Формы бухгалтерского финансового учета, рассчитанные на его ведение вручную

Стратегической задачей бухгалтерского учета является инструментальное обеспечение моделирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В основе информационно-бухгалтерской модели лежат структурные единицы, каждая из которых образуется единством двух составляющих: записи о хозяйственных фактах, сделанной и первичных документах и соответствующей ей трансакции (англ. transaction), т.е. бухгалтерской проводки, основанной на диграфической парадигме счетоведения.

Запись о хозяйственном факте представляет собой письменную регистрацию действий, являющихся проявлением деловой активности хозяйствующего субъекта и приводящих к существенным изменениям активов и их источников. Как элемент структурной единицы модели бухгалтерской финансовой информации, такая запись интегрирует на бор реквизитов-признаков и реквизитов-оснований в логически за­конченное выражение.

Примером записи хозяйственного факта является письменная регистрация отпуска товарно-материальных ценностей со склада промышленного предприятия в журнале регистрации документов на от пуск спецодежды со склада в цех для обеспечения нормальных условий труда работников службы механика (табл. 6.1):

Таблица 6.1. Журнал регистрации документов на отпуск спецодежды со склада 830-01 (фрагмент)

№ пп.	№ доку­мента	Дата	Получа­тель	Через кого	Материалы	Кол едини­цы измерения	Количе­ство	Учетная цена за едини­цу, руб.	Учетная стои­мость, руб.
					Наиме­нование	Кол
	124/830	01.02.03	120-14	Усатова	Халат х/б

Указанной журнальной записи, свидетельствующей о совершившемся хозяйственном факте отпуска рабочих халатов в службу механика для их использования в ремонтных работах (код участка 830-10), будет соответствовать трансакция:

Очевидно, что логическая конструкция, в основе которой лежит бинарное отношение: «запись хозяйственного факта х трансакция хозяйственного факта х», обусловливает прямую связь оперативно-технического учета с бухгалтерским финансовым учетом и является ос­новой формирования учетной, а затем и отчетной информации.

Форма бухгалтерского финансового учета (ФБУ) подразумевает сово­купность учетных регистров определенной типовой формы в их взаимо­связи, комплектации, отношении к учетным объектам, учетным доку­ментам и технологии их последовательного преобразования (формирование бухгалтерской информации) для ведения сводных бухгалтерских регистров и составления финансовой отчетности на отчетную дату.

Изменения ФБУ отличаются друг от друга несколькими характе­ристиками, среди которых необходимо отметить количество, структу­ру, внешний вид учетных регистров, последовательность связи между учетными документами и регистрами на всем пути их исторического развития предопределялись постоянно возрастающими информаци­онными нуждами управления экономикой хозяйствующего субъекта. Информационные возможности ФБУ, в первую очередь оперативность и соотношение объемов аналитического учета с синтетическим в границах отчетного периода, во многом обеспечивались, расширялись и качественно возрастали вместе с ростом уровня технической воору­женности счетоводства. Залогом созидательного функционирования бухгалтерского учета в современной экономической среде является бурное развитие компьютерных систем.

ФБУ, сочетающая в себе единство данных всех видов хозяйственного учета и процессов их трансформации, поддерживает адекватное и своевременное моделирование финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта.

Информационная модель в данном контексте представляет собой знаковый аналог деловой активности хозяйствующего субъекта в peтроспективе, т.е. в прошлом отчетном периоде. Необходимо отметим, что перманентность документирования деловой активности предприятия и соответствующих ему трансакций позволяет понимать иол «прошлым периодом» достаточно длительный отрезок времени: квартал, год и более продолжительный период.

Структурный анализ ФБУ показывает, что она представляет собой сложную систему, которую образуют три агрегированных системных элемента:

• первичные учетные документы (информационные ресурсы);

• учетные регистры (информационные продукты);

• технология трансформации информационных ресурсов в продукты.

