются данные аналитического учета с итоговыми данными синтетического учета. Подобное aгрегирование особенно удобно для учета расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредитора ми. Например, широко применяются накопительные ведомости, итоговые данные которых являются основанием для бухгалтерских проводок на синтетических счетах в целом за отчетный период.

Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге. В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем учиняется надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распре­делить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетном работы.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в раз резе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам

Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться ручную или на ЭВМ. Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов. На некоторых первичных документах (скажем, на кассовых и банковских документах) указывается корреспонденция счетов, что способствует вневременному накоплению учетной информации внутри отчетного периода. Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформлен­ий документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином журнале-ордере.

На основании сводных документов (отчетов по кассе, выписок из.и четного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представ­ляющих собой итог нескольких частных сумм по документам, состав-ню тс я бухгалтерские проводки, которые записываются в регистры Vic la денежных средств в кассе, на расчетном счете, в расчетах с подот­четными лицами и др.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подверга­ется дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в це­лом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

В заключение на каждом документе проставляется номер учетного метра (ведомости, карточки и т. п.), в котором он зарегистрирован. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки. Записи в учетные регистры (вручную или на ЭВМ) необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспонденции счетов в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) в учетных регистрах регистрируются хозяйственные факты по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведо­мостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых разверты­ваются кредитовые обороты), расчетам с поставщиками и покупателя­ми (в журнале-ордере, накопительной ведомости).

Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяются учетные записи однородных ( массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) хозяйственных фактов итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным стоимостным (суммовым) итогом.

В течение отчетного периода суммы из первичных документов ни расход материалов, начисление заработной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим бухгалтерским счетам. Например, документы на расход материалов и производстве (на рабочих местах) группируются по счетам учета затрат на производство, а внутри них - по цехам, участкам, бригадам, продуктам труда, экономическим элементам и статьям затрат.

В конце отчетного периода по данным соответствующим образом сгруппированных первичных документов производится распределение расходов на те или иные цели, на основании которых учиняются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, и частности, относятся ведомости распределения расхода материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

При включении в учетные регистры предварительно сгруппированных по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период существенно сокращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются учетные документы При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующий учетный регистр. Обоснованное распределение документом между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением. Непременными составными бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

• дата записи в регистр;

• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

• обоснование содержания записи;

• принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учета:

• сумма.

Указанные составные в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты. Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссыл­кой на наименование, номер и дату того документа, на основании ко­торого производится запись. Текст пишется кратко, но так, чтобы точ­но передать содержание хозяйственного факта.

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво, с тем чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учет­ных регистров по не менее добросовестно оформленному документу, признанному учетным, в определенной мере характеризует профес­сиональное отношение работников бухгалтерии к выполнению своих прямых обязанностей.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитывают итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгал­терских счетах.

Тема 6.2. Исправление ошибок в учетных записях (2 часа)

Вопросы:

1. Способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах

2. Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях

Дата добавления: 2014-01-20