Реализация стадий учетного цикла

Рассмотрим особенности реализации учетных задач в условиях приведенных вариантов организации машиноориентированного бухгалтерского учета,

На первой стадии учетного цикла первичная информация регистрируется, как правило, на бумажном носителе в форме первичных до­кументов, данные которых с помощью клавиатуры вводятся бухгалте­ром в ПЭВМ. В машиноориентированных системах учета первичные учетные документы могут быть напечатаны на компьютере по данным документов - оснований совершения хозяйственных операций.

Первичные учетные данные можно зарегистрировать не только на бумажном, но и на машинном носителе (в частности, на дискете), что способствует уменьшению объемов ручного ввода данных. Записать исходные данные на машинный носитель можно в местах выполнения но хозяйственных операций; например, на складе материалов (товаров) готовой продукции установлены устройства измерения и регистрации данных. Основная роль бухгалтера на первой стадии учетного цикла в случае представления первичной учетной информации на машинном носителе сводится к контролю ее достоверности, один из вариантов которого состоит в сопоставлении описей полученных и введенных в IBM данных.

На второй стадии учетного процесса сведения о хозяйственных операциях накапливаются во внутримашинном информационном фонде АРМ, который позволяет исключить многочисленные книги, тетради, папки и другие способы группировки и хранения информа­ция, характерные для ручных вариантов учета.

Наряду с учетной информацией о текущих событиях в деятельности организации, например о поступлении товаров на склад, в памяти ПВЭМ хранятся данные, которые можно отнести к условно-постоянным (например, справочные данные о сотрудниках организации, технико-эксплуатационные характеристики основных средств, реквизиты поставщиков и покупателей). Подобная информация вводится | информационный фонд однократно, корректируется по мере изменения и многократно используется в процессах обработки?

Хранение в машиночитаемом виде условно-постоянной информации позволяет сократить трудоемкость подготовки первичной учении! информации. Так, создание массива-справочника работающего хозяйствующего субъекта позволяет, обеспечив ручной ввод кодового обозначения или табельного номера работника, выбрать из справочника все необходимые для получения выходной информации сведения: фамилию, имя, отчество; должность; признак квалификации и т.п.

Для предупреждения потерь и искажений информации создающем копии информационного фонда АРМ на внешних машинных накопи­телях информации.

Высокое быстродействие современных компьютеров при выполнении как арифметических операций обработки данных, так и логических (группировка, сравнение, выборка и др.) операций, дает возможность достаточно быстро и практически без участия бухгалтера обои шить сведения, требующиеся для формирования учетных регистре всех видов, а также финансовой отчетности.

На малых предприятиях, использующих упрощенные формы бухгалтерского учета, на базе АРМ бухгалтера, как правило, формируютсяКнига учета хозяйственных операций, Главная книга, формы бухгалтерской отчетности. В зависимости от принятой учетной политики дополнительно могут формироваться регистры аналитического и синтетического учета, например ведомости учета основных средств, материально-производственных запасов, заработной платы, финансово - расчетных операций и др.

Формы получаемых с применением компьютеров регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности, как правило, несущественно отличаются от традиционных. В частности, традиционные пронумерованные и прошнурованные рукописные книги заменяются на печатанными на компьютере ведомостями, которые в течение отчетного периода комплектуются в накопительные регистры. В ведомостях по сравнению с типовыми регистрами бухгалтерского учета может изменяться размещение информации в соответствии с возможностями устройств ее вывода, несколько учетных регистров могут объединяться в одном печатном бланке.

К преимуществам машиноориентированного учета относится возможность выдачи информации не только в регламентном режиме (ни пример, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, раз в год и т.п.), но и па запросам пользователей в любом режиме времени. Ответы на запросы формируются и выводятся на экран терминала либо на печать не толь­ко и форме ведомостей, но и в виде схем, графиков в зависимости от технологического процесса обработки данных, запросов бухгалтера и персонала других служб организации. Для примера на рис. 6.12 нагляд­но представлены сведения об остатках активов по счетам бухгалтерского учета. Принципиальная схема организации машиноориентированного учета на базе АРМ бухгалтера представлена на рис. 6.13.

Рис. 6.12. Остатки по счетам на 1 января 2000 г.

Рис. 6.13. Схема организации машиноориентированного бухгалтерского учета

На средних и крупных предприятиях при отсутствии автоматизированной сети ЭВМ для организации бухгалтерского учета используется несколькоАРМ бухгалтера, специализированных по определенным разделам бухгалтерского учета. При данном варианте автоматизирован­ный бухгалтерского учета имеется возможность обмена данными между АРM через дискеты. Порядок выполнения этапов учетного цикла принципиально не отличается от рассмотренного выше.

В третьем варианте организации машиноориентированного учета информационный фонд создается исходя из потребностей не одного, а всех обслуживаемых компьютерной сетью пользователей, с учетом организации обмена данными между комплексами задач учета и других функций управления как в пределах АРМ, так и между ними. Организация обмена данных по сети обеспечивает возможность одновременного доступа различных пользователей к любой разрешенной инфор­мации.

При использовании устройств приема-передачи данных в сетях ЭВМ операции ручного ввода можно практически исключить. На Крупных предприятиях для расширения возможностей сетевой версии бухгалтерского учета могут применяться рабочие станции, мини-ЭВМ и большие ЭВМ.

Принципиальная схема организации автоматизированного бух­галтерского учета на базе сети ЭВМ на рис. 6.13.

Рис. 6.14. Схема организации машиноориентированного бухгалтерского учета на базе сети ЭВМ

Дата добавления: 2014-01-20