Первичный учетный документ представляет собой результат peгистрации данных о том или ином факте хозяйственной жизни. Лишь, первичные учетные документы составляют те информационные ресурсы, то «сырье», которое поступает в бухгалтерский учет и преобразуется в рамках его определенной формы.

Учетный регистр является ключевым элементом ФБУ, предназначенным для регистрации, группировок и бухгалтерского обобщения] учетной информации о хозяйственных фактах, имевших место соглас­но надлежаще оформленным учетным документам. Напомним, что и зависимости от назначения учетные регистры представлены регистра ми синтетического и аналитического учета (соответственно - синтетическими и аналитическими) - накопительными, сводно-группировочными и отчетными.

Ранее были рассмотрены преимущественно технические аспекты ведения учетных регистров. Наряду с ними качественные характеристики любой ФБУ предопределяются разветвленностью и оперативностью связей учетных регистров различного назначения и их возможностями как учетного, так и управленческого характера и возможностями многоцелевого использования в бухгалтерском учете для составления финансовой отчетности и в управленческой деятельности.

Рассмотрим, для примера, порядок формирования учетной ин формации в регистрах учета материалов по одному из его вариантом В службе материально-технического обеспечения первичная документация на движение материалов по номенклатурным номерам (учетным наименованиям) на складе 830-01 регистрируется сплошным способом в специальных журналах (табл. 6.2, 6.3). Все записи в журналах контролируются бухгалтерией. Хотя упомянутые журналы формально являются регистрами оперативного складского учета, их форма и структура, однако, такова, что они одновременно становятся бухгал­терскими накопительными регистрами: налицо хронологическая регистрация информации первичных документов, формируемой по мере поступления последних. При этом содержание журналов свидетельствуето том, что учетная информация, накапливаемая в упомянутых учетных регистрах, является документальным, системным основанием для бухгалтерского контроля за ведением оперативного складского учета материалов, а также последующих бухгалтерских процедур (по­следующих бухгалтерских обобщений, сверок, контрольных процедур в области расчетов с кредиторами и др.).

Эта же информация параллельно используется в управленческой деятельности, например, для регулирования материально-производственных запасов (см. табл. 6.2 - показатели «Норма запаса» и «При­вод» в натуральных измерителях), предварительного контроля за про­изводственным потреблением материалов (см. табл. 6.3 - показатели «Лимит отпуска» и «Отпущено» в натуральных измерителях), учета выполнения договоров поставки по поставщикам (см. табл. 6.2 - гр. «По­ставщик»), учета выполнения плана материально-технического снаб­жения по отдельным группам материалов (в нашем примере - по группе «Химические материалы»), ритмичность поставок материалов в целом по предприятию и цехам (участкам) - потребителям.

По данным накопительных регистров составляются сводно-группировочныерегистры, по сути; представляющие их разновидность и являю­щиеся информационным результатом систематизации содержания накопительных ведомостей по заданному критерию. Они служат источником информации для регистров синтетического и аналитического учета. В учете материалов в качестве примера сводно-группировочного регистра можно привести «Ведомость отпуска материалов на производство участ­им цеха», в которой учетные данные группируются по цеховым участ­кам — получателям, цехам, учетным группам материалов, а внутри — по номенклатурным номерам и подсчитываются суммовые итоги по каждой Группе, субсчетам, в целом по счету 10 «Материалы».

Согласно ведомости (табл. 6.4) составляется бухгалтерская проводка на внутрихозяйственное перемещение материалов (внутрихозяйст­венный оборот) со склада к рабочим местам (участки, цехи) внутри бухгалтерского счета «Материалы»:

Д-т сч. «Материалы», по субсчетам (подотчетное использование Материалов соответствующими должностными лицами)

Таблица 6.2. Журнал регистрации первичных документов на поступление материалов на склад 830-01 за февраль 2003 г. (фрагмент)

					Норма	Материалы			Учетная цена за едини­цу, руб.	Учетная стои­мость, руб.
№ пи.	№ доку­мента	Дата	Постав­щик	Через кого	запасов в нату­ральных измере­ниях	наимено­вание	код	Код еди­ницы из­мерения	Приход, кол-во
	117/830	07.02		Пази и		Эмаль МЧ-12	1 013 827			40,3	40 300
	125/830	08.02		Волков		Каучук СК-3	1 013 845		i 500	35,0	52 500
Итого по учетной группе 38	92 800
И так далее — по всему перечню субсчетов, учетных групп и номенклатурных номеров материалов в течение отчетного периода.
						Итого по журналу (б/сч.10) за февраль 03 г.	980 000

Таблица 6.3. Журнал регистрации первичных документов на отпуск материалов на складом 830-01 цеху 120 за февраль 2003 г.

Примечания к табл. 6.2 - 6.5:

• приводится страница, отведенная только для учета движения материалов по учетной группе 38 «Химические материалы»;

• структура цифрового кода материалов - балансовый счет 10 «Материалы», субсчет I «Основные материалы», учетная группа материалов - 38 «Химические материалы», номенклатурный (порядковый) учетный номер единицы материала - 27,45;

• структура кода поставщика: 001 - номер договора поставки, 02 - год заключения договора на поставки следующего года, 01 - наименование поставщика.

К-т си. «Материалы», по субсчетам (списано с подотчетности cooтветствующего материально-ответственного лица - работника склада)

Тем самым за должностными лицами, осуществляющими непосредственное руководство производственным процессом, документально (юридически) закреплены материальные ресурсы, за производственное потребление которых в пределах установленных расходный текущих (технологических) норм они обязаны отчитаться и несут определенную ответственность.

В регистрах аналитического учета регистрируются данные оперативного (первичного) учета в разрезе соответствующих бухгалтерских счетов в стоимостном, а нередко и в количественно стоимостном выражении. В аналитических регистрах детализируем движение материальных, трудовых, финансовых и иных ресурсов предприятия в соответствии с установленным критерием. Они могут быть представлены в виде карточек, ведомостей и иных форм с указанием показателей движения отражаемых объектов в определенном периоде времени.

Примером регистра бухгалтерского аналитического учета материалов может служить оборотно-сальдовая ведомость движения материи лов, составляемая в натуральных и стоимостных измерителях. Последняя формируется по балансовому счету, субсчетам, учетным группам и при необходимости другим детализирующим данный процесс критериям (по складам и в целом по предприятию). Фрагмент одного из на вариантов аналитического регистра представлен в табл. 6.5.

Аналитический учет материалов (в приведенном нами вариант) завершается составлением еще одного сводно-группировочного регистра «Оборотно-сальдовой ведомости движения материалов в стоимостных измерителях». Последняя формируется в целом по учетным группам материалов в рамках соответствующих субсчетов к синтетиче­скому счету «Материалы», предусмотренных рабочим Планом счетов хозяйствующего субъекта (таб. 6.4). В нашем примере оборотно-сальдовая ведомость по учетным группам в суммовом выражении основана на итоговых показателях предыдущего регистра. Она имеет исключительно техническое назначение, т.е. предназначена для формировании сводной информации о движении и сальдо по группам материалом внутри каждого из субсчетов. Итоговые данные сальдо и оборотов, учтенные в рассматриваемом регистре, являются контрольными при сверке соответствия данных аналитического учета синтетическому.

Таблица 6.4. Ведомость отпуска материалов на производство 012-00 за февраль 2003 г.

Отметим, что информация табл. 6.5 и 6.6 пригодна для анализа со стояния запасов материально-производственных запасов и принятия управленческих решений в области материально-технического снабжении основными материалами. Если по учетной группе 38 запасы наконец отчетного периода оставались относительно стабильным и, то по учетным группам 39, 40 они снизились в 1,5-2 раза.

Такое изменение может быть результатом приведения фактиче­ских остатков материалов к нормативному, но может стать и следстви­ем перебоев в материально-техническом снабжении по немалому ко­личеству причин, зависящих и не зависящих от деятельности хозяйст­вующего субъекта. Сопоставление фактических остатков материалов с нормативами, договорами поставки, другими объективными данными позволит принять конструктивные решения, направленные на беспе­ребойное и незатратное обеспечение производства материальными ре­сурсами.

Таблица 6.5. Оборотно-сальдовая в едомость движения материалов на складе 830-01 за февраль 2003 г.

Таблица 6.6. Оборотно-сальдовая в едомость по учетным группам материалов и субсчетам за февраль 2003 г.

Отчетные регистры содержат конечные информационные продук­ты бухгалтерского финансового учета, т.е. представляют портфель фи­нансовой отчетности: бухгалтерский баланс, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о движении денежных средств и т.д. Применение учетных регистров зависит от объемов содержащейся в них информа­ции, а также от их видов и назначения. Схему соотношения объемов информации, отраженной в учетных регистрах разного вида и в пер­вичной документационной базе, можно представить в виде усеченной пирамиды, изображенной на рис. 6.2.

Как видно из схемы, представленной на рис. 6.2, наибольший ко­личественный объем имеет совокупность документов оперативно-технического учета, а наименьший — регистры отчетной информации.

Рис. 6.2 Схема соотношения объемов информации учетных регистрах разного вида и в пер­вичных документов (знаком «» показана направленность информационных потоков в процессе преобразования учетной информации

ФБУ обладает всеми свойствами сложных систем, основными среди которых являются: сложность, иерархия, эмерджентность.

Сложность заключается в наличии большого числа взаимосвязанных учетных регистров различного класса.

Иерархия выражена в логической «подчиненности» учетных регистров в зависимости от степени детализации данных (рис. 6.2). Необходимо отметить, что иерархичность структуры ФБУ обеспечивает ее устойчивость, надежность, в частности, в обеспечении достоверности информации.

Эмерджентность означает целостность ФБУ, т.е. возможность дости­жения поставленных целей не отдельными подсистемами и элементами, а только путем их взаимодействия в рамках общей системы. Совершению очевидно, что только упорядоченная совокупность учетных регистров, сформированная на основе единых формы и содержания, может продуктивно использоваться в системе подготовки бухгалтерской финансовой отчетности, в процессе выработки управленческих решений.

Технология обработки информации, реализуемая в рамках ФБУ, представляет собой совокупность информационных процедур сбора, хранения, обработки и вывода бухгалтерских данных. Она предполагает реализацию системных, последовательных процессов трансформации документальных фактов хозяйственной деятельности в промежуточные и конечные информационные регистры.

Информационный результат каждой учетной процедуры (кроме конечной) является ресурсом для последующей и в то же время представляет самостоятельную ценность как в бухгалтерском учете, так и при управленческом процессе. Технология реализуется в соответствии с принятыми принципами и стандартами бухгалтерского учета.

ФБУ можно представить с помощью укрупненной информационной модели, где I - информационные ресурсы, преобразуемые по определенным бухгалтерским инструкциям С в информационные продукты О (рис. 6.3).

В зависимости от используемых приемов и способов обработки данных, а также от видов используемых учетных регистров в теории и практике бухгалтерского финансового учета в России сложились две основные формы бухгалтерского учета, ориентированные на ручной труд: мемориально-ордерная и журнально-ордерная.

Рис. 6.3. Информационная модель формы бухгалтерского учета

Начальным этапом реализации обеих ФБУ является обработка первичных документов с целью подготовки информации для занесе­ния в учетные регистры. Она предполагает проверку легитимности и целесообразности хозяйственных операций; осуществление контроля соблюдения формы и содержания документов, правильности арифме­тических подсчетов, их систематизацию по установленным критери­ям. Информационная модель процесса подготовки первичных доку­ментов для бухгалтерской обработки представлена на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Информационная модель процесса подготовки первичных доку­ментов для бухгалтерской обработки: 1- входящие документы; С- приемы и способы контроля; О – подготовленные документы

Дата добавления: 2014-01-20